Lottning, hur går man tillväga när det är lika mellan anbudsgivarna?

När lottning behöver göras då mer än 1 stycken anbudsgivare har fått samma utvärderingspoäng…vad är ett korrekt tillvägagångssätt?

Hur bör detta göras så att det är utom all tvivel att lottning har skett på ett korrekt sätt? Räcker det med att filma lottningen, och göra denna film offentlig? Eller bör en oberoende part delta, eller göra själva lottningen? Vem är i så fall denna ”oberoende part”?

Och hur bör själva förfarandet gå till? Lappar i en hatt? Det finns flera domar och andra beskrivningar på att lottning har gjorts, men jag hittar ingen beskrivning på HUR lottning bör genomföras…..

Tacksam för hjälp i frågan.
/Annelie

Hej Annelie!

Lottning är ett vedertaget förfarande för att utan olikbehandling avgöra utgången när lika fall står mot varandra. Det är som utgångspunkt en tillåten metod för att urskilja vilken leverantör som ska väljas ut när det är lika mellan leverantörerna i en upphandling.

Det behöver inte anges uttryckligen i upphandlingsdokumenten att lottning kan komma att tillämpas, men det skadar inte att göra det. Det är oavsett viktigt att lottningen går till på ett sätt som säkerställer att det är slumpen (och inget annat) som skiljer anbuden åt, samt att de som ska intyga att förfarandet gått till på ett korrekt sätt faktiskt får tillräcklig med information för att intyga detta. Om lotter dras är det till exempel lämpligt att efter dragningen öppna de andra lotterna så att alla kan se att det inte stod samma namn på alla lotter. Det går däremot inte att ange något särskilt "steg-för-steg"-förfarande som ska användas för att en lottning ska ha gått till på korrekt sätt och som du är inne på har förvaltningsdomstolarna i regel inte haft skäl att ifrågasätta den upphandlande myndighetens uppgifter.

Hur en upphandlande myndighet dokumenterar ett lottningsförfarande (förutom att uppgift om att lottning genomförs och vilka som närvarar bör finnas med i protokoll) är upp till den upphandlande myndigheten. Det kan vara lämpligt att ta fram bevis som är tillräckliga för att det kan antas att lottningen utförts på ett sätt som kan godtas. Exempelvis genom att flera tjänstemän anger vad de faktiskt sett och intyga att förfarandet gått till på korrekt sätt. Naturligtvis skadar det inte om någon utomstående kontrollant har varit närvarande, men det är inte någon skyldighet.

Vi tror inte att det är nödvändigt att lägga upp en film på den egna webbplatsen. Om man vill hårdra det kan ett förfarande filmas om och om igen tills det blir "rätt resultat", vilket innebär att även ett sådant bevis kan ifrågasättas.

Vidare kan det ur ett affärsmässigt perspektiv ifrågasättas om det är lämpligt att utforma en utvärderingsmodell där det lätt kan uppstå situationer där det inte finns någon utslagsgivande mekanism som kopplar an till att hitta de mest lämpliga anbudsgivarna alternativt det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Givetvis finns situationer där lottning inte kan förutses, vilket innebär att lottning är svårt att utesluta i alla upphandlingar.

Källhänvisningar

• RÅ 2009 ref. 60 – rättsfall från högsta domstolsinstans där lottning har godtagits
• Högsta förvaltningsdomstolens mål nr 7741-21 – lottning är tillåtet för att skilja likvärdiga anbudsansökningar åt i ett selektivt förfarande
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 6215-11 – ytterligare ett fall där lottning har prövats men istället för kvalificering var det där frågan om prövning av anbud

Med vänlig hälsning,