Byggidé

När byggidén uppkommit kan beställaren ha behov av att upphandla arkitekt- och teknikkonsulttjänster för att genomföra en förstudie och för att ta fram programhandlingar. Behov av att upphandla konsultstöd kan uppkomma i alla skeden under ett byggnadsverks liv.

En byggidé kan komma från ett verksamhetsbehov. Det kan vara en kommun som har behov av att bygga en ny skola eller göra förändringar i stadens fysiska miljö. Beställaren kan till exempel vara ett gatukontor i en kommun eller en verksamhet hos en myndighet.

När en idé har uppkommit är det bra att tidigt utreda om

• den är möjlig att lösa inom befintligt fastighetsbestånd
• hela eller delar av befintliga konstruktioner kan användas genom att demontera och återanvända dessa i ny konstruktion
• ett helt nytt område behöver utvecklas. 

Det är tidigt i processen, i förstudien, som projektets kvalitet och kostnad kan påverkas mest. Då görs avvägningar mellan funktion, estetik, ekonomi samt hållbarhet och drift. Syftet med förstudien är att ta fram förutsättningarna för ett projekt. Förstudien ligger sedan till grund för arbetet med projekteringen. 

Tidigt i projektet behövs en juridisk analys för att utreda om byggentreprenaden är upphandlingspliktig eller inte. Huvudregeln i offentlig upphandling är att köp av varor, tjänster och byggentreprenader omfattas av skyldigheten att upphandla. Det finns dock undantag och ett är för hyra, det så kallade hyresundantaget. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller inte lagen för kontrakt som avser köp av fastighet, arrenderätt, hyresrätt, bostadsrätt, tomträtt, servitutsrätt eller annan rätt till fastighet. 

Det avgörs i varje enskilt fall om det är ett upphandlingspliktigt entreprenadkontrakt eller ett hyreskontrakt utan upphandlingsplikt och avgörs av det huvudsakliga syftet med projektet. 

Om den upphandlande myndigheten avser att ingå avtal om hyra av en lokal kan gränsen för vad som utgör en hyresgästanpassning av lokalen inom ramen för hyresundantaget uppstå. 

Här behövs tidigt en bedömning om myndigheten kommer att ha ett ”avgörande inflytande över projekteringen”. Beroende på vad myndigheten kommer fram till i sin juridiska analys kan anpassningen beställas direkt av hyresvärden eller så behöver myndigheten upphandla entreprenadarbetena i enlighet med LOU.

Byggbranschen är ofta föremål för uppmärksamhet när det gäller jäv, mutbrott och korruption. Upphandlingar inom bygg innebär ekonomiskt värdefulla kontrakt och stora ekonomiska intressen. Med det följer även risken för förekomst av oegentligheter. 

Du som offentlig beställare kan använda upphandling som ett strategiskt verktyg för att bidra till hållbara och sunda affärer. En viktig del i planeringen inför upphandlingen är att bedöma och hantera risken för jäv, mutor och korruption. Frågorna behöver behandlas kontinuerligt genom hela byggprocessen. Information och diskussioner förs lämpligen med de resurser som ska genomföra projektet – det omfattar såväl interna medarbetare som externa resurser.

Initiativ bör tas från alla samarbetande parter för att stävja jäv, mutor och korruption. En arbetsgrupp bestående av representanter från branschorganisation, privata och offentliga byggherrar med stöd av Institutet Mot Mutor, IMM, har bland annat tagit fram ”Överenskommelse mellan leverantörer och beställare inom den offentligt finansierade bygg- och fastighetssektorn för att motverka mutor och korruption”. 

Arbetet mot korruption i byggbranschen- Byggherrarnas webbplats

Att förebygga korruption vid offentlig upphandling 

Korruption och osund konkurrens - Konkurrensverkets webbplats

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en jävsdeklaration som stöd i arbetet med att motverka korruption vid offentlig upphandling. Samtliga deltagare i projektet fyller i blanketten där de intygar att de inte är jäviga. 

