Projektera

Det är i det här skedet beställaren kan påverka det slutliga resultatet som mest. Framgångsrik strategisk planering bygger på en väl genomarbetad aktivitets- och tidsplanering. Planeringen har stor betydelse för det arbetsklimat som projektmedlemmarna sedan ska verka i. Planeringen kan med fördel skapas i ett dokument som kallas Upphandlingsstrategi.

Innan upphandling av tekniska konsulter påbörjas ska beställaren ha fattat beslut om såväl upphandlingsform för konsulterna som vilken entreprenadform ska tillämpas i byggprojektet. Entreprenadformen styr bland annat hur långt handlingarna ska projekteras.

Med utgångspunkt från förstudie och insikter från arbetet i tidiga skeden utvecklar och formar beställaren sin projektgrupp. Ett byggprojekt kräver att beställarorganisationen har tekniskt kunnande och en förståelse för

• inköps- och byggprocessen
• innovation
• olika roller och kompetenser i projektet
• offentlig upphandling
• entreprenad- och samverkansformer.

Projektgruppen bör ha kompetens att tidigt pröva målsättningar mot krav och förutsättningar samt ge förslag på hur projektet kan gestaltas jämfört med efterfrågad kvalitet. Beställaren behöver alltså kartlägga vilken kompetens som projektet kommer att kräva, både interna och externa resurser.

Beroende på uppdragets innehåll bedöms om det är lämpligt att använda befintliga ramavtal eller genomföra separata upphandlingar för att tillsätta rätt resurser. 

Vid större byggprojekt kan det vara bra att tillsätta en styrgrupp för att förankra riktlinjer och beslut som projektgruppen kan arbeta efter. För att ytterligare effektivisera kan det finnas behov av en projekteringsledare som samordnar projektörerna. 

Exempel på kompetensområden som kan upphandlas:

• akustik
• arbetsmiljösamordning planering och projektering, (Bas-P)
• arkitektur
• brand
• byggprojektledning
• el
• energi
• fuktsäkerhet
• geoteknik
• hållbarhet 
• inneklimat
• juridik
• kalkyl
• klimatbelastningsberäkning
• kommunikation
• konstruktion
• landskapsarkitektur
• ljus- och belysning
• projektcontroller
• projekteringsledning
• säkerhet
• tillgänglighet
• upphandling och inköp
• VVS.

Exempel på kompetensområden som kan behöva upphandlas inför rivning, renovering och återbruk:

• materialinventering 
• antikvarisk eller arkitekturhistorisk kompetens
• miljöinventering avseende förorenade fastigheter
• kulturmiljökompetens.

För en bra kontinuitet i projektarbetsgruppen görs en uppskattning av hur stor delaktighet respektive deltagare behöver bidra med. 

Ansvarsfördelning i inköpsprocessen

Ett strategiskt inköpsarbete ger effektiva upphandlingar. Ett sätt är att samla de parametrar och beslut som påverkar den planerade konsultupphandlingen i en upphandlingsstrategi. 

En upphandlingsstrategi syftar till att ge en samlad bild av beslut, val och parametrar inför genomförandet av upphandlingen. En viktig del i strategin är att identifiera värden och kvalitetsaspekter för projektering av det aktuella byggprojektet och se till att dessa behålls genom samtliga upphandlingar. 

Det är viktigt att projektmedlemmar deltar och engageras vid framtagandet av strategin. Här behövs samarbete och tillgång till ämnesspecifik kompetens (såsom arbetsrätt, säkerhet, miljö etc.). Vid framtagandet av strategin är det viktigt att erforderliga resurser och kompetenser är dedikerade till uppdraget.

Exempel på vad en upphandlingsstrategi kan innehålla:

• projektmål
• arkitektoniska mål och visioner
• resultat av marknadsanalys
• projektgrupp med olika kompetenser
• resultat av riskanalys
• resultat av analys för hållbar upphandling
• resultat av analys av cirkulär ekonomi, exempelvis återvinning, återbruk och avfall
• resultat av säkerhetsanalys
• val av upphandlingsförfarande
• val av upphandlingsform
• val av entreprenadform
• val av ersättningsform
• tid- och aktivitetsplan.

Resultaten av de olika analyserna styr val såsom upphandlingsform, om upphandlingen ska säkerhetsskyddas och vilka kompetenser projektgruppen behöver. 

I det här skedet kan beställaren ha behov av att upphandla konsultstöd för projektering. Tjänsterna kan köpas genom att antingen upphandla ramavtal, genomföra avrop från befintliga ramavtal eller genom att genomföra en separat upphandling.  

Vid upphandling över tröskelvärdena gäller vissa särskilda regler om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna. Om en konsult som deltagit i arbete med förstudie även vill delta i en upphandling av projektering ska beställaren tydligt informera om detta i upphandlingsdokumenten. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) är dubbel medverkan tillåten men en anbudsgivare får uteslutas om det inte är möjligt att upprätthålla likabehandlingsprincipen. 

Innan uteslutning sker ska dock leveranöten ges möjlighet att lägga fram en utredning om deras tidigare arbete inte leder till snedvriden konkurrens. De offentliga inköpen ska främja sund konkurrens och alla leverantörer ska få samma förutsättningar att tävla om de offentliga kontrakten. 

