Upphandla eller utkontraktera vård och omsorg
Genom att arbeta strategiskt vid utkontraktering av verksamhet och inköp av varor och tjänster kan kommuner och regioner erbjuda vård och omsorg av hög kvalitet till medborgarna och ansvara för att skattemedel används på bästa sätt. Här beskriver vi processen för utkontraktering enligt såväl lagen om offentlig upphandling (LOU) som lagen om valfrihetssystem (LOV).
Innehåll på denna sida
Förbered utkontraktering av vård och omsorg
Förberedelser är grunden för ett strategiskt angreppssätt vid utkontraktering av varor och tjänster inom vård- och omsorgsområdet. Därför är det viktigt att avsätta tillräckligt med tid och resurser för att
- kartlägga och analysera kommunens eller regionens behov
- kartlägga och analysera hur marknaden ser ut
- bedöma hur behoven ska tillgodoses.
I behovsanalysen kartlägger och analyserar ni kommunens eller regionens behov inom det aktuella vård- och omsorgsområdet. Kartläggningen bör avse hur behovet kan tänkas se ut på både kort och lång sikt
Lägg stort fokus på brukarnas och patienternas behov
När det gäller verksamhet som ska utkontrakteras, till exempel ett särskilt boende, bör stort fokus ligga på brukarnas behov och hur behoven kan komma att förändras framåt i tiden. Det gäller även vid upphandling av brukarnära produkter, så som välfärdsteknik och hjälpmedel.
För att möta behov och förväntningar är brukar- eller patientinvolvering värdefullt, när det är aktuellt och möjligt. Brukar- eller patientinvolvering kan genomföras med hjälp av exempelvis fokusgrupper eller intervjuer.
Involvera relevanta yrkesgrupper tidigt
Tänk på att tidigt involvera relevanta yrkesgrupper i organisationen, exempelvis upphandlare, jurister, ekonomer och beställare inom socialförvaltningen eller hälso- och sjukvårdsförvaltningen, och de som ska använda varorna och tjänsterna, så att samtliga perspektiv speglas.
Ta hänsyn till omvärldsfaktorer
Behovsanalysen bör omfatta omvärldsfaktorer som berör eller kan komma att beröra det som utkontrakteras.
Omvärldsfaktorer som kan vara av stor vikt vid utkontraktering av vård och omsorg är exempelvis
- den demografiska utvecklingen
- lagändringar i exempelvis socialtjänstlagen eller hälso- och sjukvårdslagen
- ändrade tillståndsregler för att bedriva verksamhet
- ändringar av politisk inriktning och mål för verksamheten.
Tillståndsregler
Från den 1 januari 2019 gäller nya regler för vilka verksamheter som behöver tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg, IVO.
Läs mer om regler och riktlinjer på Socialstyrelsens webbplats och om de tillståndskrav som gäller för socialtjänsten hos Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
Kartläggningen ska utöver behovet omfatta en marknadsanalys för att se
- hur marknaden ser ut
- vilka leverantörer som finns
- vad leverantörerna erbjuder.
Tänk på att ha med er resultatet från behovsanalysen i detta arbete.
Det är värdefullt att ha dialog med potentiella leverantörerna i ett tidigt skede och att analysera den information som framkommer.
Behovs- och marknadsanalysen ger en grund för beslut om hur det aktuella behovet av vård och omsorg ska tillgodoses.
Här bör följande frågor besvaras:
- Ska tjänsten utkontrakteras och är det i så fall lämpligast med valfrihetssystem eller upphandling?
- Ska tjänsten hellre utvecklas eller utföras i egen regi?
Observera att det är obligatoriskt med valfrihetssystem enligt LOV inom primärvård.
Om tjänsten ska tillhandahållas av en extern utförare behöver organisationen dessutom analysera och besluta om på vilket sätt det ska ske. Exempel på frågor som bör besvaras är:
- Hur ska samarbetet med leverantören se ut?
- Hur ska de avtal som ligger till grund för samarbetet utformas?
- Hur ska ersättningsmodellen utformas?
Hur leverantören ska ersättas kräver en särskild analys
Ersättningen till leverantörerna ska utformas utifrån vilken vara eller tjänst som ska utkontrakteras. Ersättningen bör även styra mot de mål som finns i kommunen eller regionen och vara anpassad efter de krav som sen ställs i upphandlingen eller i valfrihetssystemet.
Vägledning om ersättningsformer vid konkurrensutsättning av vård och omsorg
Beslut om den fortsatta processen
När analysen är genomförd så tar beslutsfattarna i organisationen, exempelvis socialnämnden, beslut om den fortsatta processen.
