Går det att ställa krav på ledningssystem enligt ISO 14001:2015?

Vi vill ställa krav på miljöledningssystem Emas III, ISO 14001:2004 eller likvärdigt intyg eller i form av ett eget dokumenterat miljösystem. Vad jag har förstått så kan det vara svårt att avgöra vad som är likvärdigt intyg, hur kan sådan bedömning göras?

Hej,

Ställa krav på miljöledningssystem
De nya upphandlingslagarna innehåller nya bestämmelser vad gäller hänvisning till miljöledningssystem. Bestämmelserna i lagen om offentlig upphandling (LOU) innebär att en upphandlande myndighet kan kräva att leverantören visar upp ett intyg, det vill säga är certifierade av ett oberoende organ, att denne följer ett miljöledningssystem eller miljöledningsstandard (EMAS, andra miljöledningssystem som erkänns i enlighet med artikel 45 i EMAS-förordningen eller ISO 14001). I sådana fall är det inte längre relevant att hänvisa till ett likvärdigt intyg.

Upphandlande myndigheten ska dock godta ett intyg från något annat organ som är etablerat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), det vill säga det behöver inte vara ett svenskt intyg.

Det är endast i de fall då leverantörer inte kan få tillgång till det efterfrågade intyget inom den angivna tidsfristen och detta inte beror på leverantören som andra lämpliga bevis ska godtas som visar att leverantören har vidtagit miljöledningsåtgärder. Leverantören ska visa att åtgärderna är likvärdiga med dem som erfordras i det miljöledningssystem eller den miljöledningsstandard som myndigheten har krävt.

Det är precis som du skriver en komplex fråga att avgöra vad som är "likvärdigt" eftersom det beror på vad som upphandlas, men det kan vara lämpligt att ange mål och syfte för ett krav på miljöledningssystem eller miljöledningsarbete och vilka minimikrav som är väsentliga.

Ställa krav på miljöskydds­åtgärder
Om en viss upphandling inte motiverar hela miljöledningssystem enligt ISO 14001, EMAS eller likvärdigt bör upphandlande myndighet därför överväga att ställa krav på miljöskyddsåtgärder enligt en annan bestämmelse i LOU.

Kravet på att leverantören ska komma in med information om miljöskyddsåtgärder innebär att den upphandlande myndigheten begär in information om leverantörens systematiska miljöarbete. Vad en leverantör ska komma in med för information beror på vad den upphandlande myndigheten efterfrågar i upphandlingsdokumenten. Det finns alltså ingen definition av ”miljöskyddsåtgärder” utan det är upp till varje upphandlande myndigheten att specificera vad den avser kontrollera och hur leverantören ska visa att den uppfyller kraven. Du hittar förslag på miljöledningskrav som ett hållbarhetskriterium i vår kriteriedatabas.

Så vitt jag förstår av din fråga så vill ni i samma upphandling ställa krav på miljöledningssystem Emas III, ISO 14001:2004, men också ett likvärdigt intyg eller i form av ett eget dokumenterat miljösystem. De nya reglerna innebär dock att det är svårt att blanda dessa metoder utan ni bör överväga att antingen kräva ett visst intyg eller använda er av den andra möjligheten istället.

Läs mer
Vi har skrivit mer om reglerna gällande krav på systematiskt miljöledningsarbete på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 15 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – bestämmelse om krav på miljöledningssystem
• 15 kap. 11 § punkten 8 LOU – bestämmelse om krav på miljöskyddsåtgärder.

Vänliga hälsningar,

Hej,

Om jag förstår er rätt så kan ett krav på ett likvärdigt miljöledningssystem inte hanteras inom 15 kap 15 §, utan det något trubbigare 15 kap 11 § p 8 ska användas.

I praktiken innebär det att det är certifierat system eller inget alls som kan kravställas (här bortser jag från 15:11 p. 8 då jag har svårt att se att bestämmelsen kommer blir särskilt  effektfull)?

Det är inte helt ovanligt att en upphandlande myndighet även använder liknande skrivningar avseende kvalitetsledningssystem (ISO eller ett eget system...). Jag ser ingen möjlighet att hantera "likvärdigt kvalitetsledningssystemet" på det sätt ni föreslår att "likvärdigt miljöledningssystem" ska hanteras, dvs med stöd i 15 kap 11 §.

