Är tilldelningsbeslut en allmän handling?

Kan man som god medborgare få ta del av tilldelningsbeslut i en offentlig upphandling?

Hej Johan!

Vad som är en allmän handling framgår av tryckfrihetsförordningen. I begreppet handling ingår alla typer av information hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett form.

Två kriterier ska vara uppfyllda för att en handling ska vara allmän. Handlingen ska:

1. förvaras hos myndigheten, och
2. ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

Ett tilldelningsbeslut är därför en allmän handling.

Med offentlig handling avses en allmän handling som inte omfattas av sekretess. Det betyder att myndigheten ifråga har bedömt att handlingen kan lämnas ut. En sådan prövning ska alltid göras vid en begäran om att få ut handlingar, oavsett vilken typ av handling som efterfrågas.

Vid offentlig upphandling råder som huvudregel absolut sekretess för uppgift som rör anbud fram till dess att den upphandlande myndigheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör, eller till att anbuden offentliggjorts. Efter detta upphör den absoluta sekretessen att gälla, vilket betyder att en begäran om att få ta del av upphandlingens handlingar genomgår en regelmässig sekretessprövning.

Slutsatsen av detta är att ett tilldelningsbeslut är en allmän handling som varje enskild medborgare har rätt att ta del av vid begäran, förutsatt att myndighetens sekretessprövning tillåter det. Vissa upphandlande myndigheter publicerar själva sina tilldelningsbeslut på den egna webbplats, medan andra upphandlande myndigheter väljer att endast skicka dessa till alla av upphandlingens anbudssökanden och anbudsgivare. Att ett tilldelningsbeslut skulle omfattas av sekretess i sin helhet och därmed inte lämnas ut anses höra till ovanligheterna. Om tilldelningsbeslutet däremot innehåller enstaka uppgifter som omfattas av sekretess ska dessa uppgifter maskeras innan handlingen lämnas ut.

Källhänvisningar

• 2 kap. 4 § tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) - vad som avses med allmän handling.
• 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) - råder absolut sekretess över alla anbudshandlingar fram tills att tilldelningsbeslutet har fattats.

Med vänliga hälsningar,

Om tilldelningsbeslutet innehåller ett personnummer till en företagare i och med att tilldelningen skett till en enskild firma, ska personnumret maskeras utifrån OSL eller GDPR?

Ett tilldelningsbeslut som fattats är en allmän handling. En allmän handling är som huvudregel offentlig. I undantagsfall kan man sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar men för att göra detta krävs stöd i offentlighets- och sekretesslagen. Något hinder att lämna ut den offentliga handlingen med personnummer som avser en enskild firma finns inte som huvudregel.

Enligt offentlighetsprincipen får var och en ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Dataskyddsförordningen (kallas ibland GDPR) utgör inget hinder för att lämna ut personuppgifter i allmänna handlingar. Av artikel 86 i dataskyddsförordningen framgår det bland annat att personuppgifter i allmänna handlingar som förvaras av en myndighet får lämnas ut i enlighet med nationell rätt för att jämka samman allmänhetens rätt att få tillgång till handlingar med rätten till skydd för personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Enligt gällande rätt ska dataskyddsförordningen och dess kompletterande dataskyddslagstiftning inte tillämpas i den utsträckning det skulle strida mot tryckfrihetsförordningen och/eller yttrandefrihetsgrundlagen.

När det gäller möjligheten att lämna ut allmänna handlingar, i elektronisk form så styrs det, dels av myndighetens uppdrag och serviceverksamhet, och dels av offentlighet- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen. Om en myndighet väljer att lämna ut allmänna handlingar digitalt krävs att myndigheten iakttar gällande rätt.

Det finns normalt ingen anledning att uppgiften skulle maskas, även om den lämnas ut digitalt. Myndigheten har enligt dataskyddsförordningen redan ett lagligt stöd för att behandla personuppgifterna. Grunden "allmänt intresse" ger stöd för utlämnande av personuppgifter. Ni har även en rättslig förpliktelse att lämna ut handlingar, inte digitalt men förpliktelsen att lämna ut dem finns.

Notera att detta är ett övergripande svar. I det enskilda fallet kan svaret bli ett annat. Detta eftersom bland annat 21 kap. 7 § offentlighet- och sekretesslagen kan påverka bedömningen. Enligt den bestämmelsen gäller sekretess för personuppgifter om man kan anta att mottagaren ska behandla dem på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen.

Uppdaterad: den 13 november 2019

Hej,

Jag har en följdfråga på samma tema. Har endast privatpersoner rätt att begära ut offentliga handlingar eller har man som representant för ett företag också rätt att begära ut detta?

Mvh
Erik

Hej Erik,

Alla har rätt att begära ut allmänna handlingar med stöd av handlingsoffentligheten. Rätten omfattar även aktiebolag och andra privaträttsliga juridiska personer. Det behöver alltså inte vara någon fysisk person vid företaget som står som avsändare till en begäran om allmänna handlingar.

Källhänvisningar

• 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordning (1949:105) – var och en ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentligheten)
• RÅ 2003 ref. 83 – handlingsoffentligheten omfattar även juridiska personer.

Med vänliga hälsningar,

Hej,

Ni skriver att ett tilldelningsbeslut som fattats är en allmän handling. En allmän handling är som huvudregel offentlig. I undantagsfall kan man sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar men för att göra detta krävs stöd i offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Jag har en kund som konsekvent skriver följande i sina förfrågningsunderlag:
..... AB som ett statligt bolag lyder inte under offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen. Våra affärshandlingar är således inte offentlig handling och lämnas inte ut till allmänheten.

Kan man göra så?

Hej Michael,

De flesta statliga bolag omfattas inte av offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Läs mer om detta i inlägget Omfattas statliga bolag av offentlighetsprincipen och OSL? i vår Frågeportal.

Med vänliga hälsningar,

Hej Michael och Erika,
Finns tilldelningsbeslut från offentliga upphandlingar samlade någonstans
eller ska man vända sig till respektive upphandlande enhet med förfrågan?
Bästa hälsningar

Hej Gunnar,

Nej, det finns ingen nationell databas som innehåller tilldelningsbeslut eller liknande. För att ta del av tilldelningsbeslut behöver en begäran om att få ta del av allmän handling göras till varje upphandlande myndighet eller enhet.

Observera att alla upphandlande myndigheter och enheter inte omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen gäller normalt inte statliga företag som är upphandlande myndigheter eller enheter. Offentlighetsprincipen gäller inte heller för till exempel sådana aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där en kommun eller landsting saknar rättsligt bestämmande inflytande.

Med vänliga hälsningar,

Så om upphandlade myndighet inte omfattas av offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) så finns ingen skyldighet att lämna ut tilldelningsbeslutet vid förfrågan?

Hej Madelene,

En upphandlande myndighet som inte omfattas av offentlighetsprincipen har ingen skyldighet att lämna ut handlingar eftersom handlingar som upprättas hos organisationen inte är att betrakta som allmänna handlingar.

En upphandlande myndighet har dock givetvis alltid en skyldighet att skicka underrättelsen om tilldelningsbeslutet till alla som deltagit i upphandlingen.

Källhänvisningar
12 kap. 12 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - en upphandlande myndighet ska snarast möjligt skriftligen underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet och uppgift om den period under vilken avtal enligt 20 kap. 1 § inte får ingås (avtalsspärr).

Med vänliga hälsningar,