Upphandling av närproducerade livsmedel

Det finns upphandlande organisationer som har interna mål om lokal- eller närproducerade livsmedel i de offentliga köken. För att kunna följa upp ett sådant mål så är det angeläget att definiera vad som avses. Det finns ingen officiell definition av hur nära konsumenten en livsmedelsprodukt ska produceras för att kallas lokal- eller närproducerad. Om något av begreppen är relevant för en upphandlande organisation är det därför upp till denna att själv definiera innebörden av begreppet, exempelvis för att kunna följa upp ett eventuellt mål om andel närproducerat.  

Vilken definition som kan bli aktuell varierar mycket beroende på var i landet som upphandlingen sker och hur leverantörsmarknaden och produktionsförutsättningarna ser ut just där. Ett exempel på definition är från föreningen Bondens egen marknad, där ska hela produktionen ske maximalt 25 mil från försäljningsstället.  

Bondens egen marknad 

Olika geografiska och klimatmässiga förutsättningar kan dock göra det svårt att definiera en exakt distans för lokal- eller närproducerade varor. I de fyra nordligaste länen är en vanlig definition att produktionen sker i något av dessa län; Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland eller Jämtland. I Skåne kan det innebära de närliggande kommunerna, eller hela regionen.  

Många frågor som rör offentlig upphandling på livsmedelsområdet handlar om önskemål om att maten ska vara lokalproducerad, närproducerad eller liknande. Andra vanliga frågor handlar om och hur lokala, mindre företag kan få möjlighet att konkurrera om den offentliga affären.  

Skapa möjligheter för små och medelstora företag att lämna anbud 

Ett av de viktigaste syftena med EU: s upphandlingsdirektiv är att främja den fria rörligheten av varor och tjänster samt den fria etableringsrätten. Det finns några viktiga punkter att komma ihåg när det gäller just lokal- eller närproducerat: 

Korta transportavstånd kan i vissa fall ha goda effekter. Men att ställa det som krav strider som regel mot principerna om icke-diskriminering och proportionalitet och är därmed inte tillåtet vid offentlig upphandling. 

Krav på namngiven verksamhetsort, eller att en tänkbar leverantör ska vara etablerad på den aktuella orten redan vid anbudstillfället, är i regel inte heller tillåtet. Det är inte heller tillåtet att kräva orimligt korta leveranstider eller ”färskhet” om det inte är berättigat med hänsyn till vad kontraktet avser. Detta följer av principen om proportionalitet. 

Enligt kommunallagen (2017:725) ska kommunerna behandla alla kommunmedlemmar lika och det är inte tillåtet att gynna en enskild näringsidkare. Däremot får kommuner och regioner genomföra åtgärder för att allmänt främja näringslivet i kommunen eller regionen. De får exempelvis tillhandahålla allmän rådgivning för att stärka lokal eller regional jordbruksnäring. De kan också erbjuda anbudsskolor för att hjälpa företag att utvecklas som anbudsgivare och öka förståelsen för den offentliga affären.   

De grundläggande upphandlingsprinciperna 

Lagstiftningen inom EU är inte helt harmoniserad när det gäller produktion av råvaror och förädling till livsmedelsprodukter. Det finns EU-rättsliga bestämmelser som alla medlemsstater måste följa, men varje medlemsstat kan dessutom välja att i sin nationella lagstiftning ha bestämmelser som går längre. Det har till exempel Sverige valt att ha.  

Det finns inget förbud mot att i en upphandling ställa krav som omfattas av svensk lagstiftning. Däremot är det inte tillåtet att som krav ange att varorna ska vara producerade enligt svensk lagstiftning. Ett sådant omfattande krav är inte praktiskt möjligt att kontrollera. Det är inte heller tydligt för alla tänkbara leverantörer vad det innebär och det kan vara diskriminerande mot andra tänkbara leverantörer än svenska.  

Det kan alltså vara tillåtet att till exempel kräva att djur ska vara bedövade vid slakt även om detta omfattas av svensk lagstiftning som anger att "bedövning före slakt ska ske så att djuret snabbt blir medvetslöst. Medvetandet får inte återkomma". Detta framgår av djurskyddsförordningen (1988:539). Det är tillåtet att ställa kravet om bland annat följande punkter uppfylls:  

• Kravet är kopplat till den upphandlade varan eller tjänsten.    
• Det är tydligt vad kravet innebär för en normalt informerad leverantör, svensk såväl som icke svensk. 
• Det är möjligt att kontrollera om kravet är uppfyllt. 

Kravet om bedövning innebär inte en omotiverad konkurrensbegränsning. Praktiskt taget alla krav som ställs i en upphandling begränsar konkurrensen. När det gäller krav som omfattas av djurskyddsförordningen eller djurskyddslagen så skulle en motivering till konkurrensbegränsningen kunna vara att det finns särskilda skyddsintressen för djurs liv och hälsa. 

