Hur för man tidig dialog med leverantörerna utan att ge några fördelar?

Fråga från publiken vid Upphandlingsmyndighetens konferens 2017:

Det önskas dialog med leverantörerna innan upphandlingen, men man får inte ge någon presumtiv leverantör fördelar. Hur ska man göra?

En upphandlande organisation både får och bör prata med leverantörer, särskilt inför en upphandling. Dialog är en utmärkt metod för att få bättre kännedom om det den upphandlande organisationen ska upphandla, om dem som levererar varan, tjänsten eller byggentreprenaden och om förutsättningarna på den aktuella marknaden. Det är en del av det förarbete som bör göras inför alla upphandlingar och som kan öka förutsättningarna för ett väl fungerande samarbete under avtalstiden. Dessutom minskar risken för missförstånd vilket ofta leder till fler kvalificerade och bättre anbud.

Det är viktigt att inte dela med sig av specifika, beslutade detaljer till leverantörerna hur upphandlingen ska läggas upp, vilka krav man kommer att ställa och liknande. Genomför istället möten som undersökande intervjuer. Ge samma information till samtliga leverantörer i dialogen, för att att iaktta den grundläggande upphandlingsprincipen om likabehandling.

Det är även möjligt att skicka ut hela eller delar av upphandlingsdokumenten på extern remiss för att få in synpunkter på de krav man tänkt ställa.

Ingen av de deltagande leverantörerna ska kunna påverka utformningen till fördel för sig själva. Det är därför viktigt att den upphandlande organisationen skaffar sig tillräckligt mycket kunskap om marknaden för att självständigt kunna utforma upphandlingsdokumenten innan det är dags att annonsera upphandlingen i en registrerad annonsdatabas.

Glöm inte heller att dokumentera det ni som upphandlande organisationen gör under hela inköpsprocessen. Det som framkommer under dialogerna bör dokumenteras noggrant. När dialogerna är genomförda kan de med fördel sammanfattas och spridas, exempelvis via den upphandlande organisationens webbplats eller som en informationsbilaga till upphandlingsdokumenten för att säkerställa likabehandling och transparens.

Läs mer
Läs mer om tidig dialog på vår webbplats. Läs även inlägget Måste man informera om vilka leverantörer man träffat under förberedelsefasen? i vår Frågeportal.