Kan vi tilldela gemensamt vid samordnad upphandling?

Tidigare har (?) ansvarig UM för en samverkans upphandling kunnat tilldela för samtliga inblandande parter.
Har hört att det är ändrat.

Vad gäller räcker, det med en som tilldelar eller måste/ska alla göra egen tilldelning?

Hej Håkan,

Vi förstår din fråga som att det inte rör sig om en upphandling som genomförts av en inköpscentral utan om tillfällig gemensam upphandling.

Även om det inte finns några särskilda bestämmelser om tillfällig gemensam upphandling i lagen om offentlig upphandling (LOU) finns det inga hinder mot att genomföra en sådan samordnad upphandling. Det är alltså fullt möjligt att samverka med andra upphandlande myndigheter i tillfälliga gemensamma upphandlingar, exempelvis genom fullmakt.

Vem som kan skriva under avtal eller kan fatta beslut för en upphandlande myndighet är inte en fråga som regleras i LOU, utan det måste bedömas utifrån tillämpliga regler för de upphandlande myndigheterna. Regler för vilka som kan fatta beslut för kommunala organ återfinns bland annat i kommunallagen (2017:725) och lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. För frågor om hur beslutanderätt kan delegeras och avtal tecknas på kommunal nivå föreslår föreslår vi att du vänder dig till Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

Läs mer
Läs mer om tillfällig gemensam upphandling i inlägget Hur beräknas upphandlingens värde vid samordnad upphandling? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar
prop. 2015/16:195 s. 543–544 - möjligheten att genomföra tillfällig gemensam upphandling.

Med vänliga hälsningar,

Om det inte är en inköpscentral utan en enstaka upphandling som samordnas. Hur gör man då vid avtalsskrivandet? Ska det tecknas två separata avtal för vardera parter mot leverantören eller räcker det med ett avtal och den ena parten har rätt att avropa genom fullmakt?

Hej Emelie,

Precis som vi skriver i svaret ovan har upphandlande myndigheter och enheter en möjlighet att använda sig av tillfälliga samarbeten vid upphandlingar när det bedöms lämpligt, det vill säga samordnad upphandling. Det är alltså tillåtet för ett antal upphandlande myndigheter som ingår ett samarbetsavtal om att genomföra en gemensam upphandling och köpa in de tjänster som samarbetet omfattar från en annan aktör.

I praktiken finns typiskt sett fyra huvudtyper av samordnad upphandling:

• Upphandling genom ombud
• Upphandling och överlåtelse till annan upphandlande myndighet
• Samordnad upphandling med gemensam tilldelning av kontrakt
• Samordnad upphandling med tilldelning av separata kontrakt

Det är alltså upp till de upphandlande myndigheterna och enheterna som genomför den samordnade upphandlingen att avgöra om ett eller flera kontrakt ska ingås. Det finns för- och nackdelar med båda varianterna. Det viktiga är att på förhand ha kommit överens om vem som exempelvis för kontakten med leverantören vid avtalsuppföljningen.

Källhänvisningar

• prop. 2015/16:195 s. 543–544 – även om det inte finns några särskilda bestämmelser om tillfällig gemensam upphandling i LOU finns det inga hinder mot att genomföra en sådan samordnad upphandling
• prop. 2015/16:195 s. 544 – när det gäller formerna för och ansvarsfördelningen inom en tillfällig gemensam upphandling får det bedömas i varje enskild upphandling om den i det avseendet är tillåten.

Med vänliga hälsningar,

Vad är skillnaden mellan samordnad upphandling med gemensam tilldelning av kontrakt och tilldelning av separata kontrakt?

Hej,

Vid samordnad upphandling med gemensam tilldelning av kontrakt fattar de upphandlande myndigheterna ett gemensamt tilldelningsbeslut. Det behöver således inte meddelas ett tilldelningsbeslut för respektive upphandlande myndighet utan endast ett gemensamt tilldelningsbeslut.

Vid samordnad upphandling med tilldelning av separata kontrakt är det respektive upphandlande myndighet som tilldelar den vinnande leverantören kontraktet. Det innebära alltså att varje upphandlande myndighet meddelar ett eget tilldelningsbeslut för upphandlingen.

