Får man ställa krav på leverantören som inte går att följa upp?

Fråga från publiken vid Upphandlingsmyndighetens konferens 2017:

Får man ställa krav på leverantören som inte går att följa upp?

Och hur ska upphandlande myndigheter och enheter få mer resurser för avtalsuppföljning?

När det gäller krav på leverantören i en upphandling ska de vara relevanta och vara kopplade till upphandlingsföremålet. Enligt den grundläggande upphandlingsprincipen om proportionalitet ska den upphandlande myndigheten inte ställa andra eller högre krav än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med kraven. Att ställa allt för långtgående krav som inte är proportionerliga är alltså inte tillåtet enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Utöver det är risken med långtgående krav att den upphandlande myndigheten inte utnyttjar den konkurrens som finns på marknaden och det som upphandlas kan komma att bli för dyrt.

Det finns inget uttalat krav att upphandlande myndigheter ska följa upp avtal. Skulle en leverantör under avtalets löptid inte uppfylla vissa krav och den upphandlande myndigheten upptäcker det, utan att vidta några åtgärder, skulle det kunna strida mot likabehandlingsprincipen.

Krav på leverantören som inte är möjliga att följa upp eller som man vet inte kommer att följas upp bör inte ställas. Det som händer om en upphandlande myndighet kategoriskt ställer krav som inte följs upp är att leverantörerna lär sig detta och anpassar sina anbud utifrån det. Det vill säga de accepterar kraven utan att leva upp till dem. Det gynnar de leverantörer som känner till detta beteende och missgynnar ”nya” leverantörer som lämnar anbud i upphandlingen. De nya leverantörerna prissätter sina anbud utifrån att alla krav ska vara uppfyllda. I och med att befintliga leverantörer har denna fördel blir det svårt att attrahera nya leverantörer och få till stånd en bättre konkurrens.

Om den upphandlande myndigheten tecknar kontrakt med den vinnande leverantören och denne inte uppfyller leverantörskraven under kontraktets löptid finns en risk att andra leverantörer begär skadestånd av den upphandlande myndigheten.

En bra uppföljning kräver både resurser och kompetens. Från inköps- och upphandlingssidan behöver man marknadsföra detta i sin egen organisations ledning. Bästa sättet för att få mer resurser för uppföljning är man kan visa på vinsterna med en effektiv uppföljning. Uppföljning är också en viktig del för att bygga ett förtroende på leverantörsmarknaden.

Avslutningsvis rekommenderar vi att inte ställa krav som inte går att följa upp. Går kraven att följa upp så bör de följas upp. Hur uppföljningen sker kan skilja från upphandling till upphandling. För att det ska bli en effektiv uppföljning så krävs det att de som varit med och ställt kraven också är delaktig i uppföljningen. Hur detta organiseras kan se olika ut beroende på verksamhet.

Läs mer
Läs även gärna vår vägledning Avtalsförvaltning.