Vad finns det för krav på innehållet i en individuell rapport?

Jag undrar om upprättande av utvärderingsrapport är tillräckligt för att uppfylla lagkravet på individuella rapporter enligt 12 kap. 15 § LOU? Som jag tolkar lagtexten ska rapport skrivas för respektive anbudsgivare om förutsättningarna i 12 kap. 16 § LOU är uppfyllda det vill säga onormalt lågt pris eller om anbudsgivaren inte fått avtal?

Har ni något förslag på hur en sådan rapport ska se ut och när under processen ska den kommuniceras med anbudsgivaren? I lagtexten anges även att det eventuellt ska komma föreskrifter - har föreskrifter publicerats.

Tack på förhand!

Hej Maria,

Ja, det är tillräckligt om din utvärderingsrapport innehåller de uppgifter som den individuella rapporten ska innehålla enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det väsentliga i en individuell rapport är med andra ord innehållet och inte vad dokumentet har för rubrik.

I regel ska en upphandlande organisation upprätta en individuell rapport för varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas. Det finns dock inte någon skyldighet att upprätta en individuell rapport för kontrakt som tilldelats på grundval av ett ramavtal utan förnyad konkurrensutsättning.

Vi ser däremot inget hinder, varken i LOU eller i förarbetena, mot att upprätta flera individuella rapporter i ett och samma dokument. Det vill säga flera individuella rapporter kan i praktiken återfinnas i samma dokument, exempelvis i en utvärderingsrapport eller i ett tilldelningsbeslut.

Upphandlingsmyndigheten har inte något förslag hur en individuell rapport ska utformas. Det finns ingen skyldighet för den upphandlande organisationen att kommunicera den individuella rapporten till anbudssökandena eller anbudsgivarna i en upphandling. Den information som den upphandlande organisationen är skyldig att kommunicera är underrättelsen om tilldelningsbeslut samt, på begäran av anbudssökanden eller anbudsgivaren, vissa andra upplysningar. Den individuella rapporten blir däremot en allmän handling för de flesta upphandlande organisationerna. Rapporten kan då begäras ut av de som är intresserade att ta del av den. Av transparensskäl kan det också vara lämpligt att kommunicera den individuella rapporten till exempel i samband med att tilldelningsbeslutet skickas till berörda leverantörer.

Regeringen kan meddela närmare föreskrifter om vilka om vilka uppgifter en individuell rapport ska innehålla. Dessa återfinns i upphandlingsförordningen.

Källhänvisningar

• 12 kap. 15 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – individuell rapport ska upprättas för varje kontrakt som tilldelas, ramavtal som ingås och dynamiskt inköpssystem som inrättas
•  12 kap. 15 § andra stycket LOU – individuell rapport behöver inte upprättas för kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal utan förnyad konkurrensutsättning
• 12 kap. 12 § LOU – underrättelse om tilldelningsbeslut
• 12 kap. 13 § LOU – upplysningar på begäran av en leverantör
• 12 kap. 16 tredje stycket LOU – regeringen kan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter en individuell rapport ska innehålla
• 16 § upphandlingsförordningen (2016:1162) – föreskrifter om vilka uppgifter en individuell rapport ska innehålla.

Med vänlig hälsning,