Är anbud respektive tilldelningsbeslut bindande?

Hej,

Vad gäller/hur gör man om man har tilldelat en leverantör men det visar sig vid avtalstecknande/start att de inte uppfyller särskilda kontraktsvillkor/krav på tjänst som ska vara uppfyllt vid avtalsstart. För info så angavs i tilldelningsbeslut att avtal tecknas under förutsättning att särskilda kontraktsvillkor är uppfyllda.

• Kan man bara låta det vara och inte skriva avtal?
• Ska leverantören dra tillbaka anbud?
• eller måste man göra ett nytt tilldelningsbeslut?

Om nytt tilldelningsbeslut ska göras och avtal redan är tecknat med en av de andra tilldelade leverantörerna, är det avtalet då ogiltigt på grund av det nya tilldelningsbeslutet? För nytt tilldelningsbeslut kräver väl ny avtalsspärr?

Hej,

Om anbud
Anbud är civilrättsligt bindande och leverantörer är därmed bundna av sitt anbud under anbudets giltighetstid. Av lagen följer inte någon särskild möjlighet eller skyldighet för leverantörer att dra tillbaka ett anbud vid situationen du beskriver. Det finns emellertid ingenting som hindrar leverantören från att dra tillbaka sitt anbud om denne och den upphandlande organisationen kommer överens om det. Att dra tillbaka anbudet kan minimera risken för osäkerhet kring om ett eventuellt avtal kommer att ingås i framtiden.

Om en sådan överenskommelse inte kan träffas kan den upphandlande organisationen avstå från att skriva avtal med den aktuella leverantören. Detta förutsätter givetvis dels att den upphandlande organisationen har skäl för det (exempelvis att den befarar att leverantören inte kommer att uppfylla vissa kontraktsvillkor), dels att någon part inte gör gällande att avtal ändå ska ingås. Ett sådant agerande kan dock vara olämpligt, inte minst av affärsmässiga skäl, eftersom det kan medföra osäkerhet avseende om ett avtal eventuellt kommer att ingås vid ett senare tillfälle.

Eftersom tilldelningsbeslut vanligen inte är bindande utan enbart preliminära, kan den upphandlande organisationen i tredje hand som huvudregel återta, ändra eller rätta tilldelningsbeslutet om det visar sig vara felaktigt. En sådan rättelse kan ske i samband med en överprövningsprocess.

Förutsatt att den upphandlande organisationen inte är civilrättsligt bunden till sitt tilldelningsbeslut kan en upphandlande myndighet även välja att dra tillbaka beslutet om den själv exempelvis inser att den begått ett fel vid utvärderingen. Dras tilldelningsbeslutet tillbaka, eller ändras på annat sätt, innebär det att ett nytt tilldelningsbeslut meddelas och då börjar en ny avtalsspärr att löpa. Detta alternativ förutsätter dock att avtal inte redan tecknats med de övriga leverantörerna samt att det inte rör sig om ett ramavtal där rangordning, annan fördelningsnyckel eller förnyad konkurrensutsättning ska tillämpas vid avrop från avtalet.

Läs mer
För att läsa mer om när upphandlande organisationer kan bli bundna civilrättslig av sitt tilldelningsbeslut, vänligen läs vårt tidigare inlägg Kan ett tilldelningsbeslut återkallas?.

Källhänvisningar
10 kap. 10 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – anbud är civilrättsligt bindande och leverantörer är därmed bundna av sitt anbud under anbudets giltighetstid.



Med vänliga hälsningar,

Hej,
Vilka alternativa har man som UM I det fall då avtalsspärren löpt ut och UM och Leverantör kommer överens om att inte skriva avtal?

Hej,

En underrättelse om tilldelningsbeslut är som utgångspunkt inte bindande utan enbart preliminär. Därmed kan ett tilldelningsbeslut vanligtvis dras tillbaka, se vårt tidigare inlägg Kan ett tilldelningsbeslut vara bindande för den upphandlande myndigheten?.