Blanketten kan användas i byggprocessens samtliga skeden och i varje inköpsprojekt. Ladda ner den här: Jävsdeklaration vid upphandling

Förebygga korruption vid offentlig upphandling

Ett byggprojekt är komplext och de inblandade behöver god kännedom om både bygg- och inköpsprocessen. Genom att arbeta strategiskt under byggidén får projektet bättre förutsättningar att kunna bedrivas effektivt och att önskat resultat uppnås.

I det strategiska inköpsarbetet kopplas inköp och styrning ihop med organisationens mål, omvärld och leverantörsmarknad. För att kunna arbeta strategiskt med upphandling behöver varje upphandlare sätta mål för vad man vill uppnå med sina inköp. Det gäller såväl övergripande strategiska mål som mer konkreta målsättningar för de enskilda avtalen. 

Ett byggprojekt innebär vanligen att flera upphandlingar blir aktuella och att olika kompetenser engageras. En del kompetenser finns hos beställaren internt medan andra kommer att behöva upphandlas. Att tillsätta resurser och att skapa bra arbetsgrupper är centralt för att nå projektmålen. 

Utifrån befintliga övergripande strategier tar du som beställare sedan fram strategier för varje enskild upphandling.

Strategiskt inköpsarbete

I förstudien formuleras de övergripande målen och visionerna för projektet. Den innehåller fakta om vad som ska byggas, var det ska byggas, vad detaljplanen tillåter och vilken yta bygget kommer att kräva. Här kan exempelvis förslagsskisser upprättas och ramar för ekonomi, funktion, tekniska egenskaper, legala förutsättningar och hållbarhetsaspekter sättas.

Vidare bedöms projektets affärsnytta, lösningsförslag och tydliga krav tas fram, intressenter kartläggs och en plan för genomförande skapas. Flera alternativ kan behöva utredas. 

En förstudie genomförs innan utvecklingsdelen av ett projekt börjar. Förstudien sammanställs och beskriver projektets förutsättningar och används som ett beslutsunderlag för fortsatt projektering. Förstudien avslutas med att beställaren beslutar att gå vidare med byggprojektet eller inte.

Innehållet i förstudien varierar beroende på projektets art. Här är exempel på innehåll i förstudien:

• analys av projektets mål och vision 
• nulägesanalys
• kostnadsanalys
• hållbarhetsmål (hållbarhetspolicy, leverantörskod)
• hållbarhetsanalys
• analys och beskrivning av den planerade verksamheten
• marknadsanalys
• risk- och säkerhetsanalys
• intressentanalys
• önskat arbetssätt, till exempel digitala verktyg. 

Förutom beställarens mål och behov ska byggnaden uppfylla tekniska egenskaps- och utformningskrav i plan- och bygglagen (PBL). 

Tekniska krav - Boverkets webbplats

I förstudien finns störst möjlighet att påverka miljöaspekter och att bedöma påverkan av teknik- och materialval. Vid beslut om att bygga med låg klimatpåverkan kan dessa frågor tas upp:

• Byggnadens energianvändning har en stor klimatpåverkan. En klimatberäkning kan göras för att beräkna energianvändning av uppvärmning, kyla och drift. Utred hur orientering av byggnaden och dess utformning av exempelvis tak med avseende solljus, påverkar kyl- och värmebehov.
• Utgå från platsens förutsättningar och minimera schaktarbeten och geotekniska åtgärder.
• Beakta livscykelperspektivet för material. Planera även för återanvändning av material
• Utforma byggnaden för multifunktionalitet, till exempel integrerad energiproduktion och ekosystemtjänster eller gynnande av biologisk mångfald.
• Undersök möjligheterna för lokal återanvändning av berg- och jordmassor.
• Undersök om olika produktionsmetoder kan minska klimat- och miljöpåverkan, exempelvis hur prefabricerat står sig jämfört med platsbyggt.
• Utforma byggnaden för flexibilitet så att framtida behov inte kräver stora ombyggnationer, exempelvis placering av bärande konstruktion och demonterbar monteringsmetod.