Beställaren kan besluta att en annons om upphandling publiceras under en längre tid för att säkerställa likabehandling. 

Om konsultupphandlingen innefattar uppgifter som har behov av säkerhetsskydd med ett säkerhetsskyddsavtal behöver detta tas med tidigt i planeringen. Dokumentet Säkerhetsskyddavtal utgör en del av förfrågningsunderlaget. 

Den upphandlande myndigheten ska skapa de organisatoriska förutsättningar som behövs så att den upphandlande verksamheten och säkerhetsorganisationen ska kunna etablera ett samarbete inför säkerhetsskyddade upphandlingar. Ta hänsyn till tidsåtgången för säkerhetsskyddsarbetet i planeringen av upphandlingen.

Utifrån genomförd säkerhetsanalys behöver beställaren identifiera om och när en konsult kan komma i kontakt med säkerhetsklassificerade uppgifter. 

Säkerhetsskyddad upphandling

Säkerhetsskydd – Säpos webbplats

Det är viktigt att beställaren i förfrågningsunderlaget ger en tydlig bild av uppdraget, projektmål och visioner. Projektörernas uppgift är sedan att pröva målsättningar mot kraven och förutsättningarna och ge förslag på hur projektet kan gestaltas. Arbetet ska resultera i underlag för fortsatt utveckling, upphandling och byggande. 

Enligt ABK 09 avses med förfrågningsunderlag det underlag som beställaren tillhandahåller för utarbetande av anbud. Enligt LOU avses med upphandlingsdokument varje enskilt dokument som en upphandlande myndighet använder för att beskriva eller fastställa innehållet i en upphandling. Begreppet inkluderar annonser om upphandling, förhandsannonser, tekniska specifikationer, förslag till kontraktsvillkor och upplysningar om allmänt tillämpliga skyldigheter samt kompletterande dokument. Det innebär att förfrågningsunderlag kan utgöra en del av upphandlingsdokumenten. Förfrågningsunderlag används som ett begrepp enligt standardavtalen nedan.

Här är ett exempel på hur ett förfrågningsunderlag vid upphandling av konsultuppdrag med tillämpning av ABK 09 kan struktureras enligt AMA AF Konsult 10:

AUB.22 Förteckning över förfrågningsunderlag

För ett konsultuppdrag kan förfrågningsunderlaget bestå av följande kontraktshandlingar:

01. Kontrakt

02. Ändringar i ABK 09 som är upptagna i särskild sammanställning i AF

03. ABK 09 - bifogas inte

07. Förfrågningsunderlag

1. Administrativa föreskrifter - 20åå-mm-dd
2. Anbudsformulär - 20åå-mm-dd
3. Kvalitets- och miljöplan - 20åå-mm-dd
4. Arbetsmiljöplan - 20åå-mm-dd

08. Övriga handlingar

1. Ansvarskod för leverantörer20åå-mm-dd
2. Arkitekturpolicy

Förteckningen är upprättad enligt ABK 09 kap. 1 § 2 med motsvarande koder angivna.

Vid utformning av förfrågningsunderlaget är det lämpligt att utgå ifrån branschdokumenten. Vad som gäller för konsulter regleras i stor utsträckning genom utformade standardbestämmelser. I byggbranschen används standardavtal för i princip alla byggtekniska konsulter och entreprenadupphandlingar utvecklade av Byggandets Kontraktskommitté (BKK). Standardavtalen beskriver handelsbruk i branschen och reglerar parternas rättigheter och skyldigheter. 

Vid upphandling av tekniska konsulter används vanligen Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt och ingenjörsverksamheter av år 2009, ABK 09. Standardavtalet innehåller villkor som kan användas inom alla teknikområden från inledande skeden på idéstadiet till avslutande detaljprojektering under utförandeskedet. Villkoren kan också användas vid andra typer av konsultuppdrag, exempelvis olika slag av utredningar, projektledning, byggledning och besiktning. 

Den del av förfrågningsunderlaget som innehåller såväl administrativa villkor som kommersiella villkor benämns administrativa föreskrifter. I de administrativa föreskrifterna ska de behov som har identifierats formuleras till krav. Kraven ska styra mot projektmålen och en lämplig utvärderingsmodell ska utformas. 

Vid upprättande av de administrativa föreskrifterna tillämpas ABK 09 och underlaget struktureras i enlighet med Administrativa föreskrifter med råd och anvisningar för konsultuppdrag, AMA AF Konsult 10. 

Den del av förfrågningsunderlaget som innehåller såväl administrativa som kommersiella villkor benämns administrativa föreskrifter (AF). AF-delen upprättas med utgångspunkt utifrån standardavtalet ABK 09. AF-delen struktureras och ansluter till Administrativa föreskrifter med föreskrifter med råd och anvisningar för konsultuppdrag, AMA AF Konsult 10.

Allmän material- och arbetsbeskrivning, AMA, är en serie referensböcker som ges ut av Svensk Byggtjänst. Referensmaterialet innehåller bland annat färdiga mallar för olika typer av beskrivningar med krav på material, utförande och resultat för arbeten i en byggprocess. Dessa betraktas av branschen som god praxis, accepterad kvalitet, beprövad teknik och fackmässigt utförande. Vilka koder i AMA AF Konsult 10 som åberopas arbetas in i de administrativa föreskrifterna.

