Krav på tredjepartscertifiering kvalitet (ISO 9001)

Hej,

får en offentlig upphandling innehålla krav på att leverantören ska bifoga ett godkänt intyg om tredjepartcertifiering av kvalitet till exempel ISO 9001, ISO/TS16949 eller på marknaden liknande system?

Mvh

Alexander

Hej,

Ja, en offentlig upphandling får innehålla krav på att intyg ska finnas som visar att leverantören är certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard. Det vill säga att leverantören har ett kvalitetsledningssystem och är certifierad enligt detta. Det är då relevanta europeiska standarder som den upphandlande myndigheten eller enheten får hänvisa till (det vill säga kräva), exempelvis ISO 9001.

Det intyg som krävs in i upphandlingen måste då visa att leverantören är certifierad enligt standarden. Att leverantören följer den aktuella standarden ska vara säkerställt genom att leverantören är certifierad av ett ackrediterat organ. Den organisation som äger det standardiserade systemet eller en organisation som har utsetts genom lag har rätt att ackreditera andra organisationer (organ). Dessa ackrediterade organ har då rätt att utfärda en certifiering (det vill säga en tredjepartscertifiering) som visar att leverantören följer standarden.

Det är alltså relevanta europeiska standarder som man får hänvisa till och som leverantören kan bli certifierad för, av en ackrediterad organisation. ”På marknaden liknande system” (som du skriver) måste då förstås som att dessa också måste vara relevanta europeiska standarder och att det ska gå att bli certifierad av en ackrediterad organisation enligt den standard som då är aktuell och att leverantören då ska visa upp ett intyg på en sådan certifiering.

Upphandlingsdirektiven nämner även ordet kvalitetssäkring vilket kan tyckas vara ett vidare begrepp än ett ledningssystem. Om det är så att ISO/TS 16949 är en teknisk specifikation inom standardiseringssystemet ISO och ISO/TS 16949 då är en teknisk specifikation som ligger under kvalitetsledningssystemet ISO 9001 så kan man argumentera för att det är sådan kvalitetssäkring som nämns ovan. Om endast ISO/TS 16949 ska användas som ett sådant intyg som efterfrågas så måste det emellertid också vara möjligt att då bli certifierad av ett ackrediterat organ enligt ISO/TS 16949.

När ska likvärdiga intyg godtas?
Den upphandlande myndigheten ska godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder om leverantören inte hade möjlighet att erhålla intygen inom gällande tidsfrister. Eventuella förseningar i att erhålla intygen får då inte bero på leverantören. Leverantören måste då också bevisa att de kvalitetssäkringsåtgärder som leverantören istället vill hänvisa till överensstämmer med de kvalitetsstandarder som krävs. Det är, tolkar vi det som, exempelvis i fall då leverantören har ansökt om eller genomgår en tredjepartscertifiering och kan förväntas godkännas för, men ännu inte har godkänts för, en certifiering, som det skulle kunna bli aktuellt.

Om det i upphandlingen krävs intyg på en certifiering av ett ackrediterat organ enligt en kvalitetssäkringsstandard, exempelvis om ett intyg krävs på att leverantören är certifierad enligt ISO 9001, så är möjligheten alltså starkt begränsad för leverantören att lämna in andra intyg än de som den upphandlande myndigheten eller enheten har krävt.

Läs mer
Din fråga rör visserligen kvalitetsledning, men det finns många likheter med miljöledning. Det kan därför vara intressant att läsa om hållbar upphandling och regler för miljöledningssystem och miljöledningsstandarder på vår webbplats.

Med vänlig hälsning,

Hej
Innebär detta att man kan ställa krav på att leverantören ska vara certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard till exempel ISO eller annat tredjepartscertifiering.

Med klausulen att leverantören ska senast 3-6 månader efter att avtalet startat kunna uppvisa en tredjepartscertifiering?
(Jag är osäker på hur lång tid det tar att få certifiering)

När man anger eller "eget likvärdigt system" blir det väldigt godtyckligt över vad som godkänns och inte. En kommun kan tillåta en beskrivning och grannkommunen säger nej.

Med vänlig hälsning
Carl

Hej!
Din fråga innehåller några olika delar och svaret blir därför i flera delar.
 
