Måste anbud lämnas in elektroniskt?

Är det ett krav att alla anbud lämnas in elektroniskt i och med nya LOU? Eller går det bra att alternativet finns, det vill säga blanda elektroniska anbud och pappersanbud i en upphandling? Har en grupp anbudsgivare som lämnar handskrivna pappersanbud och jag är rädd att inte få några anbud alls om jag kräver dem elektroniskt.

• 12 kap. 1 § lag om offentlig upphandling (2016:1145) (LOU) – en upphandlande organisation och en leverantör ska använda elektroniska medel när de kommunicerar med varandra under en upphandling
• 12 kap. 2–5 §§ LOU och prop. 2015/16:195 s. 1068–1070 – undantag från att använda elektroniska medel
• prop. 2021/22:5 s. 116-118 – om kommunikation vid icke-direktivstyrd upphandling.

Hej!

Undrar hur ni ser på att använda en enkel rutin enligt följande, om den uppfyller kravet på elektronisk anbudsinlämning:

• Speciell e-postlåda för upphandling som handhas av registrator

Myndighetens registrator hanterar inkommande e-post.

• Inkommande anbuds ämnesrad märks av avsändaren med diarienummer följt av upphandlingens namn
• Inför anbudsöppning kontaktar upphandlaren registrator, som skickar vidare aktuella anbud.

Följdfråga - måste ALLA anbud inkomma denna väg från 1/1 -17, det vill säga om vissa invanda anbudslämnare skickar i kuvert kan dessa upptas till prövning ändå?

//Jan-Erik

Hej Jan-Erik,

Inledningsvis vill vi informera om att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning om upphandlingslagstiftningens utformning.

Lagen om offentlig upphandling (LOU) och LOU-direktivet pekar inte ut någon särskilt lösning, utan anger i första hand att de elektroniska medel som används ska vara icke-diskriminerande och allmänt tillgängliga. Medlen ska vara möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara samt sådan annan utrustning som används i allmänhet.

En upphandlande organisation ska se till att kommunikation med elektroniska medel under en upphandling sker på ett säkert sätt med hänsyn till de risker som är förknippade med olika skeden av upphandlingen. Organisationen ska ha sådan utrustning att den på ett säkert sätt elektroniskt kan ta emot och fastställa exakt tidpunkt för mottagande av anbudsansökningar och anbud samt ritningar och planer i projekttävlingar. Utrustningen ska vara försedd med sådana säkerhetsanordningar att det inom rimliga gränser kan säkerställas att:

1. ingen har tillträde till de uppgifter som överförts elektroniskt före utgången av den fastställda tidsfristen,
2. bara behöriga personer därefter kan få tillgång till uppgifterna, och
3. det går att spåra om någon obehörig har tagit del av uppgifterna.

En bedömning får göras utifrån omständigheterna i det enskilda fallet, men om en e-postlösning inte uppfyller ovanstående krav bör en annan lösning användas.

Följdfrågan

När det gäller skyldigheten hänvisar jag till den första kommentaren i den här tråden. Det finns vissa undantag i 12 kap. 2–5 §§ LOU, men dessa avser inte situationer där en leverantör vill eller är van vid inlämning av anbud i pappersform, utan avser vissa särskilda undantagssituationer.

• 12 kap. 1 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), se även prop. 2015/16:195 s. 655–656 och s. 1068 – medlen ska vara möjliga att använda tillsammans med sådan maskin- och programvara samt sådan annan utrustning som används i allmänhet
• 12 kap. 8 § LOU – säkerhet vid elektronisk kommunikation.

Hej,
då elektroniska anbud kommer att bli obligatoriskt kan jag tycka att 11 kap. 6 § är aningen märklig:
"Om den upphandlande myndigheten tillåter att anbud skickas in elektroniskt..."
Kan någon klok person förklara den formuleringen...

Hej Anna,

Det är obligatoriskt att använda elektroniska medel, förutom i vissa särskilt angivna undantagsfall. Elektroniska anbud ska därmed som huvudregel tillåtas och anbudstiden förkortas, men det kan förekomma situationer där anbud ska skickas in med andra än elektroniska medel.

När det gäller formuleringen i 11 kap. 6 § lagen om offentlig upphandling (LOU) kan vi konstatera att ordvalen är hämtade från artikel 27.4, 28.5 samt delar av artikel 29.1 fjärde stycket i LOU-direktivet.

Med vänlig hälsning,

Hej, angående ovanstående om krav på att anbud inlämnas elektroniskt enligt 12 kap. 1 § nya LOU (2016:1145) gäller det även nya LUF (2016:1146)?

Hej, det ställs krav att använda elektroniska kommunikationsmedel i upphandlingsprocessen i nya LOU/LUF. Kan det tolkas som att det är tillräckligt att kommunicera med e-post under vissa delmoment (fråga-svar, anbudsgivning, tilldelningsbeslut m.m.) i upphandlingsprocessen förutom annonsering/ elektroniska förfrågningsunderlag?

Hej Andreas!


Som du noterar i ditt andra inlägg gäller kravet att använda elektroniska medel även för upphandlingar enligt lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).

Bestämmelserna om kommunikation motsvarar bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU).

När det gäller frågan om e-post kan vara tillräcklig hänvisar vi till Jan-Eriks fråga och mitt svar i denna tråd (inlägg fem och sex), samt motsvarande bestämmelse i LUF.

Med vänlig hälsning,

• 12 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LOU
• 12 kap. 10 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LUF
• 10 kap. 10 § lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – öppnande av anbudsansökningar och anbud enligt LUK.