Programskedet äger rum under skedet Byggidé. Programhandlingar tas fram i samband med eller i anslutning till förstudien. Det finns inte tydliga gränser för projektering av program- och systemhandlingar. Läs mer om olika projekteringshandlingar under Projektera.

Offentliga beställare är en viktig drivkraft för en hållbar utveckling och för att uppnå de miljökvalitetsmål som Sveriges riksdag har beslutat. Klimat- och hållbarhetsmål ska ingå tidigt i ett byggprojekt.

Ett av de svenska miljökvalitetsmålen är att minska vår klimatpåverkan. Parisavtalet slår fast att den globala temperaturökningen ska att begränsas till 1,5 grader. Sverige har därför som mål att senast år 2045 inte ha några nettoutsläpp av växthusgaser. Byggbranschen har i sin tur beslutat om nationella planer för klimatneutralitet. Från och med januari 2022 gäller krav på klimatdeklaration vid uppförande av nya byggnader. 

Klimatdeklaration - Boverkets webbplats

Vid klimatsmart byggande kan beställaren samverka med närliggande kommuner eller regioner för att få enhetliga krav. Det underlättar ett långsiktigt arbete för leverantörerna. Redan i inledningen av byggprocessen är det bra att kartlägga avfall, material eller massor från närliggande projekt och förutsättningar för hur dessa kan användas.

I Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst finns möjlighet att söka efter villkor som bidrar till de olika miljökvalitetsmålen. Det är viktigt att ta hänsyn till byggnadens miljö- och klimatpåverkan under hela dess livscykel genom att begränsa koldioxidutsläpp vid tillverkning, användning och avveckling.

Hitta kriterier i kriterietjänsten

Ställ hållbarhetskrav

Utöver de svenska miljökvalitetsmålen kan hållbara projektmål även inkludera:

• social hållbarhet
• tillgänglighet och utformning
• villkor för sysselsättning
• arbetsrättsliga villkor i Sverige
• arbetsrättsliga villkor för arbete utanför Sverige.

Klimatneutralitet för bygg- och anläggningssektorn – Fossilfritt Sveriges webbplats

Sveriges miljömål och Agenda 2030 – Naturvårdsverkets webbplats

Att uppskatta klimatpåverkan är en viktig del i kravställningen i byggprojekt. Klicka på den gröna länken för att beräkna klimatpåverkan i ditt byggupphandling.

Klimatpåverkan i bygg- och anläggningsupphandling

Redan i planeringsskedet bör beställaren se till hela byggnadens liv och ta fram projektmål för cirkularitet. I allt inköpsarbete är det viktigt att arbeta resurseffektivt med material för att främja cirkularitet. En strategi krävs för att säkerställa hållbarheten även efter att byggnaden står färdig och fram till dess den ska renoveras, återvinnas, återbrukas eller i sista hand rivas. En förutsättning för att materialen ska vara återvinningsbara i framtiden är att de också är giftfria.

Upphandla för en giftfri miljö

Produkter och material i byggnader ska vara enkla att återbruka och återvinna. För att demonterade byggdelar ska kunna återbrukas och återvinnas är det viktigt att materialen inte är allt för blandande för framtida återbruk.

Cirkulär ekonomi och återvinning

Materialåtervinning för cirkulär ekonomi

Redan i tidigt skede behöver beställaren välja entreprenadform. Valet får bland annat betydelse för beställarens möjlighet att styra under projekteringen och hur många upphandlingar som kommer att genomföras. De här valen påverkar i sin tur tidsplanen. Det är således ett strategiskt val som behöver utgå från omständigheterna i det enskilda projektet och hur den upphandlande myndigheten är organiserad internt.