AMA AF Konsult 10:s koder och rubriker tillämpas i en hierarkisk struktur enligt den så kallade pyramidregeln. AMA finns som bok och i digitalt format och innehåller bland annat:  

Administrativa föreskrifter:

• AMA AF Konsult 10

Teknisk projektering:

• AMA Anläggning
• AMA El
• AMA Funktion
• AMA Hus
• AMA MER
• AMA VVS & kyla.

Läs om AMA på Svensk Byggtjänsts webbplats

De administrativa föreskrifterna, vanligen benämnd ”AF-delen”, är del av förfrågningsunderlaget. I AF ska de behov och önskemål som identifierats formuleras till krav. Kraven styr mot projektmålen och en lämplig utvärderingsmodell ska tas fram. 

AMA AF Konsult 10 delar in AF-delen i fyra avsnitt: 

• AU – Administrativa föreskrifter 
• AUA – Allmän orientering 
• AUB – Upphandlingsföreskrifter 
• AUC – Uppdragsföreskrifter.

Upphandlingsföreskrifterna innehåller villkor avseende upphandlingsform, upphandlingsförfarande, uppdragsform, kvalificeringskrav, grund för utvärdering, lämnande av anbud med mera. 

Det är viktigt att skilja mellan upphandlingsförfarande och upphandlingsform. Med upphandlingsform avses enskilt konsultuppdrag eller generalkonsultuppdrag. Upphandlingsförfarande enligt LOU avser sätt som en upphandling ska genomföras, såsom öppet förfarande (görs i ett steg) alternativt selektivt eller förhandlat förfarande (görs i två steg). 

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller i stället att den upphandlande myndigheten är fri att utforma varje upphandling utifrån de specifika omständigheterna, men hur upphandlingen ska genomföras ska tydligt framgå av upphandlingsdokumenten.

Val av upphandlingsförfarande bestäms utifrån kontraktets värde och är ett strategiskt val. Valet av förfarande styrs bland annat av vilka steg i upphandlingen som ska genomföras, vilka tidsfrister som gäller och om organisationen får förhandla med anbudsgivarna eller inte.

Värdet på upphandlingen avgör om en upphandling ska genomföras enligt de direktivstyrda reglerna eller de nationella reglerna i LOU.

Om tröskelvärden och att beräkna upphandlingens värde

Upphandling i ett steg

• Marknadsanalysen visar att det är ett fåtal intresserade entreprenörer.
• Förfrågningsunderlaget omfattar inte handlingar med säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
• Mindre omfattande och komplexa upphandlingsdokument för anbudsgivaren att räkna på. 

Upphandling i två steg

• Marknadsanalysen tyder på ett stort intresse för upphandlingen.
• Förfrågningsunderlaget innehåller säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.
• Omfattande och komplext förfrågningsunderlaget för anbudsgivarna att räkna på.
• Utvärderingsmodellen innebär krav på en insats från anbudsgivaren såsom exempelvis intervju, arbetsprov eller tid- och resursplanering.

Väljs ett förfarande med förhandlingsmöjlighet är det viktigt att skapa rutiner som säkerställer att förhandlingen sker enligt principerna för upphandling. Förhandlingen ska då dokumenteras, upphandlingssekretessen bevaras och alla anbudsgivare ska behandlas lika.

Upphandlingsförfaranden

Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser

Förekomsten av ett säkerhetsskyddsavtal kan styra val av upphandlingsförfarande. Tidpunkten för när leverantören kommer att ta del av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter styr ifall ett upphandlingsförfarande som genomförs i ett eller två steg kan väljas: 

Tvåstegsförfarande exempelvis förhandlat eller selektivt förfarande 

• Konsult behöver få ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter i exempelvis ritningar eller andra handlingar för att kunna lämna anbud. Säkerhetsprövning och tecknande av säkerhetsskyddsavtal sker som en del av kvalificeringen.
• Om det är först när avtalet ska realiseras som konsult behöver ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter sker säkerhetsprövning och tecknande av säkerhetsskyddsavtal efter tilldelningsbeslut. 

Enstegsförfarande exempelvis öppet förfarande

• Om det är först under realiseringen av kontraktet som konsult kommer att få ta del av säkerhetsklassificerade uppgifter.

Säkerhetsskyddad upphandling

Säkerhetsskyddsavtal - Säpos webbplats

Med upphandlingsform avses avtalskonstruktionen för det konsultuppdrag som ska upphandlas. Det kan handla om ett enskilt konsultuppdrag eller ett generalkonsultuppdrag med flera underkonsulter.

Det är vanligt att beställaren har särskilda krav på och behöver ha god kontroll på ett visst teknikslag, exempelvis säkerhet, lås och larm. I ett sådant fall kan teknikslaget upphandlas separat som sidokonsult. 

Med konsultuppdrag avses ett enskilt arbete. Beställaren står i direkt avtalsförhållande till konsultbolaget.

Ett generalkonsultuppdrag är aktuellt när beställaren står i direkt avtalsförhållande med projekterande konsult och som i sin tur anlitar underkonsulter.

Konsultens ersättning består av arvode och om så har avtalats även särskild ersättning för kostnader. Arvodet kan vara fast eller rörligt. En vanligt förekommande variant av rörligt arvode är budgetpris. Här görs en kostnadsbedömning av den tid som beräknas läggas ned på uppdraget. Eftersom budgetpris inte är bindande är det viktigt med kontinuerlig uppföljning. 