Finns andra giltiga anbud är det möjligt för den upphandlande organisationen att återkalla tilldelningsbeslutet och tilldela kontraktet till en annan anbudsgivare och ingå avtal med denne. Inte minst av affärsmässiga skäl bör detta göras så snart som möjligt.

Saknas andra giltiga anbud kan upphandlingen avbrytas och göras om. Det kan även finnas en möjlighet att göra en direktupphandling om inga andra giltiga anbud finns. Detta kräver dock att förutsättningarna i 6 kap. 12–19 §§ lagen om offentlig upphandling (LOU) är uppfyllda, vilket du kan läsa mer om i inlägget Övergång till förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt LOU i vår Frågeportal.

Läs mer
Mer information om direktupphandling och att avbryta en upphandling finner du på vår webbplats.



Med vänliga hälsningar,

Hej Linnea!

Jag hade inte läst detta inlägg tidigare så jag ställde en fråga till er på ett liknande tema och fick svar av Robin att det inte är möjligt att återta ett tilldelningsbeslut på grund av att utsedd anbudsgivare inte uppfyller de särskilda kontraktsvillkoren innan kontrakt ska tecknas. Se https://frageportalen.upphandlingsmyndigheten.se/org/upphandlingsmyndigheten/d/kontraktskrav-istallet-for-upphandlingskrav/.

Vad är det som gäller här?

Om jag inte feltolkar ditt svar ovan påstår du att det är möjligt att återta ett tilldelningsbeslut om de särskilda kontraktsvillkoren inte är uppfyllda?

Hej,

Precis som Robin skriver stämmer det att det inte är möjligt att dra tillbaka ett tilldelningsbeslut på grund av att de särskilda kontraktsvillkoren inte är uppfyllda innan avtalet ingåtts. Detta beror på att det normalt inte finns något krav på att särskilda kontraktsvillkor ska vara uppfyllda innan avtalet ingåtts. De särskilda kontraktsvillkoren behöver med andra ord inte uppfyllas förrän efter det att den upphandlande organisationen ingått avtal med leverantören. Det ska framgå av de särskilda kontraktsvillkoren vid vilken tidpunkt de ska vara uppfyllda, exempelvis vid avtalsstart eller en period in i avtalets löptid.

Som jag skriver stämmer det också att ett tilldelningsbeslut vanligtvis inte är bindande för den upphandlande organisationen, i vart fall inte om den upphandlande organisationen har angett att en avtalsspärr ska iakttas innan avtal kan tecknas. Den upphandlande organisationen bör alltid särskilt klargöra i sitt tilldelningsbeslut att beslutet inte utgör en bindande accept av anbudet och att det inte innebär att ett civilrättsligt bindande avtal uppstår.

Om bundenhet inte uppstår genom tilldelningsbeslutet, uppstår bundenhet när den upphandlande organisationen och anbudsgivaren ingår det skriftliga avtalet. Ett tilldelningsbeslut skulle i teorin fortfarande kunna dras tillbaka, men i praktiken finns det ingen anledning att göra det eftersom tillbakadragandet inte förändrar det faktum att den upphandlande organisationen ändå är civilrättsligt bunden av det skriftliga avtalet.

Om den upphandlande organisationen vill tilldela någon annan avtalet efter att ett skriftligt avtal ingåtts måste kontraktet brytas och upphandlingen göras om. I vilka situationer den upphandlande organisationen får bryta ett kontrakt regleras av avtalsrätten och det enskilda avtalet, och är inget vi kan besvara inom ramen för Frågeportalen.



Med vänliga hälsningar,

Hej igen Linnea!

Tack för svaret.

Jag förstår allt du skriver men jag känner ändå att jag inte riktigt fått svar på min fråga. Det är samma frågeställning som "Upphandlare" har i det första inlägget. Låt mig förtydliga vad jag menar.