Krav på att leverantören ska vara certifierad
Ja, svaret ovan innebär att en upphandlande enhet eller myndighet får ställa krav på att leverantören ska vara certifierad enligt standarden ISO 9001. Det är då ett kvalificeringskrav och det ska vara uppfyllt när leverantören kvalificeras i upphandlingen. Det vill säga, kravet måste vara uppfyllt vid inlämningen av anbudet. Enda undantaget är det som anges i svaret ovan.

Villkor som ska uppfyllas senast tre till sex månader efter att avtalet startat
Krav som ska uppfyllas från det datum när avtalet startar eller senare är per definition ett särskilt kontraktsvillkor, inte ett kvalificeringskrav. (För byggentreprenadkontrakt är det något annorlunda, se Bilaga 3 till lagen om offentlig upphandling (LOU), Definitioner av vissa tekniska specifikationer.) Undantaget som anges i svaret ovan kan alltså inte användas som allmänt villkor i ett kvalificeringskrav (exempelvis: kvalificeringskravet ska vara uppfyllt senast tre månader efter ingånget avtal) för då är det inte längre frågan om ett kvalificeringskrav. Det betyder att krav som ställs på leverantören och som ska uppfyllas under avtalstiden istället ska benämnas som särskilda kontraktsvillkor i upphandlingsdokumenten.

I 17 kap. 1 § LOU anges att ”En upphandlande myndighet får ställa särskilda miljömässiga, sociala, arbetsrättsliga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras.” (min kursivering). Kontraktsvillkor måste ha anknytning till det som anskaffas, och för att förstå vad begreppet anknytning betyder hänvisar bestämmelsen till 16 kap. 2 § andra stycket LOU. Där står ”… ska anses ha anknytning till den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska anskaffas om kriteriet i något avseende hänför sig till denna vara eller tjänst eller till byggnadsverket under något skede av livscykeln.” Bedömer den upphandlande organisationen att leverantören behöver kvalitetsledning för att säkerställa att det som anskaffas kommer att få den kvalitet som krävs, så bör kvalitetsledning också gå att ställa som ett särskilt kontraktsvillkor.

Här bör den upphandlande organisationen fundera på när villkoret ska vara uppfyllt. Om tidpunkten för när kvalitetsledningen ska vara på plats ligger en tid in i avtalets löptid och leverantören börjar leverera varan eller tjänsten innan dess, och den upphandlande myndigheten godkänner leveranserna, så kan frågan uppstå om kvalitetsledningen verkligen är ett proportionerligt särskilt kontraktsvillkor. Men om de första leveranserna är sådana att de inte kräver hög säkerställd kvalitet, och leveranser som kräver hög säkerställd kvalitet är planerade att inträffa senare under kontraktstiden, efter att kvalitetsledningen är på plats, så bör villkoret på kvalitetsledningen fortfarande kunna betraktas som ett proportionerligt särskilt kontraktsvillkor.

Angående "eget likvärdigt system"
Som vi skriver i svaret ovan så gäller vissa villkor som den upphandlande myndigheten måste följa för att få ställa kvalificeringskrav på att leverantören ska ha ett certifierat kvalitetsledningssystem. Om det i upphandlingen krävs intyg på en certifiering av ett ackrediterat organ enligt en kvalitetssäkringsstandard, exempelvis om ett intyg krävs på att leverantören är certifierad enligt ISO 9001, så är möjligheten alltså starkt begränsad för att godkänna andra intyg. Ett ”eget likvärdigt system” kan helt enkelt inte accepteras om den upphandlande myndigheten har ställt krav på att leverantören ska vara certifierad enligt ISO 9001. Varför förklaras i svaret ovan.

Det finns ett annat sätt att ställa krav på kvalitetsledning som inte är lika långtgående men som ändå i många fall i tillräcklig utsträckning kan säkerställa den kvalitet som en upphandlande myndighet behöver. Den upphandlande myndigheten kan i kvalificeringskrav eller kontraktsvillkor ange att leverantören ska vidta vissa kvalitetsledningsåtgärder. Det är då viktigt att den upphandlande myndigheten anger vilka dokumenterade rutiner eller moment som leverantören ska följa eller ha i sitt system. Den upphandlande myndigheten bör ange att leverantören ska ha ett systematiskt kvalitetsarbete och beskriva de rutiner eller moment som leverantörens kvalitetsledning minst måste innehålla för att kunna accepteras.