Om tjänsten ska utkontrakteras är det bra att känna till likheter och skillnader om det görs enligt LOV eller LOU. Här lyfter vi fram några av dessa.
| LOU (19 kapitlet gäller sociala och andra särskilda tjänster) | LOV |
|---|---|
| Flera annonsplatser | Alla annonser finns på Hitta LOV-uppdrag* |
| Uppskattad volym och i vissa fall takvolym ska anges | Ingen volym anges |
| Ersättningen kan skiljas åt leverantörer emellan | Alla leverantörer får samma ersättning |
| Krav på tjänsten ställs | Krav på tjänsten ställs |
| Anbud lämnas under en särskild tid | Ansökan kan lämnas löpande |
| Anbudsutvärdering och tilldelning | Ingen anbudsutvärdering. Alla som uppfyller kraven blir godkända. Inte möjligt att begränsa antalet utförare. |
| Avtal tecknas efter avtalsspärr | Avtal tecknas direkt |
| Små möjligheter att ändra i upphandlingsdokument eller avtal | Möjligt att ändra i förfrågningsunderlag och avtal |
| Avtalsuppföljning behöver genomföras | Avtalsuppföljning behöver genomföras |
| Efter avtalstid – ny upphandling | Efter avtalstid ansöker leverantören på nytt (om det inte är ett tillsvidareavtal) |
| Valfrihet genom den enskildes val eller behov | Valfrihet genom den enskildes val (icke-valsalternativ ska finnas) |
*Upphandlingsmyndigheten har som uppgift att utveckla och förvalta en nationell databas där samtliga tjänster enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) ska annonseras. Sedan den 14 december en detta integrerad tjänst på Upphandlingsmyndighetens webbplats med namnet Hitta LOV-uppdrag.
Upphandla eller införa valfrihetssystem
När förberedelserna är färdiga är det dags att påbörja själva upphandlingen eller införandet av valfrihetssystemet.
Om en ansvarig handläggare inte redan utsetts tidigare i processen sker detta nu. En vanlig uppdelning är att upphandlaren ansvarar för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). När det gäller valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) är det ofta en tjänsteman på beställarsidan som är ansvarig, exempelvis en utvecklingsledare eller motsvarande på socialförvaltningen.
En referensgrupp sätts samman med relevanta kompetenser utifrån det som ska upphandlas, alternativt utkontrakteras. Referensgruppen kan bestå av exempelvis socionomer, sjuksköterskor, läkare, ekonomer, jurister, chefer från beställarsidan etcetera. Referensgruppen skriver upphandlingsdokumenten (LOU) eller förfrågningsunderlaget (LOV).
Kommuner och regioner organiserar sig på olika sätt. Det gäller även var ansvaret ligger för att
- genomföra upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU)
- administrera valfrihetssystem enligt lagen om valfrihetssystem (LOV).
Oavsett hur man valt att organisera sig är det viktigt att samverka mellan olika verksamheter inom organisationen.
Det är viktigt att ställa väl genomtänkta kvalitetskrav i upphandlingsdokumenten alternativt förfrågningsunderlaget.
Referensgruppen bör lägga särskild vikt vid att de krav som ställs på kvalitet
- speglar behoven
- lever upp till de lagar och föreskrifter som finns inom det aktuella området
- är anpassade efter de mål som ska uppnås.
Exempel på lagar och föreskrifter som kan vara aktuella inom vård- och omsorgsområdet:
Ha dialog med marknaden
Att ha god kännedom om marknaden skapar förutsättningar för att formulera relevanta och väl avvägda krav och villkor i upphandlingsdokumenten (LOU) alternativt förfrågningsunderlaget (LOV). Det är möjligt att ha dialog på många olika sätt, exempelvis genom dialogmöten eller att skicka upphandlingsdokumenten eller förfrågningsunderlaget på extern remiss.
Detaljkrav eller funktionskrav vid upphandling
De kvalitetskrav som ställs i LOU-upphandlingen kan bestå av både detaljkrav och funktionskrav. Med detaljkrav så beskriver den upphandlande myndigheten hur uppdraget ska genomföras och med funktionskrav beskriver den vad som ska uppnås.
Läs mer om att ställa krav på föremålet för upphandlingen
Vi har även tagit fram fördjupat stöd kring kravställandet vid
Involvera brukare och patienter
Vid utformandet av kvalitetskrav kan även brukare och patienter involveras, om det bedöms vara lämpligt och möjligt, för att säkerställa att de krav som ställs möter deras behov.
Inom vård- och omsorgsområdet finns hållbarhetskriterier inom följande områden i Upphandlingsmyndighetens kriterietjänst:
Syftet med dessa kriterier är att ge stöd till kommuner, regioner och andra organisationer som i sin upphandling vill ställa krav för att bidra till bättre energiprestanda och minskad förekomst av miljö- och hälsofarliga ämnen inom vård- och omsorg.
