Beräkning av kontraktsvärde - utlägg eller vidarefakturering?

Vi köper en del större konferenstjänster. I dessa tjänster ingår olika delar. En del som brukar utgöra en stor del av totalkostnaden är kostnader för resor och inkvartering av deltagare.

Vi har haft en diskussion om hur man ska se på vidarefaktureringen i relation till kontraktsvärdet. Om tjänsten är låt säga 200 000 kr och kostnaderna för flygbiljetter (som vidarefaktureras av vår leverantör eventbyrån) är 2 000 000 kr - hur ska vi se på det?

Vissa kollegor har velat få det till att kontraktsvärdet är 200 000 och att eventbyrån därmed kan direktupphandlas och andra menar att även vidarefakturerade resor måste anses ingå i kontraktsvärdet. Jag antar att det sistnämnda är korrekt men frågan uppstår då om vi kan hitta en väg lösa den här frågan. Det enklaste vore rimligen om bokningarna av resor kunde göras via vårt ramavtal så att vidarefaktureringsdelen skulle faktureras separat istället. Finns det några andra väsentliga aspekter som vi borde titta på i den här frågan?

Hej Jens,

Om jag förstår din fråga rätt är ni osäkra på om belopp som avser resor ska tas med i beräkningen av upphandlingens värde.

Värdet av en upphandling är det totala belopp som ska betalas i upphandlingen. I detta belopp ingår inte mervärdesskatt. I övrigt finns inga någon begränsning i lagen om offentlig upphandling (LOU).

I förarbetena till de nya bestämmelserna om grossistverksamhet beskrivs vidarefakturering som att ”[…]en inköpscentral agerar i egenskap av köpare och är betalningsansvarig gentemot en leverantör men i sin tur fakturerar de upphandlande myndigheterna som den köpta varan eller tjänster är avsedd för” (prop. 2015/16:195 s. 528).

Upphandlingsmyndigheten har i rapporten Offentlig avtalssamverkan kommit till slutsatsen att begreppet vidarefakturering inte är helt klart. Ett upplägg med vidarefakturering kan enligt vår uppfattning utformas på många olika sätt. Hur ett vidarefaktureringsupplägg ser ut kan påverkas av en mängd olika faktorer, bland annat på vad som i det enskilda fallet är enklast och smidigast för de medverkande parterna.

För att bedöma upplägget bör en upphandlande myndighet i sin bedömning bland annat titta på vilka avtalsrelationer som finns: Vad är upphandlat och mellan vilka parter?

Om upphandlingen avser ett avtal där man kan avropa konferens (exklusive resor) så är det ett ramavtal. Köpet av själva resorna blir då ett annat avtal. Båda köpen är upphandlingspliktiga. Parterna i första avtalet är den upphandlande myndigheten och konferensleverantören. Parterna i andra avtalet är den upphandlande myndigheten och antingen konferensleverantören (med reseleverantörerna som underleverantörer) eller reseleverantörerna. I exemplet du beskriver finns det inte förutsättningar för att genomföra en direktupphandling avseende det andra avtalet eftersom värdet på resorna överstiger direktupphandlingsgränsen.

Om upphandlingen istället avser ett ramavtal för hela paketet – konferenser och resor – finns det endast ett ramavtal och alla ersättningar som betalas ska beaktas vid beräkningen av upphandlingens värde. Stämmer detta in på ditt exempel är ditt antagande korrekt.

Läs mer
Läs mer om hur värdeberäkningen vid upphandling av distribution i inlägget Hur beräknar man värdet av en upphandling avseende distribution av varor som köps från andra avtal? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 5 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – värdet av en upphandling.

Med vänlig hälsning,