Rörligt arvode kan även användas med tillägget takpris. Takpris innebär att det finns ett maximalt pris som inte får överskridas. Väljs den här varianten behöver riskfördelning regleras särskilt, exempelvis vad som händer om takpris över- eller underskrids.

Parterna kan komma överens om andra former för arvodet. De kan vara incitaments- eller bonusbaserade, relaterade till uppställda mål, uppnådda resultat eller prestation eller på annat sätt baserade på ansvarstagande och riskfördelning. 

Vid upphandling av tekniska konsulter kan beställaren ha behov av kompetenser eller roller som fyller en nyckelfunktion för uppdragets genomförande. Det är av stor vikt att de krav som ställs på dessa nyckelpersoner eller roller tydligt är att sortera in som kvalificeringskrav eller tilldelningskriterier. 

I offentlig upphandling ingår leverantörskvalificering och anbudsutvärdering som två skilda moment. Det är av stor vikt att dessa två faser inte blandas ihop utan att de på ett tydligt sätt hålls isär. Ett kvalificeringskrav ska säkerställa att leverantören kan fullgöra kontraktet. Ett tilldelningskriterium ska fastställa kvalitet och behöver ha anknytning till upphandlingsföremålet, det vill säga den vara, tjänst eller byggentreprenad som upphandlas. 

Vid upphandling över tröskelvärdena finns det både obligatoriska och frivilliga grunder för uteslutning av leverantör. De obligatoriska uteslutningsgrunderna tar sikte på brott som gör att ni måste utesluta en leverantör från upphandlingen. De frivilliga uteslutningsgrunderna kan användas för situationer där beställaren får, men inte måste, utesluta en leverantör. 

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att en leverantör får uteslutas på samma grunder men att det inte finns någon skyldighet att göra detta. Den upphandlande myndigheten kan dock även på andra grunder som anges i upphandlingsdokumenten utesluta en leverantör som är olämplig att delta i upphandlingen.

Beroende på vad som ska upphandlas kan beställaren även ställa krav på leverantören genom en kvalificering. Kvalificeringskrav ska säkerställa att anbudsgivaren har den tekniska och yrkesmässiga kapaciteten att utföra kontraktet. Krav får innebära att anbudsgivaren ska ha nödvändiga personalresurser och tekniska resurser samt ha den erfarenhet som behövs för att kontraktet ska fullgöras enligt önskad kvalitet. 

Kvalificeringskrav är frivilliga att ställa och får vid upphandling över tröskelvärdena avse 

• Behörighet för yrkesverksamhet
  Kan exempelvis vara att leverantören är registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller annat register där leverantörens verksamhet är etablerad. 
• Ekonomisk och finansiell ställning
  Exempelvis att leverantören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring. Krav på omsättning kan vara relevant beroende på uppdragets storlek. För mindre uppdrag med en mindre och kanske nischad marknad kan omsättningskrav riskera att utesluta mindre leverantörer.
• Teknisk och yrkesmässig kapacitet 
  Kan exempelvis vara en redovisning över de referensuppdrag som har utförts under de senaste tre åren av en projektorganisation med efterfrågad kompetens. Detta kan beskrivas i antingen rollbeskrivningar eller i konkreta krav på individ i form av CV. 

Vid krav på referensuppdrag behöver beställaren överväga hur många års erfarenhet som är relevant att efterfråga och hur nära i tiden som anbudsgivaren ska ha arbetat med liknande uppdrag.

En leverantör har möjlighet att lämna in en så kallad egenförsäkran (ESPD) för att preliminärt intyga att det inte finns någon grund för uteslutning och att leverantören uppfyller kvalificeringskraven. 

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller i stället att den upphandlande myndigheten ska ange i upphandlingsdokumenten vilka krav som en anbudssökande eller anbudsgivare ska uppfylla för att få delta i upphandlingen.

Krav på leverantör och grund för uteslutning

Beroende på uppdragets karaktär, komplexitet och innehåll, varierar behovet av högspecialiserade yrkesroller. Som beställare behöver dessa nyckelpersoner identifieras. Det finns olika sätt för beställaren att ställa krav för att få konsultföretaget att offerera önskad kompetens. Se till att noggrant utforma och särskilja mellan kvalificeringskrav och tilldelningskriterier. 

Roller som bedöms ha en väsentlig betydelse för uppdraget genomförande, nyckelpersoner, kan vara

• områdesspecifika kompetenser
• kalkylator
• projekteringsledare
• projektingenjör.

Enligt ABK 09 ska konsultfirmorna redovisa en projektorganisation som är av god betydelse för uppdraget. Ändringar av projektorganisationen ska ske efter samråd med beställaren. En konsultfirma får inte byta ut väsentlig personal utan godkännande av beställaren. 

Vid upphandling över tröskelvärdena gäller ganska detaljerade regler om utvärdering och tilldelningskriterier. En upphandlande myndighet ska tilldela den anbudsgivare ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Utvärdering sker på någon av följande tre grunder:

• bästa förhållande mellan pris och kvalitet
• kostnad
• pris.

Grunder för utvärdering och tilldelningskriterier

Om någon av de två första väljs ska tilldelningskriterierna viktas inbördes mellan varandra.

