Genomför upphandling av arkitekter och tekniska konsulter – med kvalitet
I genomförandet av upphandlingen av arkitekttjänster och andra tekniska konsulttjänster ingår bland annat att ta fram upphandlingsdokument, annonsera samt pröva och utvärdera inkomna anbud. Beslut fattas sedan om vilken leverantör som har vunnit och meddelas alla leverantörer som deltagit i upphandlingen. Efter detta kan avtal tecknas. Genomförandet ser olika ut beroende på typ av upphandlingsförfarande.
Innehåll på denna sida
Kvalitetsaspekter i upphandlingsdokumentet
Uppdragsbeskrivningen
Ett väl genomarbetat underlag är en förutsättning för att skapa en uppdragsbeskrivning med fokus på kvalitet. För det krävs tid, kommunikation och engagemang i alla led.
Vid kravställande i upphandlingen är det viktigt att de förutsättningar och värden som identifierats tidigt i projektet bibehålls genom hela upphandlingen. Konsulternas uppgift är sedan att pröva målsättningar mot kraven och förutsättningarna och ge förslag på hur projektet kan gestaltas. Det kan vara värden, exempelvis för:
- teknik
- funktion
- upplevelse, exempelvis miljöskapande, identitetsskapande och konstnärlig.
Arbetet ska resultera i underlag för fortsatt utveckling, upphandling och byggande. Det är därför viktigt att de krav och kriterier som ställs i upphandlingen styr mot den uppsatta visionen och slutmålet genom hela upphandlingen, så att slutresultatet avseende värden och långsiktig arkitektonisk kvalitet i projektet uppnås.
Ett upphandlingsdokument kan delas in i fem delar:
- administrativa villkor
- krav på leverantören och grund för uteslutning
- krav på föremålet för upphandlingen
- grund för utvärdering
- kontraktsvillkor.
Använd gärna vår vägledning som stöd när du utformar ett upphandlingsdokument:
Nedan finns några aspekter att tänka på vid upphandling av arkitekt- och konsulttjänster.
Syftet med krav på leverantören är att identifiera de leverantörer som har tillräcklig förmåga att leverera det som upphandlingen avser. Vad gäller upphandling över tröskelvärdena ska dessa krav avse leverantörens ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet.
I upphandling av arkitekt och tekniska konsulter kan det vara krav på att leverantören har erfarenhet från ett visst antal likande projekt tidigare eller har en eller flera konsulter med en särskild utbildning att erbjuda. Vilka krav som ställs beror på vad som krävs för att leverera tjänsterna. För att visa att leverantörerna klarar kraven kan beställaren begära att de i anbudet lämnar bevis i form av förteckning över leveranser, referenser och CV eller examensbevis. Bedöm noga vilka konsekvenser ställda krav på anbudsgivaren kan få. Dock kan för högt ställda krav slå ut mindre nischade företag.
I denna del formuleras kraven på det som ska upphandlas. Grunden till kraven finns i förberedelsearbetet där de visioner, mål och ambitioner som tagits fram nu uttrycks i krav som speglar den kvalitetsnivå som ska uppnås. De olika kompetenserna i arbetsgruppen för upphandlingen bidrar till att fånga en heltäckande kravbild som bestämts för projektet avseende exempelvis:
- gestaltning
- brukarperspektiv
- hållbarhetsperspektiv
- material
- förvaltning och drift.
Om resultatet av konsultupphandlingen ska användas som grund för upphandling av en byggentreprenad, kan det vara bra att det tydligt framgår vad som upphandlingsrättsligt gäller avseende att föreskriva exempelvis produktnamn eller varumärken i tekniska specifikationer i den kommande entreprenaden.
Funktionskrav för att främja kvalitet i gestaltad livsmiljö
Ett sätt att främja kvalitet och nya lösningar i gestaltad livsmiljö är att ställa funktionskrav. Genom att ställa funktionskrav får leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Det handlar om att ställa krav på vad som ska uppnås och inte hur. Det gör att leverantörerna och marknaden kan lämna förslag på olika lösningar för de behov som efterfrågas och inom ramen för projektbudgeten.
För att utvärdera kvalitet och bedöma olika förslag på utformning eller gestaltning används vid upphandling över tröskelvärdena utvärderingsgrunden “Bästa förhållande mellan pris och kvalitet”. Den här utvärderingsgrunden ger möjlighet att formulera kriterier anpassade till det aktuella uppdragets förutsättningar och de prioriteringar som gjorts. Det innebär inte obegränsad valfrihet utan kriterierna ska garantera en rättvis och effektiv konkurrens. Vid utformningen av upphandlingsdokumenten måste tilldelningskriterierna vara beskrivna på ett tydligt sätt så att alla anbudsgivare förstår vad som krävs för att tilldelas poäng för respektive kriterium.
