Ordlista för den offentliga affären på livsmedelsområdet

Ackreditering är en kontrollerad, opartisk kvalitetssäkring. Den säkerställer att ett företag eller en organisation, ett så kallat certifieringsorgan, har korrekt kompetens och rutiner för att utföra en viss certifiering. En specifik standard är alltid kopplad till en ackreditering. Standarden kan vara nationell, europeisk eller global. Ett certifieringsorgan kan bli ackrediterat för att utföra certifiering av bland annat:

• Ledningssystem för kvalitet, miljö, informationssäkerhet och internkontroll av arbetsmiljö.
• Produkter som ska uppfylla olika myndighetskrav eller EU-direktiv.
• Privata och nationella standarder som exempelvis IP certifiering och Global GAP.

En andrapartscertifiering innebär att ett företag kontrollerar sina leverantörer enligt en kravlista eller uppförandekod som företaget har specificerat. Det kallas ofta business-to-business-certifiering. Syftet är att kunna garantera att företagets leverantörer uppfyller ställda krav. Två exempel på andrapartscertifieringar i Sverige är Arlagården, som är ett kvalitetsprogram för Arlas mjölkleverantörer och Miljöledning betodling, som är en serie krav som leverantörer av betor till Danisco måste följa.

Basprisdag förekommer ibland i upphandlingsdokumenten. Det avser den dag som offererade priser ska baseras på. Basprisdagen ska som senast vara den sista anbudsdagen.

För att kunna utvärdera olika anbud där inte alla anbudslämnare har offererat på hela sortimentet används fiktiva värden. De kallas belastningsvärden eller belastningspris. Anbud som inte innehåller pris på en eller flera artiklar eller där en eller flera artiklar inte uppfyller ställda krav, erhåller då detta värde. Köparen kan sedan använda värdet för att jämföra anbud på ett rättvisande sätt. Det underlättar för företag med begränsat sortiment att lämna anbud. Användning av belastningspris eller värden behöver tydligt framgå i upphandlingsdokumenten. 

En certifiering innebär att någon utöver säljare och köpare garanterar att en produkt eller tjänst utförs enligt en angiven standard. Certifieringar kan vara både andrapartscertifieringar eller tredjepartscertifieringar. Störst trovärdighet får tredjepartscertifieringen eftersom en tredje part, som är en ackrediterad opartisk organisation, lämnar garantin.

Egendeklaration är en beskrivning av på vilket sätt en anbudslämnare uppfyller krav på en artikel i en upphandling. Köparen ska kunna kontrollera egendeklarationen genom att jämföra den mot exempelvis produktblad, publik databas eller nationell lagstiftning. Det ska kunna ske utan tillgång till företagshemlig information.

Inköpsprocess för livsmedel och måltidstjänster

Förordning (EG) 834/2007 innehåller bestämmelser för ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. För att kalla livsmedel för ekologiska måste de vara producerade enligt förordningen och vara märkta med den EU-ekologiska märkningen.

Integrerad Produktion (IP) är ett branschanpassat program och en standard för miljö- och kvalitetsstyrning. Programmet är utvecklat av International Organisation for Biological and Integrated Control (IOBC) och öppet för alla livsmedelsproducerande företag. I Sverige är det Sigill kvalitetssystem AB som certifierar integrerad produktion. IP-systemet innefattar kvalitetssäkring, behovsanpassning, dokumentation, kontroll och uppföljning.

Ett kvalitetsledningssystem ger riktlinjer för att säkerställa kvaliteten på produkter eller tjänster. Det är vanligt att integrera hållbarhetsaspekter i kvalitetssystem eller kvalitetsledningssystem, men det är inte obligatoriskt. Ett sådant system kan bygga på krav som är specificerade i en standard. ISO 9001 är ett exempel på en standard som ställer krav på hur ett kvalitetsledningssystem ska utformas.

Leverantörsbeskrivning innebär en beskrivning i löptext av på vilket sätt leverantören uppfyller ett krav. En sådan beskrivning är leverantörens egen redogörelse och kontrolleras inte av någon extern part. Jämför med andrapartscertifiering och tredjepartscertifiering. Läs mer under uppföljning och verifiering.  

Inköpsprocess för livsmedel och måltidstjänster

Upphandlingsmyndigheten har en blankett för leverantörsförsäkran som företag kan fylla i. I den ska de sammanställa vilka hållbarhetskriterier som en artikel uppfyller och vilka bevis som styrker det. Läs mer under uppföljning och verifiering.

Inköpsprocess för livsmedel och måltidstjänster

Konventionell produktion som är utformad för att ta miljöhänsyn kallas miljöanpassad konventionell produktion. Det kan till exempel innebära att användningen av bekämpningsmedel är begränsad och att det finns regelverk för god djuromsorg. Integrerad produktion (IP) är en form av miljöanpassad konventionell livsmedelsproduktion.

Att utgå från ett miljöledningssystem är ett sätt att arbeta systematiskt och strukturerat med miljöfrågor. Miljöledning är frivilligt och ska ses som ett verktyg för att arbeta med miljöfrågor internt inom en organisation. Det kan bygga på krav som är specificerade i en standard. ISO 14001 och EMAS är exempel på standarder som ställer krav på hur ett miljöledningssystem ska utformas.

Miljöledningssystem och upphandling

Måltidsorganisation är den verksamhet inom en upphandlande myndighet eller enhet som ansvarar för de måltider man serverar på till exempel förskolor, skolor, inom äldreomsorg eller på sjukhus.

Förordning (EG) 178/2002 syftar till att säkerställa livsmedelssäkerhet och anger bland annat att varje livsmedelsproducerande företag har ett ansvar för att leverera säkra produkter. Alla produkter ska vara spårbara ett steg bakåt och ett steg framåt i livsmedelskedjan.

Spårbarhetsregler för livsmedel (från Livsmedelverket)

Förordning (EG) 834/2007 innehåller regelverk för produktion och märkning av ekologiska produkter på den europeiska marknaden. En ny förordning träder i kraft den 1 juli 2020.

En tredjepartscertifiering innebär att en oberoende organisation, ett så kallat certifieringsorgan, utför revisionen enligt en angiven standard eller en annan form av kravspecifikation. För att utföra en tredjepartscertifiering behöver certifieringsorganet vara ackrediterat. 

Verifikat används bland annat i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst som benämning på de bevis som stödjer ett påstående, exempelvis att en artikel uppfyller hållbarhetskriterier. Ett verifikat kan vara en dokumenterad rutin, ett certifikat, ett produktblad, digital information, en leverantörförsäkran eller annat.

Olika typer av verifikat