Undantag från upphandling om det bara finns en aktuell leverantör?

Hej!

Om man ska ha en utbildning inom ett specifikt område och det endast finns en person som har forskat inom just det området, behöver det då upphandlas? Om man gör en marknadsanalys och märker att det inte finns någon annan leverantör som kan erbjuda detta. Ska det ändå annonseras för att konkurrensutsättas? Och om man inte behöver upphandla det, hur ska man dokumentera det?

Hej Ida,

Som huvudregel ska en upphandlande organisation konkurrensutsätta alla sina upphandlingar. Även om den upphandlande organisationen har fått indikationer på att det endast finns en leverantör på marknaden som tillhandahåller det som efterfrågas ska organisationen som utgångspunkt annonsera upphandlingen.

Ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering (kallas ibland direktivstyrd direktupphandling) får användas bland annat om det som ska upphandlas endast kan tillhandahållas av en viss leverantör på grund av tekniska skäl, att det utgör en unik konstnärlig prestation eller om det skyddas av ensamrätt. Dessa undantag tar sikte på just sådana situationer där det bara finns en möjlig leverantör av det som den upphandlande organisationen vill köpa. För att använda förfarandet ska det vara uteslutet att någon annan leverantör än den man vänder sig till kan tillgodose den upphandlande organisationens behov. Det är den upphandlande organisationen som har bevisbördan för att sådana omständigheter föreligger som medger att undantagsbestämmelsen är tillämplig. Vid osäkerhet kan det därför vara lämpligt att använda ett annonserat upphandlingsförfarande.

Se inlägget Hur gör man en upphandling om det bara finns en leverantör på marknaden? i vår Frågeportal.

Utbildningstjänster som omfattas av bilaga 2
Upphandlingar av sociala tjänster och andra särskilda tjänster omfattas av bilaga 2. Bilagan består av CPV-koder som syftar till att beskriva upphandlingens tjänst. Exempel på några undervisnings- och utbildningstjänster som omfattas av bilaga 2 är högre utbildning, chefsutbildning och personlighetsutvecklande utbildning. Om upphandlingens värde understiger direktupphandlingsgränsen är det möjligt för den upphandlande organisationen att genomföra en direktupphandling enligt 19 a kap. lagen om offentlig upphandling (LOU) (s.k. icke-direktivstyrd direktupphandling). Om så är fallet kan den upphandlande organisationen köpa tjänsten direkt från den tänkta leverantören.

Du hittar samtliga CPV-koder i Kommissionens förordning (EG) nr 213/2008.
Läs mer om direktupphandling på vår webbplats. Läs även om hur värdet av en direktupphandling ska beräknas i vår Frågeportal.

Dokumentationsplikt
Om upphandlingens värde överstiger 100 000 kronor är den upphandlande organisationen skyldig att löpande dokumentera genomförandet av upphandlingen. Enligt LOU ska dokumentationen vara tillräcklig för att den upphandlande organisationen ska kunna motivera sina beslut under upphandlingens samtliga skeden. Vägledning kan hämtas från de äldre förarbetena där det framgår att följande uppgifter som ett minimum bör omfattas av dokumentationsplikten: den upphandlande organisationens namn och organisationsnummer, föremålet för direktupphandling, hur konkurrensen togs till vara (annonsering eller tillkännagivande på organisationens hemsida), vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud, vilken leverantör som tilldelades kontraktet (och organisationsnummer) och det viktigaste skälet för tilldelningen, avtalets (uppskattade) värde samt tidpunkten för kontraktets genomförande eller kontraktets löptid. Notera även att dokumentationen ska vara slutförd senast 30 dagar efter att den upphandlande organisationen har ingått avtal eller fattat beslut om att avbryta upphandlingen.

För mer information om dokumentation i samband med direktupphandlingar, se Konkurrensverkets informationsmaterial Dokumentation av direktupphandlingar. Notera att informationsmaterialet är delvis inaktuellt och därför hänvisar till bestämmelser i gamla LOU).

Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska den upphandlande organisationen även upprätta en individuell rapport. Det finns inget hinder mot att dokumentationsplikten fullgörs i den individuella rapporten.

Läs mer
Se även inlägget Måste man konkurrensutsätta om man ska upphandla en utbildning, eller gäller något undantag? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 6 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – upphandling grund av tekniska skäl, att det utgör en unik konstnärlig prestation eller om det skyddas av ensamrätt
• 19 a kap. 2 § LOU – förutsättningarna för att genomföra en direktupphandling
• 19 a kap. 11 § LOU, respektive 19 kap 22 § LOU och prop. 2015/16:195 s. 1149 – dokumentationsplikt vid upphandling under tröskelvärdena
• 12 kap. 14 § LOU – dokumentationsplikt vid upphandling som uppgår till minst tröskelvärdena
• 12 kap. 15–16 §§ LOU och prop. 2015/16:195 s. 1077 – individuell rapport.

Med vänlig hälsning,