Vid utformningen av utvärderingen är det viktigt att kriterierna får en skiljande effekt, det vill säga de anbud som bättre motsvarar kriterierna och har högre kvalitet ska få bättre utfall. För att kriterierna ska få önskat genomslag och göra att anbuden kan skiljas åt, är det bra att veta vad marknaden kan erbjuda och kan sätta det i relation till målen med projektet. Tänk gärna ut några påhittade anbud för att se vilka effekter olika betyg kan få i förhållande till pris. Om bedömningar av insända förslag ska göras behöver den grupp eller jury som gör bedömningen sättas ihop av opartiska personer med relevant kompetens för uppgiften.
Det är viktigt att beställaren formulerar kriterier anpassade till det aktuella uppdragets förutsättningar och de prioriteringar den upphandlande organisationen själv vill göra. För att ge alla anbudsgivare samma förutsättningar behöver kriterier och utvärderingsmodeller utformas och beskrivas på ett sätt som gör det tydlig vad som ska uppnås, vad som ska ingå i anbudet och hur utvärderingen kommer att gå till. På så vis blir utvärderingen transparent och objektiv.
Kriterier kan exempelvis omfatta:
- Leverantörens förmåga att kunna leverera lösningar som uppfyller mål såsom exempelvis: kvalitetsaspekter, miljöaspekter eller estetiska, funktionella eller tekniska egenskaper för hur projektet kan gestaltas.
- Organisation samt kvalifikationer och erfarenhet hos den personal som utses att utföra kontraktet och om kvaliteten på den personal som utsetts på ett betydande sätt kan påverka nivån på kontraktets fullgörande (vad gäller upphandling över tröskelvärdena, se artikel 67.2 i LOU direktivet).
Vilka kriterier som väljs baseras på vilka effekter och mål som eftersträvas. Lite förenklat vilka kvaliteter är ni beredda att betala lite mer för att erhålla? Vilka aspekter som är aktuella bör ha identifierats i behovsanalysen.
Exempel på olika kriterier för utvärdering av konsulter
Här listas några exempel på områden som kan vara aktuella för utformning av kvalitetskriterier. Observera att dessa endast är exempel:
- Kvalitetsskapande organisation och nyckelpersoner hos de som ska utföra tjänsten: Om kvaliteten på utsedd personal är relevant för nivån på kontraktets fullgörande bör arbetsorganisationen beaktas samt kvalifikationer och erfarenhet hos de som kommer att fullgöra det berörda kontraktet. Exempelvis hur de kommer att sätta upp sin projektorganisation. Det kan påverka kvaliteten på arbetet och därmed anbudets ekonomiska värde. Observera att kompetensen ska bedömas utifrån vad som definierats i tilldelningskriterierna. Kriterierna bör göras tydliga och ha en differentierande effekt för att få en avgörande betydelse i utvärderingen.
- Redovisning av önskat projektgenomförande och förståelse för projektets utmaningar och förmågan att lösa dem: För den upphandlande organisationen är det viktigt att bilda sig en uppfattning om anbudsgivarens förståelse för de utmaningar och komplexitet ett projekt har. En uppfattning om detta fås genom att till exempel be anbudsgivaren skriftlig redogöra för hur den ska genomföra projektet och vilka metoder som kommer användas för att utveckla projektet. Det kräver dock att man på förhand har definierat vilka utmaningar som styr och även ha fastställt vilka kriterier som kommer att ge mervärden och hur de kommer att viktas och bedömas.
- Bedöma konsultens förmåga genom intervjuer: För upphandlande organisation är det viktigt att säkra att konsulten har den kompetens och förmåga att utföra tjänsten. För att bedöma det kan intervjuer användas för att utforska konsultens samarbetsförmåga och kompetens. Det kräver att man på förhand har definierat vad syfte och mål med intervjun. Intervjuerna som genomförs ska vara kopplade till utvärderingskriterierna i annonserat underlag och baseras på det som offererats i anbudet. Intervjuerna bör utgå ifrån en i förväg uppställd lista, så att alla som intervjuas behandlas lika.
- Gestaltningsförslag eller skisser för bedömning av en oberoende jury: I upphandlingsdokumenten behöver det framgå vilka värden som eftersträvas i förslagen och ge förslag på hur de kan gestaltas. Detta är ofta en del i en projekttävling men kan användas även i andra upphandlingsförfaranden också.