Vid upphandling under tröskelvärdena gäller att den upphandlande myndigheten i upphandlingsdokumenten ska ange vilka tilldelningskriterier som ska användas och deras viktning eller prioritetsordning.

I de administrativa föreskrifterna ska det anges vilken utvärderingsgrund och vilka tilldelningskriterier som kommer användas för att identifiera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Det behöver vara tydligt för konsulterna redan när de läser förfrågningsunderlaget hur deras anbud kommer att utvärderas. 

Arbetet med att utforma tilldelningskriterier görs i samarbete inom projektgruppen, exempelvis upphandlare, projektledare, projekteringsledare och relevanta specialister. Specialistkunskap kommer väl till pass när det är dags att utvärdera anbuden.  

Exempel på tilldelningskriterier:

• arbetsprov
• genomförandebeskrivningar
• referenser genom omdömen
• resurs- och tidsplan
• riskanalys av komplexa moment
• erfarenhet nyckelpersoner.

För ett mindre komplext uppdrag med ett gediget förfrågningsunderlag och tydliga krav kan utvärdering på pris vara fullt tillräckligt. 

För ett mer komplext uppdrag där konsultens kunskap och erfarenhet har stor betydelse, kan bästa förhållandet mellan pris och kvalitet vara lämpligt. Det är inte uppdragets ekonomiska storlek som avgör komplexiteten – ett mindre uppdrag kan vara nog så komplext.

Uppdragsföreskrifterna innehåller villkor som reglerar uppdragets omfattning och villkor för arbetenas genomförande. Även om många frågor omhändertas i och med att standardavtalen ABK 09 tillämpas behöver varje kontrakt anpassas utifrån förutsättningarna i just ert projekt. I den del i AF som benämns uppdragsföreskrifter ges beställaren möjlighet att formulera projektanpassade villkor.

Om upphandlingen omfattar säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och måste genomföras som en säkerhetsskyddad upphandling behövs ett säkerhetssyddsavtal. Det är viktigt att säkerhetsanalysen omfattar samtliga upphandlingar, både för konsulter och entreprenörer. 

Exempel på frågor som behöver utredas och regleras i avtalet:

• Vilka konsulter kan komma i kontakt med säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter?
• Hur ska handlingar förvaras?
• Hur ska handlingar och uppgifter kommuniceras i projektgruppen? 
• Vilka handlingar kan var för sig eller tillsammans med andra innehålla säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter?
• Får vanlig arbetsmejl användas?
• Vem är den interna kontaktpersonen som arbetar med säkerhetsskydd?

Vid upphandling av konsultuppdragen är det viktigt att tydligt beskriva uppdragets omfattning vad gäller administrativa föreskrifter, avtalsvillkor och optioner. I uppdragets omfattning ska framgå vilka skeden konsulten ska delta i och vad denne ska ansvara för. Som underlag kan man utgå ifrån Arkitekt- och Ingenjörsföretagens olika mallar för uppdragsbeskrivningar som finns att köpa av bland annat Svensk Byggtjänst. 

Projektering kan beskrivas i tre skeden: program-, system- och byggskede. När konsulterna börjar och slutar projekteringsarbetet beror på projektets karaktär. Många projekt har en otydlig gräns mellan de olika handlingarna. Som option kan ett fjärde skede ingå, exempelvis att färdigställa relationshandlingar efter avlutad entreprenad.

Entreprenadform avgör vilka handlingar som ska ingå i förfrågningsunderlaget av entreprenaden. 

Har beställaren valt entreprenadformen utförandeentreprenad behöver projekteringshandlingarna vara färdigställda och ingå i förfrågningsunderlaget av entreprenaden. 

Vid utförandeentreprenad omfattar konsultuppdraget vanligen program – och eller systemhandling samt bygghandling. Vid totalentreprenad omfattar uppdraget programhandling och eller systemhandling.  

De tekniska handlingarna, anvisningar som beställaren tillhandahåller syftar till att ge projektörerna råd och anvisningar inför deras kommande uppdrag. Beroende av uppdrag varierar de dokument som ingår i förfrågningsunderlaget. Beställare använder sig av olika benämningar på dokumenten, men nedan ges typexempel på vad ett förfrågningsunderlag kan innehålla:

• arkitekturpolicy
• CAD-anvisningar
• energiberäkningar och simuleringar
• hållbarhetspolicy
• miljöinventering
• programhandlingar
• projekteringsanvisningar
• tillgänglighetsanalys
• utredningar inom olika områden.

Programhandlingar arbetas fram i tidigt skede, ibland i samband med förstudiearbetet eller i direkt anslutning till det. Nu ska resultatet från förstudie, önskemål från verksamheten och synpunkter från olika parter i tidigare skeden sammanställas liksom tidigare utredningar och annat underlagsmaterial. 

I programmet, som är en fördjupning av förstudiefasen, utreds förutsättningarna för slutproduktens vision och mål. Krav och egenskaper ska redovisas i programhandlingarna. Kvalitetsmål definieras både på ett visionärt plan och i detalj utifrån behov och förutsättningar. I programmet redovisas bland annat tidsplan, tekniska krav, hållbarhetsaspekter, area, gestaltningsprogram med mera. 