Entreprenadformen avgör ytterst vem, beställaren eller entreprenören, som svarar för projekteringen och ändamålsenligheten i de tekniska lösningar som väljs. Det finns två huvudtyper av entreprenadformer i Sverige – utförandeentreprenad och totalentreprenad. Vid upphandling av entreprenad tillämpas standardavtalen Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenad (AB 04) och Allmänna bestämmelser för totalentreprenad avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten (ABT 06). 

I praktiken är det ovanligt att totalentreprenaden är helt renodlad. Ofta är ingående handlingar i entreprenaden delvis projekterade då en totalentreprenör blir upphandlad. Denna form kallas för styrd totalentreprenad och kan vara mer eller mindre styrd beroende på hur långt projekteringen har genomförts.

Standardavtal - Projektera

I en totalentreprenad ställer beställaren funktionskrav, till exempel rörande energi- eller klimatprestanda. För att använda entreprenörens kunskap om effektiva och innovativa lösningar är det viktigt att det utöver funktionskraven inte finns för många tekniska specifikationer som begränsar flexibiliteteni i att välja hållbara lösningar.

Entreprenören bör få omfattande information för att förstå beställarens ambitionsnivå för hållbarhet. Vid totalentreprenad är det därför viktigt att hållbarhetsprogrammet är tydligt både avseende hållbarhetskrav:

• hur respektive aktör ska arbeta
• hur och när klimatkraven ska följas upp
• vilka avvikelser som kan accepteras
• vilka konsekvenserna blir om dokumentation saknas eller kraven inte uppfylls.

Om klimatmålen ska nås behöver beställaren i högre utsträckning köpa innovativa och klimatsmarta lösningar. Det behövs också en effektivisering av byggprocessen genom att använda fler digitala lösningar. Om dessa lösningar inte redan finns på marknaden måste nya utvecklas och det kan göras med hjälp av innovationsupphandling. 

Innovationsupphandling kan användas när en beställare har ett behov som inte kan lösas av marknaden, utan där det krävs utveckling och forskning för att ta fram en ny vara eller tjänst. Det kan också handla om behov som delvis kan mötas av marknaden, men där beställare och leverantörer har idéer om förbättringar som kan leda till nya lösningar. Innovationsupphandling är inte en särskild metod utan snarare ett sätt att främja utveckling i offentlig upphandling. 

Innovation i upphandling

Förskolan Hoppet – ett modigt och helt fossilfritt innovationsprojekt i Göteborgs stad 

Innovativ upphandling gav smarta energilösningar i aktivitetshus

Upphandlingsformen för konsultuppdrag och byggentreprenad bör väljas så tidigt som möjligt. På så sätt kan byggprojektet och behov av upphandlingar planeras väl. 

Upphandlingsformen avser den avtalskonstruktion som väljs vid upphandling av projekterande konsulter respektive av entreprenadarbeten, till exempel:

• delat uppdrag/delad entreprenad
• generalkonsult/generalentreprenad
• samverkansformer/partnering.

Läs mer om vad olika upphandlingsformer innebär under Projektera

En projekttävling innebär att den upphandlande myndigheten bjuder in till en tävling som är öppen för alla. Syftet är att få till en ritning, projektbeskrivning eller liknande som en jury har utsett till vinnande bidrag. Tävlingsformen kan exempelvis användas för arkitekturuppdrag. Två sorters projekttävlingar omfattas av upphandlingsreglerna:

• projekttävlingar som ingår i en upphandling av en tjänst
• projekttävlingar som innefattar ersättningar till deltagarna eller tävlingspriser. 

En projekttävling liknar ett upphandlingsförfarande men reglerna är mindre detaljerade. När ett tävlingsbidrag presenteras för juryn får det inte framgå vem som har lämnat bidraget tills juryn har meddelat sitt beslut.

Projekttävlingar

Sveriges Arkitekters tävlingsverksamhet

Lärande exempel: Liljevalchs konsthall

Det finns olika förutsättningar för ett byggprojekt, exempelvis:

• ekonomi och planering av resurser i projekt
• hitta finansiering av klimatsmarta val
• kompetenser och resurser i projekt
• dialog och förankring.

