Kan vi begära materialpriser i förhållande till en prislista från en angiven grossistprislista?

Vi köper tjänster där vår leverantör köper material från underleverantör, i praktiken olika grossister, och behovet av material är spritt på väldigt många olika unika artiklar, det kan handla om mer än 1000 artiklar. Grossisterna på marknaden har normalt kanske artiklar i sina sortiment.

Vi funderar nu över metoder att utvärdera anbud kopplat till många artiklar. Att beskriva varje artikel är väldigt omfattande - särskilt eftersom det troligen inte är tillåtet att ange ett fabrikat/modell utan behöver beskrivas med funktioner och standarder.
Jobbar vi med ett mindre antal artiklar så underprissätts nästan dessa alltid och övriga som inte utvärderas överprissätts.

Att jobba med dolda varukorgar där vi berättar i efterhand vilka artiklar vi utvärderar (men som vi skickat till Notarius Publicus innan) kan vara en modell men där kanske transparensen går förlorad.

En ny idé vi tänkt på är att kanske ta en av grossisterna prislistor och be leverantörerna lämna pris i förhållande till den med rabattsatser på olika produktsortiment. Vi tvingar inte våra leverantörer att köpa sitt material från den grossisten utan den grossistens prislista används endast för reglering av pris och utvärdering. Hur kan vi resonera kring lagligheten i detta.

Har ni andra tips på hur man kan utvärdera stora sortiment utan att behöva varje enskild artikel?

Utan att veta vad det är ni ska köpa in och om det är en byggentreprenad-, tjänste- eller varukontrakt så gäller följande när man ska upphandla varor.

Efterfrågat sortiment
Det går att utvärdera kvalitet på endast en del av det efterfrågade sortimentet, varukorgen. Trots att man tycker sig köpa in väldigt många olika varor brukar det visa sig att man köper inom ett ganska begränsat sortiment. Ofta kan den klassiska 70–30-metoden appliceras. Det vill säga genom att identifiera 30 procent av de mest förekommande varorna identifieras oftast cirka 70 procent av den totala inköpsvolymen (i kronor).

Varorna i varukorgen bör beskrivas, prissättas och utvärderas med angivna volymer. Även om det kan bli fråga om ett omfattande arbete inledningsvis så är vinsten i det kommande avtalet stor både kostnadsmässigt och kvalitetsmässigt.

Dolda varukorgar
När det gäller dolda varukorgar så är det ett bra alternativ om ni, utöver pris, vill utvärdera kvalitet på ett begränsat antal varor och där ni inte vill avslöja på förhand vilka varor ni tänker utvärdera. Leverantören har då ett incitament att lämna bra priser och god kvalitet på samtliga varor. Viktigt är dock att utvärdera sådana varor som är tydligt beskrivna för att bibehålla transparensen och affärsmässighet. Metoden passar bra för till exempel smaktester för livsmedel och andra användartester där man inte av förklarliga skäl inte kan testa samtliga efterfrågade varor. Det finns många utvärderingsmodeller för detta och vi rekommenderar att titta på andras goda exempel.

Grossistprislistor
Att låta en viss grossistprislista utgöra en prislista för att utvärdera ett procentuellt påslag eller lämnad rabatt kan eventuellt vara en tillåten utvärderingsmetod. Detta förutsätter bland annat att grossistprislistan är och kommer att vara allmänt tillgänglig under kontraktstiden och att grossisten själv inte deltar i upphandlingen. Exempel på detta är Årstalistan och Axfoods Bästa Pris-lista. Notera att hänvisning till exempelvis fabrikat som huvudregel inte får förekomma i upphandlingsdokumenten. Om det inte är möjligt att beskriva det som ska anskaffas tillräckligt tydligt kan hänvisningar till exempelvis fabrikat ske, en sådan hänvisning ska följas av orden "eller likvärdigt". Det ska gå att bedöma likvärdigheten mellan varorna i grossistprislistan och varorna i anbudet.

Om grossistens prislista ligger till grund för anbudspriserna och utvärderingen ska den göra det även under avtalstiden.

Eftersom inte samtliga omständigheter framgår av din fråga är det svårt att direkt svara på om er idé är förenlig med lagen om offentlig upphandling (LOU). Pröva gärna idén mot vad som framgår ovan och återkom gärna med följdfrågor.

Att utvärdera övrigt sortiment
Vad som avses med begreppet ”övrigt sortiment” i upphandlingsdokumenten får tolkas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Är något oklart bör leverantören fråga den upphandlande myndigheten vad den avser med begreppet. Att utvärdera även det efterfrågade sortiment som inte är med i varukorgen (övrigt sortiment) är bra för att undvika överprissättning, men det kan vara svårt. Det är ofta ett omfattande övrigt sortiment och en lämnad rabatt på till exempel 25 procent på övrigt sortiment betyder ingenting värdemässigt för dig som beställare så länge du inte vet vilka priser rabatten baserar sig på.

Ett sätt att utvärdera leverantörens övriga sortiment kan vara att låta leverantören även lämna sina ordinarie priser på anbudsvarorna i varukorgen samt bifoga sin ordinarie prislista för sitt övriga sortiment. Summan av varukorgen med varornas ordinarie priser ligger sedan till grund för att göra en utvärdering av det övriga sortimentet. Detta kan ske genom en matematisk uträkning där den offererade generella rabatten på det övriga sortimentet ställs i relation till differensen mellan anbudspriserna i varukorgen och ordinarie priser i varukorgen. Summan ges en vikt i förhållande till varukorgens utvärderingspris så den motsvarar det uppskattade faktiska behovet under avtalstiden. Därefter läggs summorna samman för att få fram det slutliga utvärderingspriset.

Läs mer
Läs även inlägget När måste viktningen senast vara fastställd i ett tvåstegsförfarande? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• EU-domstolens mål C-6/15 TNS Dimarso, punkterna 31–32 – den upphandlande myndigheten får ändra sin bedömningsmetod efter att upphandlingsdokumenten annonserats, och även efter att anbuden öppnats, om det inte är möjligt att fastställa metoden innan dess. En sådan ändring får dock inte innebära att tilldelningskriterierna och den relativa viktningen ändras
• 9 kap. 6 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – hänvisning till exempelvis fabrikat får som huvudregel inte förekomma i upphandlingsdokumenten.

Kan ni förtydliga vad ni menar med nedanstående mening?
"Summan ges en vikt i förhållande till varukorgens utvärderingspris så den motsvarar det uppskattade faktiska behovet under avtalstiden. Därefter läggs summorna samman för att få fram det slutliga utvärderingspriset"
Ska man uppskatta behovet för det övriga sortimentet?