Exempel på programhandlingar: 

• arbetsmiljöplan
• byggnadsprogram 
• byggnadsinventering
• förslagshandlingar
• hållbarhetsprogram
• logistik
• skisser
• tomtinventering
• verksamhetsbeskrivning
• byggnadsvårdprogram.

Ta tillvara kvalitetsaspekter i arkitektur och gestaltad livsmiljö genom upphandling

I systemhandlingarna utreder och definierar beställare och projektörer den standard, tekniska lösningar och funktioner som är den bästa lösningen för projektet. Det är också dags att ställa krav på material och energiprestanda. Vid upphandling av den planerade entreprenaden bör det finnas krav på hantering av material och avfall för att undvika onödiga transporter och avfall.

Alla krav, behov och önskemål fångas upp och beskrivs för att utgöra ett förfrågningsunderlag beroende på entreprenadform. I det här skedet är det vanligt att även kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöplaner fastställs. 

Utifrån systemprojekteringen stäms projektets totala genomförandekostnad av mot budgeterad kalkyl. 

Bygghandlingarna grundar sig på systemhandlingarna och i dessa ökar graden av detaljer. Verifiering av projekteringsresultatet sker genom godkännande av bygghandlingarna. Godkända bygghandlingar benämns ibland noll-handlingar.

Bygghandlingarna är de handlingar som entreprenören realiserar byggnaden efter. Genom godkännande övergår handlingarna nu till att bli juridiska handlingar. Fel i handlingarna kan få allvarliga och kostsamma konsekvenser. 

Relationshandlingar kan behövas göras för olika saker som exempelvis för konstruktion, bygglov, ventilation, installationer såsom el, VA om ändringar har gjorts. Observera att om det är ändringar som rör bygglovet kan det behövas ett godkännande av kommunen innan ändringen genomförs, framför allt om ändringen är väsentlig.

När det gäller delar som rör konstruktion exempelvis när storlekar på balkar, reglar, takstolar, vägguppbyggnad eller grundläggning ändras, se till att dessa ändringar beräknas och kontrolleras av konstruktör och att det upprättas relationshandlingar.

Miljöplanerna tas fram av konsult och är de slutliga dokument som beskriver hur entreprenaden ska uppfylla mål och krav i miljöprogrammen. 

Det är viktigt att uppställda hållbarhetsmål för klimatpåverkan från byggandet och energiprestanda följs upp genom att uppdatera energi- och klimatberäkningar under projekteringen. Följs en klimatberäkning i programhandlingen upp för sent hinner den inte rättas till inför systemhandlingen. Efter det här skedet kan det vara både svårt och dyrt att göra ändringar som att ta in nya klimatsmarta lösningar eller material. 

Vid upphandling av konsulter består förfrågningsunderlaget, beroende på uppdragets art och vald entreprenadform, av olika handlingar.

Beställare kan använda sig av olika benämningar på dokumenten, men exempel är:

• arbetsmiljöplan
• förstudie
• leverantörskod 
• projekteringsanvisningar 
• policys.

Projekteringsanvisningarna följs upp i de tekniska beskrivningarna samt i vissa fall även vid produktion och uppföljning. Beställaren ska tydligt beskriva i förfrågningsunderlaget hur projektörerna ska använda sig av projekteringsanvisningarna.

Projekteringsanvisningarna klarlägger de tekniska kraven och den kvalitetsnivå som ställs i uppdraget utöver myndighetskrav och branschregler. Anvisningar tas fram inom olika områden, till exempel LCC, VVS och kyla, brand, energi, el- och tele, styr- och övervakning, miljöstyrning med mera. 

Utifrån projekteringsanvisningarna bedömer projektet mer exakt vilka kravställningar och mål som gäller för just det enskilda projektet.

Arbetsmiljöplanen ska inkluderas som en del av förfrågningsunderlaget vid annonsering av upphandlingen. Detta gäller oavsett entreprenadform (utförande- eller totalentreprenad). Arbetsmiljöplanen ska tas fram redan under planeringsskedet. 

En arbetsmiljöplan identifierar om entreprenadarbetena kan innehålla riskabla moment, exempelvis arbete med risk för fall, ras vid schaktning, arbete med tunga byggelement, rivning av bärande konstruktioner eller hälsofarliga material. Arbetsmiljöplanen ger också information om risker som kan vara kostnadsdrivande och kan även ställa krav på särskilda resurser, både maskiner och kompetens. 

För att upprätthålla en säker arbetsmiljö och undvika att skapa risker måste en samordning ske mellan de olika aktörerna och deras arbeten. Enligt arbetsmiljölagen ska byggherren utse en lämplig byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering av projektet, BAS-P och för utförande, BAS-U. 

Om beställaren inte har intern kompetens avseende BAS-P ska denna kompetens upphandlas. Det är av största vikt att arbetsmiljöplanen tas fram för det enskilda projektet och att beställaren inte kopierar från tidigare projekt.

Byggarbetsmiljösamordnare under planering och projektering, BAS-P, har i uppdrag att säkerställa en säker arbetsmiljö på byggarbetsplatsen. Denne granskar projektörernas ritningar och andra tekniska beskrivningar och utifrån byggprojektets arbetsmiljöplan och inkluderar hur verksamheten ska bedrivas så att olika arbeten inte skapar risker för varandra.

