Vem har skyldighet att spara upphandlingsdokument från en e-handelsportal?

Hej Vilka krav ställs det på ett e-handelsportal att spara upphandlingsdokument och anbud när det gäller sparande av offentliga dokument. Eller är det upphandlande myndighet som har ansvaret att ladda ner dokumenten och spara dem.

MVH Magnus

Hej Magnus,

Jag är inte helt säker på vad exakt din fråga avser. Jag kommer därför att redogöra både för vad som gäller allmänt avseende olika organs dokumentationsskyldighet och för vilka regler som gäller vid bevarande av handlingar.

Allmänt om dokumentationsskyldighet 
Upphandlande organisationer har som utgångspunkt en långtgående skyldighet att löpande dokumentera genomförandet av en upphandling. Sådan dokumentation utgör i regel sådana allmänna handlingar som varje svensk medborgare har rätt att ta del av under förutsättning att handlingarna inte omfattas av sekretess.

Privata aktörer, som till exempel privata företag som driver de registrerade annonsdatabaserna som tillgängliggör annonser för offentliga upphandlingar, har inte någon upphandlingsrättslig skyldighet att spara dokument som upphandlande organisationer laddar upp. Vidare har privata aktörer som huvudregel inte någon skyldighet att lämna ut några handlingar, eftersom de normalt sett inte omfattas av offentlighetsprincipen.

Bevarande av handlingar som rör en upphandling 
Om din fråga avser bevarande av handlingar i samband med en upphandling gäller arkivlagen för myndigheters och andra organs arkiv som omfattas av den lagen. För andra upphandlande organisationer gäller följande. När en upphandling har avslutats ska en upphandlande organisation på betryggande sätt förvara anbudsansökningar och anbud med tillhörande beskrivningar, modeller och ritningar samt anbudsförteckningar, sammanställningar (…) och liknande handlingar. Handlingarna ska bevaras minst fyra år från den dag då kontraktet tilldelades. En upphandlande organisation ska även bevara det kontrakt eller det ramavtal som har ingåtts efter upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Kontraktet eller ramavtalet ska bevaras åtminstone under sin löptid.

Bevarande av handlingar i samband med avrop eller användning av e-handelssystem för beställningar
Som ovan nämnts omfattar arkivlagens bestämmelser myndigheter och vissa andra organ. Vidare finns det i bokföringslagen bestämmelser om bokföringsskyldighet för vissa fysiska och juridiska personer. I lagen finns vidare särskilda arkiveringsregler vad gäller just uppgifter som utgör räkenskapsinformation. Sådana bestämmelser finns även i andra lagar och Riksarkivets föreskrifter. Av reglerna framgår bland annat att en myndighets arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser lagens syftens, (1) rätten att ta del av allmänna handlingar, (2) behovet av information för rättskipningen och (3) förvaltningen och forskningens behov.

Notera dock att arkivlagens bestämmelser ger myndigheter utrymme att gallra bland sina allmänna handlingar under förutsättning att det arkivmaterial som återstår efter gallring tillgodoser ändamålen med myndigheternas arkivbildning.

För ytterligare vägledning, se gärna SFTI:s handledning Elektronisk fakturering i den offentliga sektorn – rättsregler att beakta (se särskilt 9 kap. om arkivering av e-fakturor).
 
Begäran om att få ta del av allmän handling 
En begäran om att få ta del av en allmän handling görs direkt till den upphandlande myndigheten, och det är myndigheten som prövar huruvida det finns några hinder mot att handlingen lämnas ut.

Läs mer om en begäran av allmän handling i inlägget Kan jag begära ut en sammanställning som allmän handling? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 12 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentationsplikt vid direktivstyrda upphandlingar
• 2 kap. 1 och 3 §§ tryckfrihetsförordningen (1949:105) och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL)– varje person har rätt att ta del av allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess
• 12 kap. 17 § LOU – bevarande av handlingar
• arkivlagen (1990:782) – generella arkiveringsregler
• bokföringslagen (1999:1078), lagen (1997:614) om kommunal redovisning och Riksarkivets generella föreskrifter (RA-FS) – särskilda arkiveringsregler vad gäller just uppgifter som utgör räkenskapsinformation.

Med vänlig hälsning,