Som bevis på att kvalificeringskravet eller kontraktsvillkoret uppfylls kan den upphandlande myndigheten acceptera certifikat på att leverantören har ett kvalitetsledningssystem (exempelvis ISO 9001) men den upphandlande myndigheten kan också acceptera andra beskrivningar och intyg. Naturligtvis så länge som de system som leverantören har också uppfyller den upphandlande myndighetens krav eller kontraktsvillkor. Det vill säga om systemet verkligen har de rutiner eller moment som kravet beskriver. Olika upphandlingar kan beskriva att olika rutiner och moment kan behövas och det kan variera från fall till fall. Det behöver inte betyda att formuleringarna är godtyckliga.

Upphandlingsmyndigheten har exempel på hur kvalificeringskrav på kvalitetssäkring kan formuleras. Skrivningar måste alltid anpassas till det som ska upphandlas och den situation som gäller. Ska det ställas som ett särskilt kontraktsvillkor behöver den upphandlande myndigheten anpassa delar av texten.

Sist men inte minst, om kvalitetsledningskrav ställs som ett särskilt kontraktsvillkor, bör den upphandlande organisationen ta ställning till vad som ska hända om leverantören inte klarar att uppfylla kontraktsvillkoret. Om ett kvalitetsledningssystem är viktigt för uppdragets fullgörande bör den upphandlande organisationen överväga om det ska finnas kontraktsvillkor som ger den upphandlande myndigheten möjligheten att avsluta avtalet i förtid om leverantören inte lever upp till villkoret.

Oavsett om ett sådant särskilt villkor finns eller inte måste den upphandlande myndigheten följa upp att leverantören uppfyller avtalsvillkoren. Detta följer av den upphandlingsrättsliga principen om likabehandling.

Källhänvisningar

• 17 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - om att ställa särskilda villkor för fullgörande av kontrakt
• 16 kap. 2 § andra stycket LOU - tilldelningskriterium ska anses ha anknytning om kriteriet i något avseende hänför sig till denna vara eller tjänst eller till byggnadsverket under något skede av livscykeln. 

Med vänlig hälsning,

Med anledning av resonemanget ovan så undrar jag om ledningssystemet
FR2000 skulle accepteras vid en upphandling...

Kortfattad beskrivning finns här
https://www.fr2000.se/ledningssystem/

Hej

Det här svaret ska inte ses som en bedömning av om FR2000 går att likställa med andra standarder för kvalitetsledning eller inte. Svaret handlar om hur olika ledningssystem för kvalitet som inte är internationella standarder, exempelvis så som FR2000, skulle kunna användas som ett sätt att i upphandling visa att vissa krav på kvalitetsledning är uppfyllda eller inte.

Som beskrivs ovan så är det en sak att kräva att leverantören ska vara certifierad enligt ett standardiserat kvalitetsledningssystem. Det är då relevanta europeiska standarder som den upphandlande organisationen måste hänvisa till (det vill säga kräva), exempelvis ISO 9001.

Men det går också att ställa krav på åtgärder för kvalitetssäkring som inte är lika långtgående som att det är att kräva att leverantören ska vara certifierade.

Istället kan kvalificeringskrav eller kontraktsvillkor ange att leverantören ska vidta vissa kvalitetsledningsåtgärder. Den upphandlande organisationen bör då ange att leverantören ska ha ett systematiskt kvalitetsarbete och upphandlingsdokumenten (förfrågningsunderlaget) beskriva de rutiner eller moment som leverantörens kvalitetsarbete/kvalitetsledningssystem minst måste innehålla. Det är då viktigt att den upphandlande organisationen anger de dokumenterade rutiner eller moment som leverantören ska följa eller ha i sitt system.

Den upphandlande organisationen bör då se vilka av de olika kvalitetsledningssystemen som har rutiner eller moment som motsvarar de som ställts som krav. De systemen kan då användas som bevis på att upphandlande organisationens krav är uppfyllda.

I dessa fall kan den upphandlande organisationen alltså acceptera olika bevis. Sådana bevis kan vara certifikat på att leverantören har ett kvalitetsledningssystem (exempelvis ISO 9001) men också acceptera andra beskrivningar och intyg (så som intyg/certifiering om FR2000).