Har upphandlingsmyndigheten förslag på hur en upphandlande myndighet som vill ställa ett krav på kvalitetsledningssystem, men inte anser det nödvändigt att det är ett certifierat system, ska ha hantera det inom befintliga regler?

Med vänlig hälsning,
Jonas

Tack för din kompletterande fråga.

Så vitt vi bedömer det är utgångspunkten alltjämt 15 kap 11 § lagen om offentlig upphandling (LOU), främst punkterna 4 och 8. I paragrafen anges vilken utredning som en upphandlande myndighet får begära in till stöd för att kvalificeringskraven avseende teknisk kapacitet är uppfyllda. Listan av möjliga bevismedel ger viss indikation till vilka krav på teknisk kapacitet som kan ställas upp som kvalificeringskrav. Enligt denna bestämmelse är det möjligt att begära att leverantörer till exempel arbetar enligt ett kvalitetsledningssystem för att säkra kvaliteten.

Bestämmelserna i 15 kap 14 och 15 §§ LOU innebär att en upphandlande myndighet får kräva att leverantören visar upp ett intyg att leverantören följer vissa kvalitetssäkringsstandarder respektive miljöledningsstandarder. Om myndigheten väljer att begära ett sådant intyg ska man i sådana fall hänvisa till de angivna systemen (för kvalitets- respektive miljöledning).

Förarbetena är inte lika tydliga, där framgår det att i 15 kap 14 § första stycket LOU finns bestämmelser om att en upphandlande myndighet som kräver att leverantören ska iaktta vissa kvalitetssäkringsstandarder också ska hänvisa till vilka kvalitetssäkringssystem som leverantören kan åberopa. Sådana system ska bygga på relevanta europeiska standardserier och vara certifierade av organ som har ackrediterats för uppgiften (se prop. 2015/16:195 s. 1107).

Detta kan uppfattas som att det inte är möjligt att kräva kvalitetsledningssystem (se liknande kommentar för miljöledning, prop. 2015/16:195 s 1108) utan att också kräva en certifiering eller intyg. Syftet bör dock inte vara annat än att det endast är i de fall då en upphandlande myndighet de facto kräver ett certifierat system som de också kan kräva att ett intyg lämnas. Jag kan därför inte se att det inte skulle vara möjligt att begära att en leverantör tillämpar miljö- eller kvalitetsledningssystem, men att man inte kräver någon certifiering, utan i så fall kan leverantörer visa att man uppfyller kravet utan att ha certifiering, till exempel genom att redogöra för sina metoder och rutiner.

Uppdaterad: den 14 augusti 2019

Hej intressanta frågeställningar och svar.

Jag är intresserad av formuleringen i 15 kap. 15 § och skulle behöva ett förtydligande av nedanstående formulering om miljöledningssystem finns med som kvalificeringskrav.
 
” Skulle leverantören inte hinna få tillgång till det intyg som i upphandlingen efterfrågas inom den angivna tidsfristen (annonseringstiden, då det handlar om ett kvalificeringskrav) har den möjlighet att bevisa att den vidtagit miljöledningsåtgärder som är likvärdiga med de som efterfrågats. En förutsättning för det är att förseningen inte kan tillskrivas leverantören.”

Vad skulle kunna godkännas här?

För många företag kommer vetskapen att upphandlingen är på gång genom att annonsen läggs ut (eller kan hävda detta). Alltså kan de inte rimligen hinna få ett certifierat miljöledningssystem inom tidsfristen.

Om de då anser sig ha ett bra miljöledningssystem som bör klara certifiering kan de använda detta stycke?

Om detta är ok, var ser ni att gränsen kommer att hamna?

Hej

Tack för frågan!

Vi kan som ett hypotetiskt exempel tänka oss att det kan finnas situationer där en leverantör arbetar med att införa ett miljöledningssystem och införandet kommer att intygas av ett ackrediterat organ (så som krävs för ISO 14001 eller EMAS om leverantören ska kunna påstå att man har miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller EMAS) men att godkännandet av införandet (certifikatet eller registreringen) inte hinner att tas fram i tid för att leverantören ska kunna få med det i tid i upphandlingen. I det hypotetiska exemplet pågår införandet och har hunnit så pass långt att det rimligen är så att införandet kommer att godkännas av det ackrediterade organet men att processen kan inte påskyndas av leverantören, tidsutdräkten och påverkan på den ligger hos det ackrediterade organet. Det kan självfallet finnas andra situationer där regeln skulle kunna tillämpas. Man bör också lägga märke till att de miljöledningsåtgärder som regeln efterfrågar är sådana som är likvärdiga med, i praktiken EMAS eller ISO 14001.