Antag att det gäller en upphandling enligt kap 19 och att bara en entreprenör ska utses, alltså inget ramavtal med flera leverantörer.

I upphandlingsdokumenten har vi tydligt skrivit att anbudsgivarna inte behöver lämna någon annan information än prisuppgift i sina anbud.

Däremot har vi i upphandlingsdokumenten ställt vissa krav på anbudsgivarna och tydligt beskrivit att efter avtalsspärren löpt ut men INNAN kontrakt tecknas ska den tilldelade leverantören inom en föreskriven tid inkomma med dokumentation som visar att denne uppfyller kraven vi ställt på leverantören. Ingången av avtal är alltså villkorad av att godkänd dokumentation inkommer inom föreskriven tid. Om den tilldelade leverantören INTE inkommer med godkänd dokumentation kan vi alltså inte teckna avtal överhuvudtaget eftersom vi då bryter mot de villkor för kontraktstecknande vi själva ställt upp.

Om vi då inte får ta tillbaka tilldelningsbeslutet på grundval av att leverantören inte uppfyller kraven innan avtalet är tecknat, men samtidigt inte kan teckna avtal, vad gör vi då?

Antag att leverantören vägrar dra tillbaka sitt anbud. Behöver vi göra om hela upphandlingen?

Eftersom vi inte kan teckna avtal med tilldelad leverantör kan vi istället skicka ett nytt tilldelningsbeslut till leverantören med det näst bästa anbudet? Då har vi ju skickat ut två tilldelningsbeslut samtidigt. Kan man verkligen göra så?

Vilken lagstiftning gäller i tidsperioden mellan avtalsspärrens utgång och avtals ingående?

Avtalslagen börjar väl inte gälla förrän avtal har ingåtts? Gäller fortfarande LOU/LUF fram tills avtal har tecknats eller upphör denna lagstiftning i samband med att avtalsspärren löpt ut och att ingen begärt någon överprövning?

Hej igen Anders,

Om de särskilda kontraktsvillkoren är utformade på ett sådant sätt att de ska vara uppfyllda innan avtalet ingås och dessa villkor inte är uppfyllda vid den tidpunkten, finns det inga hinder mot att den upphandlande organisationen drar tillbaka sitt tilldelningsbeslut. Detta gäller förutsatt att den upphandlande organisationen inte är bunden på det sättet vi beskrivit ovan.

I samband med att tilldelningsbeslutet dras tillbaka kan den upphandlande organisationen rätta tilldelningsbeslutet och tilldela någon annan kontraktet. Den upphandlande organisationen behöver då inte göra om upphandlingen.

I vårt tidigare svar förstod vi det som att ni inte föreskrivit att villkoren skulle vara uppfyllda innan avtalet ingås. Den upphandlande organisationen kan i sådana fall givetvis inte dra tillbaka ett tilldelningsbeslut baserat på att leverantören inte uppfyllt ett krav som den upphandlande organisationen faktiskt aldrig har ställt.

Upphandlingslagstiftningen och avtalslagen gäller parallellt med varandra. När ett avtal väl ingåtts kan därför både upphandlingslagstiftningen och avtalslagen aktualiseras. Vilken lag som aktualiseras beror på vad situationen gäller. Avtalslagen reglerar exempelvis slutande av avtal, fullmakter och avtals ogiltighet medan lagen om offentlig upphandling (LOU) bland annat reglerar överprövning av en upphandling.

Om ni vill ha hjälp att göra närmre bedömningar i enskilda fall, genom exempelvis granskning av upphandlingsdokument och avtal, rekommenderar vi att ni vänder er till en jurist i den egna organisationen eller på den privata marknaden.

Källhänvisningar

• 1 kap. lag  (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (avtalslagen) - lagen är tillämplig på slutande av avtal
• 1 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - lagen gäller för upphandlingar som genomförs av upphandlande organisationer

Med vänliga hälsningar,