Uppföljning och förvaltning av avtal för arkitekt- och teknikkonsulttjänster
I byggprocessen är överlämningar mellan olika aktörer, och skeden, en potentiell risk för missförstånd och förlorad information. När arbetet inom avtalet ska påbörjas kan skriftlig dokumentation behöva kompletteras med möten för att räta ut eventuella oklarheter i underlag eller intentioner. I dessa möten är det en fördel om nyckelpersonerna i framtagningen av dokumentationen (de som projekterat) kan delta. Ett ytterligare sätt att öka precisionen av överlämningen kan vara att beställaren arrangerar ett besök med leverantören på plats för det aktuella bygget.
Innehåll på denna sida
I uppföljning och förvaltning av avtal som innehåller kvalitetsaspekter inom arkitektur ingår bland annat uppstartsmöte och etablering av regelbunden kontakt. De centrala värden och prioriteringar som upphandlande organisationer identifierat i förberedelsefasen bör redan från början vara utformade med tanke på möjligheten att följa upp. Viktigt för uppföljning och förvaltning av avtal inom byggområdet är att återkopplingen av resultatet behöver nå fram till många olika aktörer utöver upphandlaren.
Kvalitetsfrågor inom arkitektur är ofta interdisciplinära frågor som kräver tät avstämning mellan de olika projekteringsdisciplinerna. Ambitioner kring samarbetsformer i byggprojektet kan behöva initieras som en del av överlämningen.
Det är inte ovanligt att eventuella brister i efterlevnaden av kraven sker längre ned i underleverantörskedjan. I förvaltningsfasen av avtal med entreprenör behöver därför särskild uppmärksamhet läggas på säkerställande av att kvalitetskraven även förs vidare från huvudentreprenören till berörda underleverantörer. Även om det är entreprenörens ansvar att föra vidare kraven kan en viss kontroll av processen och systematiken i detta vara på sin plats om det inte gjorts tidigare. Ett exempel på detta är att efterfråga information om konsultens eller entreprenörens rutiner för upphandling av underleverantörer.
Uppföljning av kvalitetskrav inom arkitektur är viktigt för att uppnå den effekt man vill åstadkomma. Beställaren kan ställa krav på hur uppföljning ska gå till om leverantören ansvarar för detta arbete. De värden och prioriteringar som fastslogs redan i förberedelsefasen bör vara en av utgångspunkterna i uppföljningen. Uppföljningen sker vanligen flera år efter att värdena och prioriteringar formulerats och dessa bör därför redan från början vara utformade med tanke på uppföljningsbarhet för att underlätta ett projektanpassat fokus i uppföljningen.
Ansvaret för att genomföra uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. Det viktiga är att fastställa vilken verksamhet eller vilken roll inom organisationen som ansvarar för att genomföra den. I vissa organisationer är det fastighets- eller byggnadskontoret, eller trafik- eller gatukontoret för vägprojekt, som gör uppföljningen. I andra organisationer kan uppföljningen hanteras av beställare som är behovsägare, det vill säga den som ska använda eller förvalta bygget senare eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud eller konsult för organisationen.
Uppföljning och erfarenhetsåterföring
För många upphandlande organisationer är byggprojekt en företeelse som återkommer sällan, åtminstone vissa typer av byggnadsverk. Inom byggverksamhet finns en generell utmaning i arbetet med erfarenhetsåterföring både inom ramen för den pågående byggprocessen och för kommande eller parallella byggprocesser. Utmaningen gäller även kvalitetsfrågor inom arkitektur. Den rena avtalsuppföljningen bör därför kompletteras med erfarenhetsåterförande moment. Detta kan gälla såväl vid projektets slut som efter en avslutad fas i byggprocessen.
Vid uppföljning av kvalitetsaspekter i upphandling är det viktigt att informationen förs vidare till berörd part med en genomtänkt systematik. Syftet är att alla led i byggprocessen, men även aktörer i kommande eller parallella byggprocesser som organisationen genomför, ska få en möjlighet att dra nytta av lärdomar och undvika upprepade misstag.
Tänk på följande när det gäller återkoppling till
- upphandlare: Information av intresse för kommande upphandlingar.
- ansvarig för projektering och projektledning: Andra byggprojekt behöver information om hur väl projekteringsprocessen fungerat samt lärdomar från produktion och driftsättning.
- ansvarig för förvaltning: Lärdomar och information från driftsättning och injustering av system.
- beslutsfattare och verksamhetsledning: Information om grad av måluppfyllelse och strategiska lärdomar.
- planprocessen (kommun): Ibland framkommer centrala lärdomar i uppföljningen av intresse för kommande planprocesser. Det kan exempelvis handla om oavsedda bieffekter av krav i detaljplanen.