Krav på att leverantören ska delta på obligatorisk visning

Hej! Länsstyrelsen har krävt närvaro vid två heldagars obligatorisk visning för att få delta i anbudsprocessen. Ett av företagen med ramavtal hade inte möjlighet att delta och är nu utestängt från att lämna anbud. Detta är förödande för företaget, då anbudet omfattar två års skötselarbeten med möjlighet till förlängning ett år i taget. Får myndigheten göra så?

Hej,

Jag är inte helt på det klara med alla förutsättningar i det aktuella fallet, därför blir mina resonemang av ett något mer allmän karaktär. Jag utgår från att det är fråga om ett annonserat förfarande och att inget särskilt undantag är tillämpligt utifrån vad du har skrivit i din frågeställning.

Till att börja med är det inte helt ovanligt att den upphandlande myndigheten ibland erbjuder leverantörer, som kan vara intresserade av att lämna anbud i en upphandling, att få en visning av ett område eller en fastighet som är kopplat till själva upphandlingsföremålet. En sådan visning brukar dock vara frivillig och avser att ge leverantörerna så mycket information som möjligt för att de i sin tur ska kunna lämna så bra anbud som möjligt.

I ett annonserat enstegsförfarande (öppet och förenklat förfarande) har alla leverantörer rätt att lämna ett anbud. Här kan inga "för-krav" ställas upp för att ett anbud ska få lämnas in av en leverantör. Om anbud lämnas in kontrolleras att leverantören inte ska uteslutas, att leverantören uppfyller samtliga kvalificeringskrav och att anbudet uppfyller alla obligatoriska (och formella) krav. När det gäller kvalificeringskraven så ska de avse leverantörens allmänna förmåga att kunna utföra uppdraget.

I ett annonserat tvåstegsförfarande (till exempel selektivt förfarande eller urvalsförfarande) får de leverantörer som är intresserade av upphandlingen i första steget ansöka om att få lämna anbud i upphandlingen. I första steget ska kvalificeringskraven på leverantörerna framgå samt de begränsningskriterier som kommer tillämpas om fler leverantörer uppfyller kvalificeringskraven än antalet anbudssökanden som den upphandlande myndigheten kommer gå vidare med till steg två, det vill säga steget där de utvalda anbudssökandena får lämna anbud.

Den ovan redovisade "processen", som är förenklat förklarad i mitt svar, bygger på de förfaranderegler som anges i lagen om offentlig upphandling (LOU), och förfarandet ska också följa de regler som anges i LOU.

Läs mer
Läs även inlägget Visning av lokaler - hindrar absolut sekretess gemensam visning? i vår Frågeportal.

Uppdaterad: den 21 augusti 2019

Med vänlig hälsning

Hej

Om man vid en direktupphandling har ett uppdrag som går ut på att exempelvis tömma en fastighet eller göra en större städinsats på en större fastighetstomt så skulle vi vilja kräva att anbudsgivaren kom på visning för att kunna prissätta anbudet korrekt. Kostnaden ska i många fall landa på antingen staten eller på svaranden och om man kräver visning för att lämna anbud så undviker vi låga anbud som är tagna i luften och med all säkerhet kommer innebära onödiga ÄTA kostnader.

Hej,

Precis som framgår av svaret ovan är det inte ovanligt att frivilliga visningar erbjuds till potentiella leverantörer. Ett obligatoriskt krav på visning måste vara förenligt med de grundläggande upphandlingsprinciperna, bland annat likabehandlingsprincipen och proportionalitetsprincipen. Detta gäller även vid direktupphandling. Den upphandlande organisationen måste alltid göra en bedömning av ett kravs förenlighet med principerna i varje enskilt fall utifrån syftet med upphandlingen. Om det finns ett mindre konkurrensbegränsande och ingripande sätt att nå syftet ska den upphandlande organisationen välja det alternativet.

Notera att gemensamma visningar kan förhindras av den absoluta sekretessen. Läs mer om detta i inlägget Visning av lokaler - hindrar absolut sekretess gemensam visning? i vår Frågeportal.

Ett tips är att ni ser över möjligheterna att genomföra en digital visning där ni som upphandlande myndighet filmar fastighetstomten som ska städas. Den här filmen kan då skickas ut samtidigt som ni skickar ut er offertförfrågan. På så sätt får samtliga potentiella anbudsgivare kunskap om förutsättningarna utan att ni riskerar att bryta mot de grundläggande upphandlingsprinciperna eller mot den absoluta sekretessen.

Läs mer
Högsta förvaltningsdomstolens dom HFD 2018 ref. 60 - de grundläggande upphandlingsprincipernas betydelse vid direktupphandling

Med vänliga hälsningar,