Arbetsmiljöplan – Arbetsgivarverkets webbplats

Upphandlingsmyndigheten utvecklar och förvaltar hållbarhetskriterier som beaktar miljö- och sociala hänsyn i offentliga upphandlingar. Kriterierna består av färdigformulerade krav med tillhörande information. Kriterierna kan användas som stöd för att formulera kontraktsvillkor eller kvalificeringskrav avseende exempelvis arbetsrättsliga villkor men också för framtagande av tekniska specifikationer. 

Det finns kriterier för olika typer av byggnader, anpassade till om det är nybyggnad eller ombyggnad som projektet handlar om:

• flerbostadshus
• lokaler
• förskolor och skolor
• bad- och simanläggningar.

Det finns även krav på kompetens och resurser samt krav på handlingsplan för arbetet med att minska klimatpåverkan av byggnaderna. 

I kriterietjänsten finns kriterier anpassade för när i byggprocessen som konsult eller byggentreprenör ska upphandlas (alla kriterier finns inte för samtliga skeden): 

• programskede
• projektering
• totalentreprenad
• utförandeentreprenad.

Kriterierna är valbara utifrån ambitionsnivå:

• bas 
• avancerad
• spjutspets.

Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst

Det är viktigt att projektörer tidigt informeras om den upphandlingsrättsliga aspekten av att föreskriva exempelvis fabrikat eller varumärken i tekniska specifikationer. Här är ett tydligt exempel på vikten av tidigt samarbete mellan upphandlare och projektledare samt eventuell projekteringsledare.  

Som huvudregel vid upphandling över tröskelvärdena gäller att, om det leder till att vissa leverantörer gynnas eller missgynnas, får de tekniska specifikationerna inte innehålla hänvisningar till

• ett fabrikat, ett ursprung eller framställningssätt som karakteriserar varor eller tjänster som tillhandahålls av en viss leverantör
• varumärke, patent eller typ
• ursprung
• tillverkning.

Som undantag gäller att hänvisning får förekomma om två förutsättningar är uppfyllda; det kan motiveras av det som ska upphandlas eller det annars inte är möjligt att beskriva det som ska upphandlas tillräckligt tydligt. En sådan hänvisning ska följas av orden ”eller likvärdigt”. 

Bestämmelsen grundar sig i de upphandlingsrättsliga principerna om likabehandling och ickediskriminering. Avsaknaden av orden ”eller likvärdigt” efter ett produktnamn kan få konsekvensen att en anbudsgivare avstår från att lämna anbud. Vad som avses med ”eller likvärdigt” är inte helt självklart men undantagsbestämmelsen bör tillämpas restriktivt. Samma utgångspunkt bör tillämpas även vid upphandling under tröskelvärdena.

När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska ni även annonsera i EU:s gemensamma annonsdatabas TED, Tenders Electronic Daily.

Annonsera upphandlingen

I upphandlingslagstiftningen finns olika tidsfrister för leverantörer att komma in med ansökningar och anbud. Dessa är så kallade minimifrister och anger de kortast tillåtna tidsfristerna som ni kan använda när ni annonserar en upphandling. Tidsfristerna skiljer sig åt mellan olika förfaranden och de olika upphandlingslagarna.

Annonseringstider

Det finns inte någon skyldighet att förhandsannonsera en upphandling annat än om beställaren vill använda möjligheten att förkorta anbudstiden. Då gäller särskilda bestämmelser för hur det ska gå till. 

Det finns även möjlighet att använda förhandsannonsering som ett frivilligt sätt att sprida information om planerade upphandlingar och skapa intresse hos potentiella leverantörer. 

Förhandsannonsering

Nu är det dags att utvärdera de anbud som inkommit och det bästa anbudet ska identifieras. 

Avsätt tillräckligt med tid för utvärdering. Beroende på tilldelningskriterierna kommer utvärderingen att vara mer eller mindre komplex och ta olika mycket tid.

De personer, specialister inom olika områden, som har varit med och utformat tilldelningskriterierna är de som vanligen behövs för att utvärdera anbuden. 

Upphandlaren ska säkerställa att utvärderingen sker enligt vad som skrivits i förfrågningsunderlaget. Upphandlaren dokumenterar prövningen av anbuden i en upphandlingsrapport där det tydligt ska framgå för anbudsgivarna hur deras anbud har utvärderats. 

Utvärdering

Optioner för fler projekteringsskeden kan utgöra en del av utvärderingen. 

I ett byggprojekt är det värdefullt med kontinuitet. Projektörer som deltar i ett skede kan vara värdefulla att behålla. Kontinuiteten får man genom att införa optioner för olika projekteringsskeden. På så vis skapas förutsättningar för ett fortsatt givande samarbete genom hela projekteringen.

Det är inte ovanligt att anbud, anbudsansökningar och andra handlingar från leverantörer är ofullständiga eller innehåller olika typer av felaktigheter. I upphandlingar över tröskelvärdet gäller i sådana situationer att beställaren får tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som leverantören lämnat in. Beställaren får också tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling. 

Tänk dock på att möjligheten att förtydliga och komplettera, som huvudregel, inte gäller om den nya uppgiften behövs för att anbudet ska uppfylla ett obligatoriskt krav.

