Vilka tidsfrister gäller för frågor och svar samt ändringar i upphandlingsdokumenten vid avrop?

Hej

Myndigheten har lämnat kompletterande upplysningar och förtydliganden angående ett avrop så sent som tre dagar före sista anbudsdag. Varken i ramavtalet eller avropet finns någon tidsgräns angiven.

Tio punkter med förtydliganden, en helt ny åtgärd som inte fanns med i avropet och endast tre dagar för ny beräkning och inlämning gjorde att vi inte hade någon möjlighet att lämna anbud.

Då vi protesterat och hänvisat till LOU:s sexdagarsregel har vi fått till svar att ett avrop INTE är någon upphandling och att myndigheten därför inte behöver följa någon sexdagarsregel. Är detta korrekt?

Undrar också om myndigheten har skyldighet att meddela tilldelningsbeslut angående avrop till samtliga som har tecknat ramavtal och inte bara till anbudsgivarna?

Hej,

Utifrån vad du beskriver utgår jag från att din fråga rör ett ramavtal som inte har alla villkor fastställda. Jag utgår med andra ord från att det rör sig om en förnyad konkurrensutsättning.

Tidsfrister avseende kompletterande upplysningar
De leverantörer som är parter i ramavtalet, vid en förnyad konkurrensutsättning, ska inbjudas att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får, om det är nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som har angetts i något av upphandlingsdokumenten för ramavtalet. Att villkoren får preciseras och kompletteras innebär inte att de får omförhandlas, ändras eller bytas ut, utan enbart förfina villkoren i ramavtalet utifrån förutsättningarna i den förnyade konkurrensutsättningen. I fall då villkoren preciseras ska den upphandlande myndigheten ange en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna anbud för varje särskilt kontrakt, med hänsyn tagen till upphandlingens art och omfattning. Av bestämmelsen framgår inte någon mer precis tidsangivelse.

Som du själv nämner följer av 12 kap. 11 § lagen om offentlig upphandling (LOU) att en upphandlande myndighet på begäran av en leverantör ska lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud, förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet. En förutsättning för att den upphandlande myndigheten ska vara skyldig att lämna ut upplysningar enligt denna bestämmelse är att upplysningarna i fråga har begärts i god tid. Det ankommer således på leverantören att begära kompletterande information i god tid, annars står denne själv risken för att inte hinna färdigställa anbudet inom anbudstiden.

Som jag förstår det på din fråga har inte någon leverantör begärt att den upphandlande myndigheten ska lämna några sådana upplysningar i det exempel du beskriver. Därmed bör din fråga främst besvaras utifrån bestämmelsen i 7 kap. 9 § och inte utifrån bestämmelsen i 12 kap. 11 § LOU. Därtill kan man diskutera om lagstiftaren avsett att inkludera förnyade konkurrensutsättningar i begreppet upphandlingsförfaranden som anges i den senare nämnda bestämmelsen, eller om det enbart är de förfaranden som räknas upp i 6 kap. LOU som avses. Rättsläget är oklart.

Skyldighet att meddela tilldelningsbeslut
En upphandlande myndighet snarast möjligt skriftligen ska underrätta anbudssökandena och anbudsgivarna om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt eller att ingå ett ramavtal eller beslut om att upphandlingen avbryts. Med anbudsgivare avses enbart de leverantörer som besvarat den aktuella avropsförfrågan, varför ett tilldelningsbeslut bara behöver skickas till dem.

Om det däremot är fråga om ett ramavtal som har ingåtts med flera leverantörer och som har samtliga villkor fastställda finns det inte någon skyldighet att lämna tilldelningsbeslut vid avrop. Se mer om detta i inlägget Behöver man meddela tilldelningsbeslut vid avrop på ramavtal med samtliga villkor fastställda? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 7 kap. 9 § LOU –vid en förnyad konkurrensutsättning ska de leverantörer som är parter i ramavtalet bjudas in att lämna anbud
• prop. 2006/07:128 s. 338 – villkoren får preciseras och kompletteras
• 12 kap. 12 § LOU – Skyldighet att meddela tilldelningsbeslut

Uppdaterad: den 15 mars 2019

Med vänliga hälsningar,

Hej Linnea!