Med vänlig hälsning,

Hej !
Är det möjligt att fatta & lämna ett gemensamt tilldelningsbeslut och därefter skriva ett ramavtal där samtliga parter signerar, men att man ändå kan se varje part som en fristående avtalspart som fattar sina egna beslut? Ex kan en part välja att inte förlänga vid en option, utan att avtalet i sin helhet faller?

Hej Kicki,

Det finns inget hinder i lagen om offentlig upphandling (LOU) mot att upphandlande organisationer gör en gemensam tilldelning som resulterar i ett ramavtal där samtliga upphandlande organisationer är avropsberättigade. Det finns inget hinder mot att det regleras i avtalet att en upphandlande organisation har möjlighet att förlänga avtalet om det skulle önskas. Det kan i ett sådant sammanhang vara lämpligt att det framgår tydligt av upphandlingsdokumenten samt i det aktuella avtalet regleras hur eventuella förlängningsklausuler ska tillämpas.

Du kan läsa mer om detta i vår Frågeportal, se inlägget Har vi en skyldighet att förlänga avtalet vid samordnad upphandling?.

Med vänlig hälsning,

Är det korrekt tolkat av mig att det är så att det måste tecknas ett centralt avtal för samtliga deltagare i en gemensam upphandling för att det ska "räcka" med att tilldelningsbeslutet meddelas endast av den myndighet som fått i uppdrag att genomföra upphandlingen ?

Är det då korrekt uppfattat att det då skulle krävas egna tilldelningsbeslut för varje deltagande part i sammupphandlingen om resultat ska vara att varje part i upphandlingen ska skriva egna kontrakt med leverantören efter avtalsspärr (även om innehållet i kontrakten är exakt lika) ?

Hej Daniel,

Inledningsvis kan nämnas att ett beslut om tilldelning och en underrättelse om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal är två olika steg i processen och bör därför inte förväxlas.

Någon skyldighet för respektive upphandlande organisation att skicka egna underrättelser om beslutet att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal, som förutsättning för att i ett senare skede kunna teckna egna avtal med vinnande leverantör finns inte. Däremot bör det redan i upphandlingsdokumenten framgå om det är ett eller flera kontrakt som kommer att tecknas inom ramen för upphandlingen.

Vad innebär ett beslut om tilldelning?
Ett beslut om tilldelning är ett sådant beslut som fattas internt hos en upphandlande organisation avseende vilken leverantör det är som ska tilldelas kontraktet. Vem som har rätt att fatta ett beslut om tilldelning beror på den upphandlande organisationens delegationsordning. Det kan även vara möjligt att överlåta ett sådant beslutsfattande genom fullmakt till en annan part.

Vad innebär en underrättelse om beslutet att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal?
När ett beslut om tilldelning har fattats, antingen hos respektive upphandlande organisation som deltar i upphandlingen eller som ett gemensamt beslut genom fullmakt ska den upphandlande organisationen som genomför upphandlingen informera anbudssökanden och anbudsgivarna om beslutet. En sådan underrättelse om beslut brukar som regel kallas för ett ”tilldelningsbeslut”, trots att beslutet i praktiken redan har skett i steget före underrättelsen har skickats ut.

Om upphandlingen är uppdelad i separata delkontrakt där utvärderingen av anbuden sker oberoende av varandra ska tilldelningen av varje separat delkontrakt framgå i underrättelsen.

Vilka upphandlande organisationer som deltar i den samordnade upphandlingen eller är avropsberättigade ska framgå i upphandlingen
Notera dock att det ska framgå i upphandlingsdokumenten vilka upphandlande organisationer det är som är med i den samordnade upphandlingen, detta följer av den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet. Om upphandlingen avser ett ramavtal ska de organisationer som är avropsberättigade från ramavtalet vara identifierade.

Läs mer
Läs mer om Skillnaden mellan tilldelningsbeslut och underrättelsen om tilldelningsbeslut och vad det innebär att avropsberättigade parter ska vara identifierade i ett ramavtal i inlägget Vem får avropa från ett ramavtal? i vår Frågeportal.

Källhänvisning
12 kap. 12 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – skyldigheten att underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal.

Vänliga hälsningar,