Självfallet gäller det så länge som det system som leverantören har också uppfyller den upphandlande organisationens krav eller kontraktsvillkor. Det vill säga att systemet verkligen har de rutiner eller moment som kravet eller kontraktsvillkor beskriver.

Ska det då tolkas så att den upphandlande organisationen kan kräva att kvalitetsledningssystemet ska vara internationellt och av europeisk standard och därmed underkänna exempelvis FR2000.

Hej

Om den upphandlande organisationen kräver att leverantören ska vara certifierad enligt ett miljö- eller kvalitetsledningssystem, så är det upphandlingsregelverket som definierar vad som kan godtas. Det är då relevanta europeiska standarder som den upphandlande organisationen får hänvisa till (det vill säga kräva).


God Jul!

Hej,

Gör man någon skillnad på tillämpningen över och under tröskelvärdena?

Vänliga hälsningar
Sofie

Hej,

Det finns inga bestämmelser om vilka kvalificeringskrav som en upphandlande organisation får, eller inte får, ställa vid upphandling under tröskelvärdena. Det finns alltså utrymme att ställa kvalificeringskrav på kvalitetsledningssystem eller miljöledningssystem även under tröskelvärdena. Under tröskelvärdena så är friheten att utforma kvalificeringskraven sannolikt större, så länge som alla andra tillämpliga regler och de grundläggande upphandlingsprinciperna inte överträds. Väljer någon att inta en restriktiv tolkning av vilket utrymme som finns så bör tillämpning av reglerna ovan tröskelvärdena vara vägledande, exempelvis i hur kvalificeringskrav kan ställas.

God Jul!

Hej,

Är det rimligt att kräva certifiering vid anbudstillfället som ett kvalificeringskrav, eller eller borde det utformas så att certifiering måste vara på plats vid avtalsstart.

Vi sitter just nu med en upphandling där kravet står skrivet att man skall inkomma med certifikatet redan i anbudsfasen. Vi är mitt uppe i certifieringsprocessen och är färdigcertifierade när avtalet skall starta, dock inte färdiga vid anbudstillfället.

Hej Alexander,

Upphandlande organisationer får ställa krav på att intyg ska finnas som visar att leverantören är certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard. Det vill säga att leverantören har ett kvalitetsledningssystem och är certifierad enligt detta. Det är då relevanta europeiska standarder som den upphandlande myndigheten eller enheten får hänvisa till (det vill säga kräva), exempelvis ISO 9001. Ett sådant krav syftar till att styrka att leverantören har den tekniska och yrkesmässiga kapacitet som den upphandlande myndigheten efterfrågar (kvalificeringskrav).

Som min kollega Jens skrivit ovan ska den upphandlande organisationen godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder om leverantören inte hade möjlighet att erhålla intygen inom gällande tidsfrister. Eventuella förseningar i att erhålla intygen får då inte bero på leverantören. Leverantören måste också bevisa att de kvalitetssäkringsåtgärder som leverantören istället vill hänvisa till överensstämmer med de kvalitetsstandarder som krävs. Det är, tolkar vi det som, exempelvis i fall då leverantören har ansökt om eller genomgår en tredjepartscertifiering och kan förväntas godkännas, men ännu inte har godkänts, för en certifiering som det skulle kunna bli aktuellt.

Om det i upphandlingen krävs intyg på en certifiering av ett ackrediterat organ enligt en kvalitetssäkringsstandard, exempelvis om ett intyg krävs på att leverantören är certifierad enligt ISO 9001, så är möjligheten alltså starkt begränsad för leverantören att lämna in andra intyg än de som den upphandlande organisationen eller enheten har krävt, eftersom de måste vara likvärdiga med det intyg som nämns i upphandlingsdokumenten.

Läs mer
Se förvaltningsrättens bedömning i Kammarrätten i Sundsvalls dom i mål nr 565–18 om krav på intyg att leverantören är certifierad enligt en kvalitetssäkringsstandard och vilken bevisning som nystartade företag behöver inkomma med för att visa att kravet är uppfyllt.

Källhänvisningar
15 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – krav på kvalitetssäkringsstandarder och när likvärdiga intyg ska accepteras.

Med vänliga hälsningar,