I upphandlingar under tröskelvärdet gäller att den upphandlande myndigheten får ha en dialog med en eller flera leverantörer i en pågående upphandling. Med dialog avses ett informationsutbyte mellan en upphandlande myndighet och en leverantör. En dialog får omfatta rättelser av fel samt förtydliganden och kompletteringar av anbudet eller andra handlingar som leverantören har lämnat in. Om myndigheten tillåter en leverantör att rätta, förtydliga eller komplettera ska övriga leverantörer ges motsvarande möjlighet.

Rättelse, förtydligande och komplettering

Efter att anbuden är utvärderade är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet.

Tilldelningsbeslutet ska meddelas skriftligen till anbudssökandena och anbudsgivarna snarast möjligt. Det gäller även vid beslut om att göra om eller att avbryta upphandlingen.

När samtliga anbudsgivare har underrättats om beslut om tilldelning hävs den absoluta sekretessen.

Tilldelningsbeslut

Ibland kan det finnas behov av att avbryta en upphandling. Det är tillåtet om beställaren har sakliga skäl och följer de upphandlingsrättsliga principerna. 

Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan till exempel vara:

• bristande konkurrens
• oförutsedda händelser
• felaktigt utformad utvärderingsmodell
• ett alltför högt pris.

Det är upp till beställaren att styrka att det faktiskt föreligger sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. 

Avbryta en upphandling

Om potentiella leverantörer anser att beställaren har agerat felaktigt i samband med upphandlingen kan de ansöka om överprövning och skadestånd i domstol. Utöver detta finns situationer där Konkurrensverket måste eller kan besluta om att beställaren ska betala en upphandlingsskadeavgift. Genom öppen och tydlig kommunikation kan beställaren förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar. 

Överprövning

Skadestånd

Upphandlingsskadeavgift

Nu är det dags att avsluta upphandlingen, men innan avtal kan tecknas behöver avtalsspärren löpa ut. 

Efter att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar om tilldelningsbeslutet skickats elektroniskt. Under den tiden får ni inte ingå avtal. Först när avtalsspärren har gått ut kan ni teckna avtal med leverantören. 

Avtalsspärren gäller inte vid direktupphandling. Vad gäller avrop från vissa typer av ramavtal kan ni bestämma om ni vill tillämpa en avtalsspärr eller inte.

Avtalsspärr och att ingå avtal

Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad finns skyldighet att dokumentera och arkivera vissa handlingar. Olika regler gäller beroende på om

• upphandlingen är över eller under tröskelvärdet
• beställaren omfattas av arkivlagen eller inte.

Exempel på handlingar som ska arkiveras är anbudsansökningar och anbud, anbudsförteckningar, individuell rapport och liknande handlingar.

Arkivera och bevara handlingar

Upphandlingar både över och under tröskelvärdena ska efterannonseras. Huvudsyftet med efterannonsering av upphandlingar är att skapa insyn och transparens. Genom efterannonsering samlas information om genomförda upphandlingar. Det ger också ett bättre underlag för statistik och vidareutveckling av de offentliga affärerna.

Efterannonsera

När upphandlingen är genomförd är det dags att realisera det upphandlade avtalet.

Efter att avtalsspärrens 10 dagar (under vilken tid möjlighet att överpröva ett beslut kan göras) löpt ut kan kontraktet eller ramavtalet tecknas med leverantören.

Vid uppdragets inledning hålls ett startmöte enligt ABK 09 där parterna klargör frågor om behörighet, informationsutbyte och andra frågor för parternas samverkan. Ta med frågor om klimat och hållbarhet som en punkt på startmötet och se till att de ingår i återkommande möten där tekniska vägval diskuteras. Andra frågor vid mötet kan vara:

• beställarens och leverantörens organisation
• behörigheter
• ekonomi 
• kommunikation och samordning
• tidsplan
• mutor, jäv och korruption
• omfattning och kvalitetsnivå
• roller och behörigheter
• projektets mål, visioner och hur dessa ska följas upp
• risker och kritiska moment.

En del av förvaltningen innebär att följa upp de krav och villkor som har ställts i upphandlingen. Det ska i förfrågningsunderlaget vara reglerat hur och när uppföljning ska ske. Ta fram en plan för hur klimatfrågan ska följas upp systematiskt i projekteringsarbetet. Kontrollera om de kvantitativa kraven i upphandlingen kan följas upp och hur de ska formuleras för att bli mätbara.

Exempel på avtalsvillkor att följa upp: 

• ekonomi 

  –

   vid budgetpris kan ekonomin följas upp månadsvis eller när 50 % eller 70 % av budgeten är upparbetad
• leveranser
• organisation och resurser
• samarbete
• klimatkrav
• tid.

Avtalsuppföljning

Upphandlaren deltar med fördel vid projekteringsgruppens slutliga granskning av projekteringshandlingarna. Här ges upphandlaren möjlighet att

• upptäcka motstridiga uppgifter i beskrivningar och administrativa föreskrifter
• uppmärksamma eventuella otillåtna hänvisningar till olika märken eller produkter
• notera felaktig rubricering, datering eller avsaknad av dokument som ska ingå i förfrågningsunderlaget
• få ökad kunskap om projektet som helhet.

Säkerställ att klimatkraven inte krockar med krav andra projekteringshandlingar, till exempel att man inte tillskriver att nya material ska användas vilket skulle kunna hindra att återvunnet material används.

• Samhällsplanering
• Byggidé
• Projektera
• Bygga
• Förvalta
• Riva och återvinna