- Option för flera projekteringsskeden: I ett byggprojekt är det värdefullt med kontinuitet. Arkitekter och olika konsulter som deltar i ett skede kan vara värdefulla att behålla. Kontinuiteten får man genom att införa optioner för olika projekteringsskeden. På så vis skapas förutsättningar för ett fortsatt givande samarbete genom hela projekteringen.
För den upphandlande organisationen är priset naturligtvis en viktig faktor vid utvärdering. Det finns olika sätt att formulera priskriterium och nedan finns några exempel som kan vara aktuella för arkitekt- och konsulttjänster:
Rörligt arvode eller timarvode
En del uppdrag som beror på många faktorer kan vara svåra att prissätta. För dessa uppdrag kan tjänster prissättas som rörligt arvode med timpris. Det rörliga arvodet kan kombineras med en budget, som leverantören behöver underrätta beställaren om den överskrids, eller med ett takpris.
Förutbestämt totalpris
Det finns en möjlighet för upphandlare att bestämma priset på förhand. Anbudsgivarna konkurrerar då endast med lösningar och kvalitet. Vid utvärdering av enbart kvalitet anges ett förutbestämt pris och anbudsgivarna tävlar om att erbjuda den bästa kvaliteten för det priset. Att enbart utvärdera kvaliteten kan vara lämpligt när beställaren vet vad som är ett rimligt marknadspris och vill premiera hög kvalitet utan att pressa priset.
Fast pris
Upphandlaren kan begära att anbudsgivarna i anbudet lämnar ett fast pris för uppdraget där alla delar ingår. Det ger en klar uppfattning om kostnaden för uppdraget, men kräver stor tydlighet i vad som efterfrågas för att anbudsgivarna ska kunna räkna på sitt anbudspris.
För köp av arkitekttjänster och tekniska konsulttjänster finns standardvillkor, ABK09, som har tagits fram av representanter från beställar- och leverantörssidan med avsikt att fördela riskerna mellan parterna. Standardavtalet innehåller villkor som kan användas inom alla teknikområden från inledande skeden på idéstadiet till avslutande detaljprojektering under utförandeskedet. Villkoren kan också användas vid andra typer av konsultuppdrag, exempelvis olika slag av utredningar, projektledning, byggledning och besiktning.
Tänk på att alltför många avsteg från standardavtalen kan rubba den balans och ansvarsfördelning som villkoren är skrivna efter. Det kan i sin tur skapa osäkerhet hos anbudsgivare som i sämst fall kan avstå från att lämna anbud.
Olika förfaranden vid upphandling av arkitekttjänster och tekniska konsulter
Det finns ett antal olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling.
Välja upphandlingsförfarande – en fullständig fördjupning över samtliga upphandlingsförfaranden
Tabell med kortfattade beskrivningar av olika förfaranden över tröskelvärdena
Om beställaren bedömer att kvalitet och precision endast nås genom inslag av dialog med anbudsgivarna finns förfaranden som möjliggör det. Givetvis kan tjänster kopplat till arkitekttjänster och tekniska konsulttjänster även upphandlas med upphandlingsförfarande som inte medger dialoger, när det är lämpligt.
Nedan ges en sammanfattning av några förfaranden som möjliggör dialog.
Förhandlat förfarande med föregående annonsering
Förhandlat förfarandet med föregående annonsering ger möjlighet att begränsa antalet leverantörer bland de som lämnar anbud. Innan tilldelning kan förhandlingar om förbättringar i lämnade anbud utifrån uppdragets särskilda behov föras.
Förfarandet är möjligt att enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) använda för uppdrag som inte kan kravställas i detalj utan när anbud och lösningar behöver preciseras i dialog mellan anbudsgivare och upphandlande organisation. Det kan också vara aktuellt vid uppdrag som kräver specialanpassningar eller om uppdraget inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. Det gör att det kan vara lämpligt att använda vid köp av arkitekttjänster och tekniska konsulttjänster. I detta förfarande kan de förslag som anbudsgivarna lämnat diskuteras och kraven förtydligas.
I förhandlat förfarande kan även avtalsvillkor och priser förhandlas med leverantörer, så länge förhandlingen inte innebär ändringar av obligatoriska krav i upphandlingen.
Förhandlat förfarande utan föregående annonsering
I ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering får upphandlande organisation vända sig direkt till en leverantör, om förutsättningarna för förfarandet är uppfyllda. Detta kan bara användas i några särskilda undantagsfall och med försiktighet. Exempel på när detta förfarande kan användas kopplat till arkitekttjänster och tekniska konsulttjänster är om syftet med upphandlingen är att skapa eller förvärva ett unikt konstverk eller en unik konstnärlig prestation. Ett annat exempel är om det följer på en annonserad projekttävling.
