Får man beakta kostnader som uppstår i samband med byte av leverantör vid en utvärdering?

Hej,

Den upphandlande myndigheten har i dagsläget sina larm anslutna till tre olika larmcentraler. Efter genomförande av upphandling för ett flerårigt avtal vill UM att alla larm ska förmedlas till en leverantör.

Överflyttning av larm från en larmcentral till en annan är förenad med vissa kostnader. UM vill att denna överflyttning ska ingå i uppdraget och att anbudsgivare ska räkna med denna kostnad i sina övriga lämnade anbudspriser.

Ca 60% av de befintliga larmen är kopplade till en av de tidigare leverantörernas larmcentral. Detta innebär att de vid anbudsinlämnande kan räkna bort denna kostnad ifrån lämnade priser.

Innebär ovan scenario att tidigare avtalsleverantörer får en otillbörlig fördel eller strider detta emot likabehandlingsprincipen på något sätt?

Hej,

Jag tolkar din fråga som att den rör huruvida det är tillåtet att utvärdera totalkostnaden för ett utförande av en tjänst istället för att enbart utvärdera anskaffningskostnaden.

Att utvärdera totalkostnaden innebär att man inkluderar andra kostnader utöver den uppenbara anskaffningskostnaden. Totalkostnaden inkluderar alla relevanta kostnader för att anskaffa och använda den produkt som upphandlas, sett över den tidsperiod som leverantören tillhandahåller tjänsten eller som varan används. Totalkostnaden inkluderar bland annat anskaffningskostnader, omställningskostnader och löpande kostnader.

Som utgångspunkt får en upphandlande myndighet beakta de fördelar en befintlig leverantör tillgodogjort sig genom tidigare kontrakt så länge dessa är relevanta vid utvärderingen och går i linje med vad som anges i upphandlingsdokumenten (jämför EU-domstolens avgörande i mål T-345/03 Evropaïki Dynamiki mot Kommissionen och Arrowsmith, The Law of Public and Utilities Procurement, 3 upplagan, s. 747–748).

I exempelvis Förvaltningsrätten i Stockholms dom i mål nr 1416–17 skulle anbudsgivarna bland annat lämna uppgifter om installationsavgifter. Domstolen konstaterade att ett sådant förfarande förvisso indirekt kan gynna anbud från en leverantör och att en sådan leverantör kan finna det marknadsmässigt fördelaktigt att minimera installationskostnaden för att uppnå ett fördelaktigt anbud, men att en sådan anbudsprissättning emellertid har varit möjlig för alla anbudsgivare. Den omständigheten att en anbudsgivare genom att endast ta del av upphandlingsdokumenten inte fullt ut kan förutse utfallet av utvärderingen medför enligt EU-domstolen vidare inte att utvärderingsmodellen brister i transparens (se EU-domstolens avgörande i mål C-19/00 SIAC Construction, punkterna 42–44).

Det kan dock argumenteras för det i vissa fall kan anses otillåtet att utvärdera totalkostnaden om effekten blir att möjliga leverantörer utestängs från att lämna anbud på grund av den låga chansen att tilldelas kontraktet och i vissa fall kan befintliga leverantörers fördelar behöva neutraliseras (jämför Arrowsmith, The Law of Public and Utilities Procurement, 3 upplagan, s. 747–748). Så kan möjligtvis vara fallet vid exempelvis upphandling av IT-drift, då omställningskostnaderna ofta utgör en betydande del av hela kontraktsvärdet. Att utvärdera totalkostnader kan med andra ord under vissa förutsättningar betraktas som konkurrensbegränsande och därmed strida mot 4 kap. 2 § LOU.
​​​​
Uppdaterad: den 24 januari 2020

Med vänliga hälsningar,