Kriterierna för medicinteknisk utrustning är framtagna på EU-nivå. Andra hållbarhetskriterier som knyter an till vård och vårdlokaler är exempelvis städtjänster, livsmedel, måltidstjänster, kemisk-tekniska produkter, textilier, laboratoriekemikalier, offentliga byggnader, belysning och it.
Samtliga hållbarhetskriterier finns fritt tillgängliga i vår kriterietjänst.
Uppförandekod för socialt ansvarstagande
Sveriges regioner arbetar sedan 2010 med en gemensam uppförandekod för leverantörer som omfattar upphandling av varor och tjänster. Sociala och miljömässiga krav ställs som kontraktsvillkor och följs sedan upp enligt satta rutiner.
Det är viktigt att tänka på hur de krav som ställs ska följas upp. Information om vad som ska följas upp och hur uppföljningen ska ske under avtalstiden bör framgå av upphandlingsdokumenten respektive förfrågningsunderlaget.
När upphandlingsdokumenten eller förfrågningsunderlagen är klara är det dags för beslutsfattare i organisationen att fatta beslut om dem samt om den fortsatta processen.
Du kan läsa mer om de olika stegen som bör vara med i processen för upphandling enligt LOU eller processen för inrättande av valfrihetssystem enligt LOV här:
Läs även mer om:
Realisera avtal inom vård och omsorg
När avtal har tecknats är det dags att planera inför avtalsstarten och implementera avtalet i organisationen. Alla som berörs av avtalet behöver få information om de förutsättningar och villkor som gäller. Det är också viktigt att prioritera avtalsuppföljningen genom att se till att det finns uppföljningsplaner för avtalen samt resurser för att genomföra uppföljningen.
Inför att avtalen börjar gälla är det viktigt att klargöra förutsättningarna och villkoren under avtalstiden så att det är tydligt hur till exempel avrop och placering kommer att ske. Det behöver framgå om det är den enskilde brukaren eller patienten som väljer utförare eller vårdgivare, eller om det är kommunen eller regionen som på annat sätt avropar eller placerar utifrån avtalet.
Implementera ramavtal
Om det handlar om ett ramavtal, exempelvis för hem för vård eller boende (HVB) för barn och unga, behöver de tjänstemän inom socialtjänsten som ska placera få information om hur de avropar från ramavtalet.
Implementera driftentreprenad eller valfrihetssystem
Om avtalet avser en driftentreprenad, exempelvis ett särskilt boende för äldre, eller ett avtal om primärvård inom ramen för ett valfrihetssystem enligt LOV, är det lämpligt att ett uppstartsmöte mellan den upphandlande myndigheten och leverantören hålls. På mötet klargörs villkoren för avtalet för båda parterna. Om det ska ske ett övertagande av personal bör detta också planeras för i samarbete mellan kommunen eller regionen och leverantören.
Informera alla som berörs av avtalet
Det är viktigt att alla som är berörda av avtalet får den information de behöver. Vid valfrihetssystem ska exempelvis brukare och patienter få tillgång till information för att kunna välja utförare eller vårdgivare.
Det är vanligtvis beställarsidan som ansvarar för att följa upp kvalitetskrav och exempelvis krav på verksamheten och dess företrädare. Uppföljningen görs genom att begära in vissa handlingar samt genom att kontrollera, och när det är aktuellt besöka verksamheten som utför tjänsten eller tillhandahåller varan.
Upphandlingsfunktionen ansvarar ofta för att bland annat följa upp den ekonomiska stabiliteten och att erforderliga skatter är betalda etcetera.
Hur avtalsuppföljningen ska genomföras bör framgå av en uppföljningsplan. Samverkan mellan beställarsidan och upphandlingsfunktionen inom kommunen eller regionen är avgörande för en välfungerande avtalsuppföljning, liksom att kommunen eller regionen har en god relation till leverantören under avtalstiden.
Vi har en praktisk vägledning som ger stöd genom hela avtalsuppföljningsprocessen för vård och omsorg:
Vägledning om avtalsuppföljning inom vård och omsorg (pdf)
Vi har även webbsidor med generellt stöd om avtalsförvaltning och uppföljning
Lärande exempel inom vård och omsorg
Läs om hur andra arbetat med funktionskrav och dialog vid upphandling av vård och omsorg.
- Simrishamns kommun: drift av särskilt boende
- Västerås stad: funktionskrav för teknik för e-hemtjänst
- Nacka kommun: framgångsfaktorer med intern dialog vid upphandling av välfärdsteknologi
- Region Skåne: Förhandlat förfarande mötte behov av engångsförkläden
- Region Stockholm: Tidig dialog när ortopediska implantat upphandlades
- Funktionskrav för teknik för e-hemtjänst
Frågor och svar om vård och omsorg
Här är ett urval av frågor vi har besvarat inom vård- och omsorgsområdet. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.