Projekttävling
En projekttävling innebär att ni som upphandlande organisation bjuder in till en tävling som är öppen för alla. Genom en projekttävling förvärvar ni till exempel en ritning eller en projektbeskrivning som en oberoende jury utsett till vinnande bidrag. Juryn ska bestå av opartiska och oberoende personer i förhållande till deltagarna i tävlingen. Om särskilda yrkesmässiga kvalifikationskrav ställs på deltagarna ska även minst en tredjedel av juryn uppfylla dessa krav.
Projekttävlingar brukar huvudsakligen användas vid stads- och landsbygdsplanering, arkitektur, formgivningsteknik men även vid köp av viss databehandling.
Den efterföljande tilldelningen av kontrakt med samband till projekttävlingen behöver inte konkurrensutsättas. Ett exempel kan vara i de fall en projekttävling ordnas för en arkitekttävling och tjänstekontraktet syftar till att öka detaljeringsgraden på projekteringen. Detta måste dock framgå redan av annonsen om projekttävlingen.
Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog får enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) användas i samma situationer som förhandlat förfarande med föregående annonsering. Vid konkurrenspräglad dialog finns möjlighet att föra dialog om exempelvis precisering av uppdraget, projektorganisationen, upplägg av affärs- och prismodell, exempelvis fasta priser, incitament eller rörligt arvode.
Förfarandet lämpar sig till exempel för komplexa projekt där det kan finnas olika arkitektoniska och tekniska lösningar. Det kan till exempel vara att få förslag på en lösning av ”transport över vatten” som kan lösas med olika former av broar men även med tunnel. Syftet är att i dialog med anbudssökandena ta fram lösningar på beställarens behov. Ni som upphandlande organisation har också möjlighet att besluta om ersättning till anbudssökande i dialogen. Det kan vara ett bra sätt att öka intresset från leverantörernas sida att delta. Förfarandet kan även användas vid upphandlingar under tröskelvärdet enligt samma förutsättningar som för över tröskelvärdet. Värt att tänka på är att förfarandet kan vara tidskrävande vilket behöver ingå i planeringen.
Innovationspartnerskap
Innovationspartnerskap blir endast aktuell i de fall beställaren har behov av lösningar som inte finns på marknaden. Gällande upphandling av arkitekter och tekniska konsulttjänster för arkitektoniska lösningar och gestaltad livsmiljö skulle det till exempel kunna bli aktuellt när de tjänsterna ska kombineras med helt nya tekniska lösningar. Innovationspartnerskap får endast ingås med leverantörer som har möjlighet att bedriva separat forsknings- och utvecklingsverksamhet. Det som är utmärkande för innovationspartnerskap är möjligheten att tilldela ett upphandlingskontrakt till en eller flera leverantörer som omfattar både utvecklingen av produkten och själva köpet av den. Något nytt kontrakt ingås alltså inte, i upphandlingsrättslig mening, när organisationen senare köper den färdigutvecklade produkten.
En fördel med innovationspartnerskap är att det kan finnas ett tydligare kommersiellt intresse för leverantörer att ingå i ett partnerskap, eftersom de därmed kan få möjlighet att sälja sin färdiga produkt på marknaden. Men i vissa fall kan det ändå var lämpligt att ersätta leverantörerna under utvecklingstiden, exempelvis om utvecklingsfasen är förenad med stora investeringskostnader.
Vid upphandling under tröskelvärdena är den upphandlande organisationen fri att själv utforma varje upphandling utifrån de specifika omständigheterna. Detta ställer dock krav på den upphandlande organisationen att i upphandlingsdokumenten tydligt ange hur upphandlingen ska genomföras.
Inget hindrar upphandlande organisationer från att hämta vägledning och inspiration från de förfaranden som är tillämpliga för upphandlingar över tröskelvärdena. Dessa kan anpassas efter behov så länge de grundläggande upphandlingsprinciperna följs.
Direktupphandling kan användas för mindre uppdrag när värdet inte överstiger direktupphandlingsgränsen. Det finns inga formkrav, vilket gör det till en enkel process utan krav på annonsering eller anbud i visst format. Om denna form används är det viktigt att tänka på att även om värdet på tjänsten är lågt så kan resultatet komma att ligga till grund för hela entreprenaden och därmed påverka en kommande upphandling. Därför att det bra att dokumentera överenskommelsen och avtala om ansvaret för det framtagna materialet.
Direktupphandling kan även användas i några särskilda undantagsfall. Exempel på när det kan användas kopplat till arkitekttjänster och tekniska konsulttjänster är om syftet med upphandlingen är att skapa eller förvärva ett unikt konstverk eller en unik konstnärlig prestation. Ett annat exempel är om det följer på en annonserad projekttävling.