Obligatoriskt krav att dokument inte ska undertecknas?

Efter skall-kraven bifogade vi en mall/utkast på själva ramavtalet, men skrev att detta inte skulle undertecknas. Några anbudsgivare har skrivit på utkastet i alla fall. De uppfyller alla skall-krav, så frågan är om vi kan bortse ifrån att de skrev på bilagan med ramavtalet och acceptera deras anbud?

Hej Camilla!

Obligatoriska krav ska som utgångspunkt vara uppfyllda
Frågan är inledningsvis om det aktuella kravet har utformats som ett obligatoriskt krav eller inte. Detta bör framgå av formuleringen i upphandlingsdokumentet. Det kan vidare vara värt att begrunda om upphandlingsdokumentets utformning kräver att anbudsgivarna ska inkomma med ramavtalsutkastet som en del av anbudet eller inte.

Som utgångspunkt gäller att de obligatoriska krav som ställs i upphandlingsdokumentet måste upprätthållas under hela förfarandet. Enligt Högsta förvaltningsdomstolen är detta en förutsättning för att upphandlingsdokumentet ska kunna fylla sin konkurrensuppsökande funktion. Potentiella leverantörer måste kunna utgå ifrån att de obligatoriska kraven är så pass viktiga att den som anser sig inte kunna, eller inte vilja, uppfylla kravet avstår från att lämna ett anbud. Ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven ska därför förkastas, eftersom det skulle strida mot likabehandlingsprincipen att anta ett sådant anbud.

Ibland kan obligatoriska krav frångås
Efter Högsta förvaltningsdomstolens avgörande har Kammarrätten i Jönköping emellertid ansett att avvikelser från obligatoriska krav i undantagsvis kan vara tillåtet. I det aktuella upphandlingsdokumentet uppställdes ett krav på att svar skulle lämnas på avsedd plats så som svarsalternativen angav. Även om kravet enligt kammarrättens bedömning endast var av ”ordningskaraktär” ansågs det utformat som ett obligatoriskt krav. Enligt kammarrätten var det dock rimligt att tolka kravet som att det var tillräckligt att svaret lämnats under rätt punkt i upphandlingsdokumentet. Med anledning av det begränsade antalet uppgifter och att utrymme för missförstånd saknades kunde inte syftet med det obligatoriska kravet förfelas med en sådan tolkning. Enligt kammarrättens mening skulle ett obligatoriskt krav som endast avsåg utformningen av anbudshandlingarna, och som inte tillät oväsentliga och bagatellartade misstag, inte ha varit proportionerligt. Den upphandlande myndigheten hade därmed agerat i strid med likabehandlingsprincipen genom att inte beakta alla delar av leverantörens svar i upphandlingsdokumentet.

I ett senare fall kom Kammarrätten i Göteborgs fram till att även om ett krav framstår som obligatoriskt så behöver man göra en bedömning i det enskilda fallet om det måste vara uppfyllt. I det aktuella fallet hade den upphandlande organisationen ställt ett obligatoriskt krav på att anbuden skulle innehålla mängdförteckningar i både excel-format och pdf-format. En leverantör skickade endast in mängdförteckningar i pdf-format och den upphandlande organisationen valde därför att förkasta anbudet. Kammarrätten angav att för att ett krav ska anses vara obligatoriskt att uppfylla måste det ha en tydlig och adekvat koppling till ändamålet för upphandlingen. Ett krav som anger att anbud ska innehålla mängdförteckningar i två olika format kan inte anses ha en adekvat koppling till ändamålet med upphandlingen i det aktuella målet och därför var det fel av den upphandlande organisationen att förkasta anbudet.

Om det är möjligt att avvika från kravet eller inte måste avgöras i det enskilda fallet.

Rättelse, förtydligande eller komplettering
Den upphandlande myndigheten får tillåta eller begära att en leverantör rättar en felskrivning, felräkning eller något annat fel i en handling som har getts in av leverantören, samt tillåta eller begära att en leverantör förtydligar eller kompletterar en sådan handling. En sådan åtgärd måste dock vara förenlig med principerna om likabehandling och öppenhet, vilket det slutligen är upp till den upphandlande myndigheten att bedöma utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.

Läs mer om möjligheten till rättelse av fel, förtydligande och komplettering av anbud i inlägget Rättelse av fel, förtydligande och komplettering - får man godkänna att anbudsgivare kompletterar? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• Högsta förvaltningsdomstolens avgörande HFD 2016 ref. 37 – ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven ska förkastas, eftersom det skulle strida mot likabehandlingsprincipen att anta ett sådant anbud
• Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 2896–16 – dom där kammarrätten har ansett att avvikelser från obligatoriska krav i undantagsvis kan vara tillåtet
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål 3025-20 - för att ett krav ska vara obligatoriskt måste det ha en tydlig och adekvat koppling till ändamålet för upphandlingen
• 4 kap. 9 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – rättelse av fel, förtydligande och komplettering.

Med vänliga hälsningar,