Förutsättningarna för att köpa lokal- och närproducerade varor startar med den strategiska inköpsprocessen. Här listar vi några punkter som alltid är viktiga vid upphandling men som kan vara extra viktiga att tänka på vid upphandling av lokal- och närproducerade livsmedel. De kan även underlätta för mindre livsmedelsproducenter att delta i den offentliga affären.    

• Tydliga prioriteringar och tillräckligt med resurser krävs för att planera och genomföra en strategisk upphandling av livsmedel eller måltidstjänster som utgår från interna mål och samtidigt tillfredsställer verksamheternas behov. Är ambitionen att få fler lokalproducerade varor på offentliga avtal ska det vara tydligt prioriterat i organisationen och resurser avsättas.  
• Genom att vara mer öppen i behovsanalysen och fokusera på att beskriva organisationens behov och målsättningar under förberedelsefasen kan nya lösningar växa fram, till exempel nya produkter eller samarbeten. Kanske kan ni i er upphandling av livsmedel nå ett bättre resultat genom att fokusera mer på helheten i den lösning ni vill upphandla i stället för att fokusera på detaljkrav i upphandlingsdokumenten. 
• En kartläggning av leverantörsmarknaden kan ge viktig information om förutsättningarna i närområdet och det lokala eller regionala utbudet. Arbetet med regionala livsmedelsstrategier kan skapa synergier, här och i andra delar av inköpsprocessen. Jordbruksverket har statistik om regional livsmedelsproduktion. 
  Jordbruksverkets statistik om livsmedelsproduktion per län   
• Att tänka nytt och våga utmana traditionella upphandlingsförfaranden, utvärderingsmodeller och avtalsvillkor kan bidra till utveckling hos både köpare och säljare. Dynamiska inköpssystem (DIS) är ett exempel på en helt elektronisk metod för upphandling som kan öka möjligheterna att upphandla lokala leverantörer med säsongsvaror och begränsade volymer. DIS möjliggör för potentiella leverantörer att anmäla och förkvalificera sig i systemet löpande vilket kan underlätta nya innovativa lösningar.   
• Intern samverkan och tvärfunktionellt samarbete med tydliga roller och mandat är viktigt i hela inköpsprocessen. För att skapa förståelse för den lokala leverantörsmarknaden kan exempelvis samverkan med en näringslivsenhet skapa mervärde i den offentliga affären.  
• Informera tydligt om kommande upphandlingar och om era behov och målsättningar. Informera exempelvis på den egna webbplatsen, via information till branschorganisationer eller genom uppsökande verksamhet. Vid vilken tidpunkt på året ni annonserar kan vara särskilt relevant för livsmedelsproducenter, till exempel med tanke på odlings- och skördesäsong.  
• Dialog med marknaden är en viktig förutsättning. Både större och mindre tänkbara leverantörer i ditt närområde har kunskap om utbud och förutsättningar. Det är viktigt att skaffa kunskap om vilken erfarenhet som finns, vad som kan levereras och på vilket sätt, exempelvis vilket lokalt sortiment som finns. Det är också viktigt att vara tydlig med vilka krav som ställs på en leverantör avseende exempelvis fakturering och leverans.

Ta gärna hjälp av vår checklista för leverantörsdialog på sidan: Inköpsprocess för livsmedel och måltidstjänster

Broschyren Offentlig sektor vill köpa svenskt

Förbereda för att lämna anbud

• Upphandlingsdokument som ger företag möjlighet att lämna anbud på att leverera delar av sortiment, till exempel enligt geografisk indelning, under en viss säsong eller till vissa enheter skapar möjligheter för att fler leverantörer kan lämna anbud, även de som har ett litet sortiment eller bara producerar enstaka livsmedel. Om det förutsätts att en leverantör ska leverera hela avtalet kommer de som har lägre kapacitet att avstå från att lämna anbud.  
• Logistiken är central. Att separera transporterna ur en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster, eller erbjuda olika logistiklösningar kan i vissa fall underlätta för lokala och mindre företag med låg transportkapacitet att leverera.   
• En dedikerad resurs för uppföljning av avtal, exempelvis en livsmedels-controller kan vara en lönsam investering, speciellt om upphandlingen resulterar i flera avtal.  
• När avtal väl är på plats är det viktigt att detta är tydligt kommunicerat till dem som ska använda avtalen och att beställningskanalerna är effektiva och ändamålsenliga.  

Avtalsförvaltning 

• Många upphandlande organisationer arbetar för att servera mer lokal mat i de offentliga köken. Att dela med sig och få inspiration av hur andra jobbat med frågan kan ge många nya idéer och uppslag. Mattanken som drivs av Landsbygdsnätverket samlar många inspirerande exempel.  

Mattanken  

Tänk på att de grundläggande upphandlingsprinciperna gäller i all offentlig upphandling.  

• Hur du underlättar för små och medelstora företag vid utformning av upphandlingsdokumenten 
• Anbudskolan