Kan man ta bort ett visst mervärde från utvärderingen efter sista dag att lämna anbud har passerat?

Hej!
I upphandling har vi med ett mervärde, där uppfyllt mervärde ger prisavdrag. Vi har delat in mervärdet i tre delar, där varje del har en förklarande text med vad anbudsgivare kan erbjuda. Nu när anbudet kommit in går det inte att pricka in rätt mervärde. Kan vi plocka bort mervärdet från utvärderingen?
I samma upphandling har vi skrivit fel formel i en prisbilaga. Kan vi gå ut med ett förtydligande och låta anbudsgivarna inkomma med nya prisbilagor?

Hej Maria,

Om tillämpning av utvärderingsmodeller
En av de grundläggande upphandlingsprinciperna är principen om öppenhet. Principen innebär att upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet i samtliga faser. Upphandlingar ska vara offentliga och upphandlingsdokumenten ska vara förutsebara, det vill säga klart och tydligt formulerade och innehålla samtliga krav som ställs. Principen innebär också att den upphandlande myndigheten ska genomföra upphandlingen på det sätt som beskrivs i upphandlingsdokumenten, vilket inkluderar att utvärdera de inkomna anbuden enligt den modell som den upphandlande myndigheten har redogjort för i upphandlingsdokumenten.

I lagen om offentlig upphandling (LOU) finns bestämmelser om såväl väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten under upphandlingens gång som kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten (se 11 kap. 8 § samt 12 kap. 11 § LOU). Dessa bestämmelser tar dock sikte på tiden innan sista dag för anbud. I ditt beskrivna exempel har anbuden redan lämnats in och sista dag för anbud har passerat vilket innebär att bestämmelserna inte är tillämpliga.

Vid utvärdering av anbuden ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till samtliga angivna tilldelningskriterier. Det är därför inte möjligt att plocka bort tilldelningskriterier från utvärderingen efter sista dag för anbud bara för att det vid en tillämpning inte uppnår den upphandlande myndighetens avsedda effekt. Det är inte heller tillåtet att utvärdera anbuden utifrån kriterier som inte har angetts i upphandlingsdokumenten.

Du anger att ni själva inte kan ”pricka in rätt mervärde” i utvärderingen och att det finns brister i de matematiska formlerna i prisbilagan. Detta skulle kunna tyda på att upphandlingen inte är förutsebar och därmed skulle kunna anses strida mot principen om öppenhet. Ett sådant fel kan ligga till grund för en ansökan om överprövning av upphandlingen. För att leverantören ska vinna framgång med en sådan ansökan krävs dock att felet också innebär att leverantören har lidit, eller kan komma att lida skada, på grund av felet.

Bristande transparens i upphandlingsdokument kan utgöra ett sakligt skäl för att den upphandlande myndigheten ska få avbryta upphandlingen.

Läs mer om att avbryta en upphandling på vår webbplats.

Frågan om hur en prisbilaga med felaktig formel ska hanteras
Det är under vissa förutsättningar möjligt för leverantörer att rätta, förtydliga eller komplettera sitt anbud. En rättelse av ett fel innebär att den upphandlande myndigheten under vissa omständigheter får rätta ett fel som leverantören har lämnat i sitt anbud. I ditt exempel tolkar jag det som att felet som uppdagats inte är ett fel som kommer från leverantören.

En mer ingående beskrivning av vad förtydligande respektive komplettering av anbud finns i inlägget Rättelse av fel, förtydligande och komplettering: Anbudshandlingen som är felaktigt inskannat i vår Frågeportal. Kortfattat får en komplettering eller ett förtydligande inte innebära att tidigare lämnade uppgifter ersätts med nya.

Ett alternativ till det förslag till hantering som du frågar om skulle eventuellt kunna vara att ni som upphandlande myndighet själva räknar fram utvärderingspriset utifrån de av leverantörerna angivna priserna utifrån den korrekta formeln.

Att låta anbudsgivarna inkomma med en ny prisbilaga där den upphandlande myndigheten har rättat prisformeln skulle eventuellt kunna anses falla inom ramen för en tillåten komplettering av ett anbud, under förutsättning att anbudsgivarna inte ersätter de tidigare lämnade uppgifterna.

Om en felaktig formel i en prisbilaga i sig kan anses utgöra en sådan otydlighet i förhållande till övrig beskrivning av utvärderingsmodellen och därmed anses strida mot principen om öppenhet får ytterst prövas av en domstol utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.

Källhänvisningar

• 4 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - de grundläggande upphandlingsprinciperna
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 2357–11 - vid utvärdering av anbuden ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till samtliga angivna tilldelningskriterier
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 2759–12 - det är inte tillåtet att utvärdera anbuden utifrån kriterier som inte har angetts i upphandlingsdokumenten
• EU-domstolens dom C-244/02 Kauppatalo Hansel och Kammarrätten i Jönköpings dom i mål nr 1427–10 - att upphandlingen genomförts i strid med principen om öppenhet kan innebära att det finns sakligt godtagbara skäl för myndigheten att avbryta upphandlingen
• 4 kap. 9 § LOU - möjligheten till rättelse, förtydligande och komplettering.

Med vänlig hälsning