Måste en upphandlande myndighet tillhandahålla ett ESPD-formulär?

Ur skyldigheten att godta en egenförsäkran följer enligt Upphandlingsmyndigheten att upphandlande myndigheter, vid upphandlingar som omfattas av ESPD-systemet, måste tillhandahålla ett ESPD-formulär för att möjliggöra ingivandet av en egenförsäkran. Regeringen har dragit samma slutsats och skriver i förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) att ”Upphandlande myndigheter måste emellertid för varje upphandling över tröskelvärdena tillhandahålla en ESPD [(ESPD-formulär)] för den aktuella upphandlingen för den leverantör som önskar använda sig av den” (Upphandlingsmyndighetens tillägg) (prop. 2015/16:195 s. 769).

Det avgörande för att uppfylla detta är enligt Upphandlingsmyndighetens uppfattning att en upphandlande myndighet säkerställer att det finns en faktisk möjlighet för en leverantör att i ett ESPD-formulär lämna en egenförsäkran.

Det finns inget lagligt hinder mot att en upphandlande myndighet enbart upplyser om webbadressen till en webbplats där leverantören kan fylla i sin egenförsäkran. Detta under förutsättning att upphandlingsdokumenten innehåller all information som är relevant för den aktuella upphandlingen och som krävs för att en leverantör ska kunna göra det. Det finns dock en risk för att leverantören på grund av detta tillvägagångssätt begår ett misstag vid överföringen av information från upphandlingsdokumenten till sin egenförsäkran, och det kan i så fall få negativa konsekvenser för både leverantören och myndigheten.

Ett misstag som kan tillskrivas leverantören riskerar att leda till att den blir utesluten eller till att dennes anbud eller anbudsansökan förkastas. Skulle misstaget istället bero på otydligheter i upphandlingsdokumenten riskerar den upphandlande myndigheten att behöva göra om upphandlingen. Det är alltså ytterst lämpligt att en upphandlande myndighet tillhandahåller en påbörjad ESPD-datafil eller ett ESPD-formulär, även om det inte är obligatoriskt.

Läs mer
I vår vägledning ESPD-systemet s. 21–23 kan du läsa mer om hur en upphandlande myndighet kan tillhandahålla ett ESPD-formulär.

Hej,

En UM måste tillhandahålla ESPD. Anses det som att en upphandlade myndighet tillhandahåller ESPD om den endast görs tillgängligt för de anbudsgivarna som skriftligen begär det, före sista dag, att ställa frågor?

Hej,

Vi är tveksamma till om ett sådant upplägg kan anses vara förenligt med lagen om offentlig upphandling (LOU). Anledningen till det är att ESPD-formuläret som tas fram eventuellt kan anses vara en del av upphandlingsdokumenten. Om ESPD-formuläret anses utgöra en del av upphandlingsdokumenten är det tänkta upplägget i strid med bestämmelsen i LOU om elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten. Av bestämmelsen framgår att den upphandlande myndigheten med elektroniska medel ska ge fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten från den dag då annonsen publiceras.

Frågan har dock inte blivit prövad i högsta domstolsinstans. Vi kan därför inte med säkerhet säga att det tänkta upplägget strider mot LOU.

Källhänvisningar
10 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten.

Med vänlig hälsning,

Hej!

Kan en upphandlande myndighet göra så att det är obligatoriskt att lämna in en ESPD i en upphandling? Kan myndigheten också ersätta ett vanligt strukturerad dokument med ett ESPD-formulär?

Med vänlig hälsning

Hej Anette,

Obligatoriskt krav på ESPD
Det bör inte finnas något hinder mot att upphandlande myndigheter ställer krav på att samtliga leverantörer ska ge in en egenförsäkran. Detta främst med hänsyn till att ett sådant krav inte bör kunna anses vara betungande för en leverantör och därmed bör det vara ett proportionerligt krav att ställa.

Läs mer om obligatoriskt krav på ESPD i inlägget Hur ska man göra när en anbudsgivare inte inkommer med en obligatorisk egenförsäkran (ESPD)? i vår Frågeportal.

Integrera ESPD-formuläret i upphandlingsverktyget
Vi är inte säkra på att vi förstår din andra fråga. ESPD-systemet ersätter inte några intyg utan innebär att den upphandlande myndigheten tillhandahåller ett ESPD-formulär där leverantören kan lämna en egenförsäkran istället för att lämna in alla för leverantörsprövningen nödvändiga bevis redan i samband med anbudet eller anbudsansökan. Däremot är det fullt möjligt för systemleverantörer som tillhandahåller upphandlingsverktyg att integrera standardformuläret som den preliminära egenförsäkran (ESPD-dokumentet) ska vara utformad enligt, i sina upphandlingsverktyg, på ungefär samma sätt som standardformulären för annonsering i TED är integrerade. Den upphandlande myndigheten kan då skapa ESPD-formuläret direkt i upphandlingsverktyget för att leverantören ska kunna lämna in sin egenförsäkran direkt i upphandlingsverktyget. Denna lösning fungerar både när det är obligatoriskt för leverantören att inkomma med en ESPD och när det är frivilligt. Upphandlingsmyndigheten rekommenderar upphandlande myndigheter som har tillgång till denna lösning att använda den.

Med vänliga hälsningar,