Visning av lokaler - hindrar absolut sekretess gemensam visning?

Hej,

vi har obligatoriskt deltagande för visning av lokaler gällande upphandling av lokalvård. Kan vi visa för flera leverantörer samtidigt eller ska var och en besöka objekten för sig? Frågan är föranledd av bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen om absolut sekretess under upphandlingen.

Hej Markus,

Den absoluta sekretessen vid upphandling framgår av 19 kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Sekretessen omfattar ”uppgift som rör anbud” vilket innebär att sekretessen även omfattar antalet inkomna anbud och anbudsgivarnas identitet.

Personligen har jag svårt att se att det skulle vara möjligt att arrangera en gemensam visning av lokaler vid en upphandling där flera anbudsgivare bjuds in utan att bryta mot sekretessen. Det kan därför vara lämpligt att ordna en visning av lokaler så att anbudsgivarna inte riskerar att få vetskap om varandra.

Uppdaterad: den 24 september 2019

Med vänlig hälsning

En följdfråga, om man ska ha en frivillig visning av ett objekt under annonseringstiden för upphandlingen kan man då arrangera en gemensam visning? Leverantörerna som kommer har då kanske inte lämnat anbud eller kommer lämna anbud.

Hej Emelie,

Anbudssekretessen gäller för uppgift som kan bidra till upplysning om att visst anbud har kommit in och även annan information som avser visst anbud som upprättats av myndigheten.

Exempel på situationer som kan omfattas framgår av ärenden hos JO. I JO beslut dnr 1085-2002 hade en tjänsteman av misstag råkat skicka ut en lista över vilka leverantörer som blivit inbjudna i upphandlingen i samband med att upphandlingsdokumenten i upphandlingen begärts ut av en enskild. I det fallet ansåg JO att uppgiften (sändlistan) som skickats ut omfattades av den absoluta sekretessen och därmed var det felaktigt att uppgiften lämnats ut, trots att uppgiften inte avsåg ett inlämnat anbud.

I ett senare JO beslut 3208-2019, hade en tjänsteman lämnat ut en handling där potentiella anbudsgivares identiteter framgick. Handlingen omfattade en sammanställning av vilka frågor som ställts till regionen utan att bolagens identiteter hade avidentifierats. JO konstaterar att även en potentiell anbudsgivarens identitet omfattas av den absoluta sekretess som gäller i upphandlingsärenden och borde inte lämnats ut.

Rättsläget får betraktas som oklart om det är möjligt att arrangera en gemensam visning under anbudstiden utifrån offentlighets- och sekretesslagen. Tillåtligheten beror på omständigheterna i det enskilda fallet och vad som är möjligt får avgöras i rättstillämpningen. Jag känner i vart fall inte till att det finns något fall där den specifika frågan har prövats.

Källhänvisningar

• prop. 1979/80:2 Del A s. 148 – anbudssekretessen gäller för uppgift som kan bidra till upplysning om att visst anbud har kommit in och även annan information som avser visst anbud som upprättats av myndigheten
• JO beslut med dnr 1085–2002 – ett exempel på en situation som kan omfattas av anbudssekretessen.
• JO beslut med dnr 3208-2019 – en potentiell anbudsgivares identitet omfattas av anbudssekretessen.

Uppdaterad: den 11 juni 2020

Med vänlig hälsning

Hej!
Jag arbetar med upphandling av äldreboende enligt LOU lagen. Min fråga gäller visning av lokaler vid aktuellt äldreboende. I vanliga fall erbjuder potentiella anbudsgivare enskilda visningar utifrån den absoluta sekretessen. I dagsläget med risken för smittspridning av Covid-19 har samtliga äldreboenden besöksförbud. Vi tänker oss att erbjuda s.k. virtuell visning istället. Frågan är då, om vi behöver beakta något särskilt utifrån LOU och den absoluta sekretessen. Länken med den virtuella visningen kommer att skickas separat till varje anbudsgivare som efterfrågar den.

Med vänliga hälsningar,

Cecilia

Hej Cecilia,

Som vi nämnt i svaren ovan är rättsläget avseende gemensamma visningar oklart utifrån offentlighets- och sekretesslagen, men att det mest lämpliga borde vara att anordna visningarna så att potentiella anbudsgivare inte riskerar att få vetskap om varandra. Detta gäller oavsett om det är fysiska eller virtuella visningar.

I ert fall låter det som ni redan tänkt på sekretessen genom att skicka separata länkar till potentiella anbudsgivare. Därtill kan det, utan att känna till hur den digitala lösningen ser ut, vara bra att se till att de som deltar i den virtuella visningen inte kan få kännedom om övriga som deltar. Detta borde kunna lösas genom att ha flera enskilda virtuella visningar eller använda en digital lösning där det inte går att se vilka andra som deltar i visningen.

Med vänlig hälsning,

Hej Alexandra!

Tack för svar.

Med vänlig hälsning, Cecilia