Kostnader för investeringar i ett byggprojekt uppkommer både under förstudien och projekteringsskedet. Det är nu beställaren har störst möjlighet att påverka projektet och dess kostnader. Ändringar sent i byggprocessen ökar kostnaden. 

Det är viktigt att de ekonomiska resurserna och budgetramarna är tillräckliga för att nå önskad kvalitet. Konsulten hjälper beställaren att pröva målsättningar mot krav och att definiera slutprodukten. Kostnaden för konsulter är generellt sett liten i förhållande till projektets totala investeringskostnad, men kan ha en stor inverkan på den samlade kvaliteten och totalekonomin. 

Det är bra att skapa ett beslutsunderlag för projektets totala kostnader genom att undersöka affärens totala kostnad med en livscykelkostnadskalkyl (LCC). LCC kan betyda nya prioriteringar och ligga till grund för vilka materialval och andra tekniska lösningar som används. Kalkylen ligger sedan till grund för en grov kostnadsuppskattning som blir underlag för att fatta beslut om idén ska genomföras eller inte. 

Ekonomiskt hållbar upphandling

Byggprojekt kan vara resurskrävande. Beställaren behöver säkerställa att det finns tillräckligt med resurser med rätt kompetens. Det har en avgörande betydelse för projektets slutresultat. 

Beställarorganisationen behöver ha kunskap om både inköps- och byggprocessen för att förstå vilka kompetenser som kan behövas. De kompetenser som måste säkras i ett projekt är beroende av projektets art och komplexitet. Vid större projekt är det bra att utöver referens- och arbetsgrupper även tillsätta en styrgrupp för att förankra beslut som projektgruppen sedan kan arbeta efter. Kompetens kan finnas internt hos beställaren, hos byggentreprenören som handlas upp eller hos separat konsultfirma. 

Exempel på kompetenser som kan behövas i den här fasen:

• byggherre
• projektledare
• arkitekt 
• hållbarhetssamordnare 
• miljö- och klimatkonsult
• energikonsult 
• övriga kompetenser för ett hållbart byggande.

Mer om konsultupphandling hittar du under fasen Projektera.

I förstudien bör mål och visioner som formulerats i projektet även formas i dialog med olika intressenter, exempelvis från medborgare eller användare av den framtida byggda byggnaden och leverantörer som står för lösningen. Dialog mellan olika intressenter och leverantörer skapar värde, ökar kompetensen och ger förutsättningar för hållbara lösningar. Om leverantörer får träffa användare och förstår deras behov och önskemål, kan de tillsammans komma fram till de hållbara lösningar som ger bäst resultat. 

Ett sätt att få bra underlag är att gå ut med en informationsförfrågan (Request for information, RFI) till flera leverantörer eller bjuda in dem till dialogmöten. 

Situationen med hastigt skärpta klimatmål är en stor utmaning för leverantörer och kräver en framsynt och tydlig kommunikation från beställaren om klimatambitioner och påverkan på framtida inköpsmönster.

Den största delen av byggnadsverkets klimatavtryck uppkommer långt ned i leverantörskedjorna. Beställaren behöver föra en tydlig dialog med leverantörerna, långt innan upphandling, för att säkerställa att framtida klimatambitioner faktiskt kan realiseras och följas upp. En upphandlande myndighet kan föra dialogen i två nivåer:

• strategisk leverantörsdialog om exempelvis hållbarhetsambitioner
• taktisk leverantörsdialog inför ett kommande projekt.

Dialogerna kan sedan utgöra underlag vid framtagande av strategier för såväl ett visst område som den enskilda upphandlingen. 

Genomför tidig dialog

Medborgardialog – Boverkets webbplats

• Samhällsplanering
• Byggidé
• Projektera
• Bygga
• Förvalta
• Riva och återvinna