Tack för svar. Här kommer en komplettering och en följdfråga:

1. Två leverantörer har begärt
   kompletterande upplysningar 18 respektive 11 dagar före sista anbudsdag.

2. Jag blir inte riktigt på det klara med avrop/upphandling. Din kollega svarade så här på en fråga:

Vid avrop från ramavtal där samtliga villkor är fastställda anses
avropen endast utgöra en tillämpning av avtalet och innebär inte
ett nytt självständigt kontrakt enligt LOU. Vid avrop där alla
villkor inte är fastställda anses däremot innebära en tilldelning
av ett upphandlingskontrakt.

https://frageportalen.upphandlingsmyndigheten.se/org/upphandlingsmyndigheten/d/overprovning-7/

Detta måste innebära att det aktuella avropet, som grundar sig på ett ramavtal som inte har alla villkor fastställda, räknas som en upphandling och faller därmed under LOU?

MVH
/Carina

Hej igen Carina,

Vad jag förstår bör kärnfrågan i ditt exempel då främst bli om 12 kap. 11 § lagen om offentlig upphandling (LOU) är tillämplig på förnyade konkurrensutsättningar och inte enbart på upphandlingsförfaranden.

Med upphandlingsförfaranden avses i regel de olika förfaranden genom vilket tilldelning av ett kontrakt eller ramavtal sker. De olika upphandlingsförfarandena är: förenklat förfarande, urvalsförfarande, direktupphandling, öppet förfarande, selektivt förfarande, förhandlat förfarande, konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande utan föregående annonsering. Genom att använda något av dessa förfaranden kan en upphandlande myndighet tilldela en eller flera leverantörer ett kontrakt eller ett ramavtal.

Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för kontrakt som senare ska tilldelas under en given tidsperiod. Ett ramavtal kan vara ett avtal med alla villkor fastställda eller utan alla villkor fastställda.

Om ramavtalet har alla villkor fastställda avropar den upphandlande myndigheten enligt villkoren i ramavtalet, det vill säga enligt en rangordning eller annan fördelningsnyckel som följer av ramavtalet. Vid avrop från ramavtal där samtliga villkor är fastställda anses avropen med andra ord endast utgöra en tillämpning av avtalet och innebär inte ett nytt självständigt kontrakt enligt LOU (se inlägget jag hänvisar till i mitt föregående svar).

Om ramavtalet inte har alla villkor fastställda bjuder den upphandlande myndigheten in de leverantörer som tecknat ramavtalet för att på nytt lämna anbud, så kallad förnyad konkurrensutsättning. Det stämmer således även att förnyad konkurrensutsättning, det vill säga där alla villkor inte är fastställda, anses innebära en tilldelning av ett kontrakt.

Som jag skrev i mitt tidigare svar kan jag personligen inte se att det klart framgår någonstans att lagstiftaren avsett att inkludera förnyade konkurrensutsättningar i begreppet upphandlingsförfaranden som anges i 12 kap. 11 § LOU, eller om det enbart är de förfaranden som räknas upp ovan som avses. Av ordalydelsen bör det dock följa att lagstiftaren inte avsett att inkludera förnyade konkurrensutsättningar i begreppet upphandlingsförfaranden. Således bör bestämmelsen enligt min bedömning inte vara tillämplig på sådana situationer du beskriver, men frågan har som sagt inte prövats i domstol.

Frågor om hur den upphandlande myndigheten resonerat när de tolkat bestämmelsen kan givetvis bara besvaras av den upphandlande myndigheten, varför jag hänvisar frågor om deras tolkning till dem.

Uppdaterad: den 15 mars 2019

Med vänliga hälsningar,