Resonemanget utgår från vad som rimligen kan förväntas av en normalt omsorgsfull leverantör inom den aktuella branschen. Har leverantören då påbörjat sitt certifieringsarbete, men det inte kunnat slutföras i tid med anledning av omständigheter utanför dennes kontroll så skulle det kunna vara en sådan situation.

När den upphandlande myndigheten eller enheten i praktiken kräver EMAS eller ISO 14001 som kvalificeringskrav bör det vara proportionerligt. Det betyder ju också att den upphandlande myndigheten anser att det är motiverat att leverantören redan ska ha infört ett sådant system. Om leverantören sedan tidigare valt att inte registrera sig enligt EMAS eller certifiera sig enligt ISO 14001 så är det ju ett val som leverantören har gjort sedan tidigare och bristen på upphandlingar med sådana krav kan svårligen anses vara orsaken till att leverantören har tvingats att inte införa ett sådant miljöledningssystem eller att det skulle vara bristen på upphandlingar med sådana krav som lett till förseningar. Vi har därför svårt att se att meningen med regeln skulle vara att ge sådana möjligheter för leverantörer som du gav som exempel.

Med vänliga hälsningar

Även jag har frågor kring undantaget i 15 kap. 14-15 §§ sista styckena LOU:
”När en leverantör inte kan få tillgång till intyget inom den angivna tidsfristen och detta inte beror på leverantören eller något förhållande på leverantörens sida, ska myndigheten godta även andra bevis om att leverantören har vidtagit åtgärder som leder till likvärdig kvalitetssäkring…”

Det finns väldigt lite vägledning om när undantaget kring tidsfristen är tillämpligt. I propositionen står bara: ”Att en tidsfrist inte har kunnat följas får som framgår inte bero på leverantören eller något förhållande på dennes sida, vilket förutsätter att leverantören varit aktsam.”

Det står klart att en anbudsgivare inte kan åberopa att sedan tidigare valt inte att certifiera sig (av organisation som faller inte ackreditering), och därmed inte hinner skaffa intyget i tid, men hur ser ni på följande teoretiska situationer:

1. Anbudsgivaren är ett nystartat företag, och har därmed omöjligen hunnit certifiera sig?
2. Anbudsgivaren påbörjade certifieringen i god tid, men p.g.a. Corona har detta stannat upp, eftersom revisorer inte kan besöka verksamheten (vilket ofta krävs)?

Hej Carl,

Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vi kan därför inte bedöma när undantaget i bestämmelserna är tillämpligt. Vi känner inte heller till att frågan prövats av domstol, vilket innebär att väldigt lite vägledning finns att tillgå även i praxis.

Precis som du skriver får förseningen inte bero på leverantören. Att tidsfristen inte har kunnat följas får därmed inte bero på leverantören eller något förhållande på dennes sida. En global pandemi skulle absolut kunna utgöra en sådan omständighet som inte kan anses bero på leverantören eller något förhållande på dennes sida.

Att företaget är nystartat kan sannolikt inte innebära att undantaget från beviskravet alltid är tillämpligt, men om företaget i praktiken infört miljöledningssystemet men ännu inte hunnit få certifieringen så skulle det kunna vara en situation som omfattas av bestämmelsen.

Att certifieringen stannat upp på grund av covid-19-pandemin skulle kunna innebära att undantaget är tillämpligt. Det som kan vara utmanande är att företaget fortfarande behöver ha något annat bevis, exempelvis en revisionsrapport, som visar att leverantören vidtagit likvärdiga åtgärder. Det är alltid leverantören som har bevisbördan för att de vidtagna åtgärderna stämmer överens med de ledningssystem eller standarder som den upphandlande myndigheten har ställt krav på.

Läs mer
Läs mer om hur man kan öppna upp för små- och medelstora samt nystartade företag genom att ange krav på ledningssystem som ett särskilt kontraktsvillkor i inlägget Kan ett krav på ledningssystem anges som särskilt kontraktsvillkor istället för kvalificeringskrav? i vår Frågeportal.

Med vänliga hälsningar,