Får man inkludera resekostnader för leverantören i en utvärdering?

Vi ska göra en entreprenadupphandling inom kort och tittar nu på utvärderingsmodellen/prismodellen. Vi är en kommun med många tätorter där vi har verksamhet, med långa resor mellan. Jag har fått intrycket att en del tror att man inte kan få utvärdera reskostnaden men visst får vi göra det? För oss är resor en stor del av den slutliga kostnaden och skulle vi inte få jämföra den så är det inte alls säkert att den anbudsgivare vi antar är den som blir billigast under avtalstiden.

Så vad gäller egentligen för utvärdering av reskostnader?

Kan vi välja att utvärdera ett antal resor * anbudsgivarens angivna reskostnad från anbudsgivarens stationeringsort till den ort för vilken utvärderingen gäller? Naturligtvis baserat på vad vi kan bedöma är det ungefärliga antalet i verkligheten.

Vi har tidigare haft resorna inbakade i timpriser, alltså att de ska räkna på att de är stationerade på den ort som utvärderas (även om de inte är det) och att alla resor ska ingå. Det här kan dock vara en dyr modell om det inte finns leverantörer på orten, vi betalar alltid för resan då, ju längre uppdrag desto större "reskostnad", när det borde vara tvärtom.

Hej,

Svaret på din fråga är inte uttryckligen reglerat i lag och svaret går inte heller att utläsa av förarbetena. Mig veterligen har frågan om lagligheten av att utvärdera resekostnader inte heller prövats av någon domstol. Rättsläget får därför betraktas som oklart och frågan får till stor del besvaras med ledning av de grundläggande upphandlingsprinciperna. Din frågeställning aktualiserar främst principerna om likabehandling, icke-diskriminering och proportionalitet.

Att utvärdera resekostnader kan ses som ett sätt att utvärdera totalkostnaden för utförande av en tjänst snarare än ett sätt att enbart utvärdera anskaffningskostnaden. Att utvärdera totalkostnaden innebär att man inkluderar andra kostnader utöver den uppenbara anskaffningskostnaden. Totalkostnaden inkluderar alla relevanta kostnader för att anskaffa och använda den produkt som upphandlas, sett över den tidsperiod som leverantören tillhandahåller tjänsten eller som varan används. Totalkostnaden inkluderar bland annat anskaffningskostnader, omställningskostnader och löpande kostnader. Eventuellt skulle man även kunna inkludera resekostnader i totalkostnaden.

I exempelvis Förvaltningsrätten i Stockholms mål nr 1416-17 skulle anbudsgivarna bland annat lämna uppgifter om installationsavgifter. Domstolen konstaterade att ett sådant förfarande förvisso indirekt kan gynna anbud från en leverantör och att en sådan leverantör kan finna det marknadsmässigt fördelaktigt att minimera installationskostnaden för att uppnå ett fördelaktigt anbud, men att en sådan anbudsprissättning emellertid har varit möjlig för alla anbudsgivare. Möjligtvis skulle man kunna dra en parallell till detta mål i bedömningen av lagligheten av utvärdering av reskostnader.

I den juridiska litteraturen har det argumenterats för det i vissa fall kan anses otillåtet att utvärdera totalkostnaden om effekten blir att möjliga leverantörer utestängs från att lämna anbud på grund av den låga chansen att tilldelas kontraktet och i vissa fall kan befintliga leverantörers fördelar behöva neutraliseras (jfr Arrowsmith, The Law of Public and Utilities Procurement, s. 747 f.). Så kan möjligtvis vara fallet då det rör sig om kostnader som är så stora att de utgör en betydande del av hela kontraktsvärdet.

Inom ramen för Upphandlingsmyndighetens Frågeservice har vi tidigare besvarat ett antal frågor om geografiska begränsningar. I och med att man i vart fall kan argumentera för att en utvärderingsmodell som inkluderar resekostnader skulle kunna innebära en geografisk begräsning, kan särskilt frågan Får man ställa krav som innebär en geografisk begränsning? vara av intresse.

Med vänliga hälsningar,