Hur många dagar innan sista anbudsdag får frågor och svar stänga?

Finns det något krav/regel när frågor och svar stänger eller är det upp till upphandlaren? Ofta är det 10 dagar innan och deras svar ska komma 6 dagar innan, men är det fritt för upphandlaren att välja?

Hej Claes,

Upplysningarna ska lämnas senast sex dagar före angiven sista dag för anbud förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid. Vad som ska anses falla inom tidsramen för god tid framgår inte närmare i lagen. Det är i första hand upp till den upphandlande organisationen att avgöra hur lång denna tidsfrist ska vara.

Det kan nämnas att frågan berörs i förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) och där ett exempel på tio dagar anges:
”För den upphandlande myndighetens planering kan det även i övriga fall vara lämpligt att i upphandlingsdokumenten ange vid vilken tidpunkt före de sex dagarna som en begäran om kompletterande upplysningar ska ha kommit in. Exempelvis kan det av upphandlingsdokumenten framgå att leverantörerna ska ställa frågor och begära kompletteringar av upphandlingsdokumenten senast tio dagar före anbudstidens utgång. På det viset blir det möjligt för den upphandlande myndigheten att lämna kompletterande upplysningar fyra dagar senare, dvs. senast sex dagar före anbudstidens utgång.”

Källhänvisningar

• 12 kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - inom vilken tid som upphandlande organisationen måste lämna in kompletterande upplysningar på begäran av leverantörer
• prop. 2015/16:195 s. 1074 - exempel på när begäran på kompletterande upplysningar ska ha kommit in

Med vänlig hälsning,

Har en upphandlade myndighet rätt att komma ut med ett pm 1dag innan anbudstidens utgång? I Pm:et ändrar man förutsättningarna och förlänger anbudstiden 6dagar.

Hej Martin,

Ska en upphandlande myndighet lämna kompletterande upplysningar?
En upphandlande myndighet ska på begäran av en leverantör lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud, förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid. Upplysningarna ska lämnas skriftligen till alla leverantörer som deltar i upphandlingsförfarandet. Detta gäller både vid upphandling över tröskelvärdet och vid upphandling enligt 19 kap. LOU. Vid påskyndat förfarande över tröskelvärdet ska upplysningarna lämnas senast fyra dagar före angiven sista dag för anbud.

Utöver det finns inga hinder mot att en upphandlande myndighet på eget initiativ lämnar ytterligare kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten.


Vad gäller om en upphandlande myndighet lämnar kompletterande upplysningar?
Om den upphandlande myndigheten lämnar sådana kompletterande upplysningar senare än sex dagar före angiven sista dag för anbud ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud. Detta gäller både vid upphandlingar över tröskelvärdet och vid upphandling enligt 19 kap. LOU.

Det finns inga regler om hur många dagar tidsfristen ska förlängas. Det framgår dock av Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) att förlängningen av tidsfristen ska stå i proportion till informationens eller ändringens vikt.

Källhänvisningar

• 12 kap. 11 § och 19 kap. 13 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten över och under tröskelvärdet
• 11 kap. 8 § och 19 kap. 14 § LOU – förlängning av tidsfristen för att lämna anbud över och under tröskelvärdet
• artikel 47.3 andra stycket Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – längden på förlängning av tidsfristen för att lämna anbud vid kompletterande upplysningar ska stå i proportion till informationens eller ändringens vikt.

Med vänlig hälsning,

Gäller denna regel om kompletterande upplysningar senare än sex dagar före angiven sista dag för anbud även för förnyad konkurrensutsättning på ramavtal?

Hej Sara,

Det framgår inte tydligt varken i lagen eller dess förarbeten om samma bestämmelser gäller även vid en förnyad konkurrensutsättning i ett ramavtal. Utifrån syftet med bestämmelsen och det faktum att bestämmelsen är ett uttryck för de grundläggande upphandlingsprinciperna om öppenhet och proportionalitet är det dock rimligt att anta att samma bestämmelser gäller även vid förnyade konkurrensutsättningar.

Syftet med bestämmelserna om kompletterande upplysningar samt förlängning av anbudstiden är att alla leverantörer ska få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud. Det innebär att, om informationen inte påverkar möjligheten för leverantörerna att utarbeta anbudet så kan kompletterande upplysningar lämnas senare än sex dagar före sista anbudsdag utan att det föranleder en förlängning av den ursprungliga tidsfristen.

Så vitt vi känner till har frågan dock aldrig blivit prövad i domstol och rättsläget får betraktas som oklart gällande skyldighet att lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten i samband med en förnyad konkurrensutsättning.

Källhänvisningar
prop. 2015/16:195 s. 643–644 – om betydelselös information lämnas ut för sent kräver inte detta en förlängning av tidsfristerna.

Vänliga hälsningar,

Hej, när det gäller tidsfristen 6 eller 10 dagar för sista dagen för frågor och svar, är det kalenderdagar eller veckodagar som ska räknas och räknas anbudsdagen med som en (1) dag?

Hej Isabelle,

Varför ska det anges en tid för sista dagen att ställa frågor?
Inledningsvis kan nämnas att de tio dagarna som anges i inläggen ovan endast är ett exempel som är hämtat från förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär att en upphandlande myndighet får bestämma att tiden för att senast begära kompletterande upplysningar ska ske tidigare eller senare än dessa tio dagar.

Syftet med att den upphandlande myndigheten ska ange en tidsfrist för att begära kompletterande upplysningar är för att underlätta bedömningen av om en begäran har framställts i god tid. Detta eftersom det endast är om en begäran om kompletterande upplysningar har inkommit i god tid som den upphandlande myndigheten har en skyldighet att förlänga anbudstiden i det fall myndigheten inte lämnar de kompletterande upplysningarna senast sex dagar före angiven sista anbudsdag.

Notera att tidsfristen att komma in med anbud alltid ska förlängas om det görs väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten. Detta gäller alltså oavsett om ändringarna görs före eller efter sex dagar före angiven sista anbudsdag.

Är tidsfristerna som anges i lagen inklusive eller exklusive helgdagar?
Oavsett vilken tidsfrist som anges i LOU så avser den alltid kalenderdagar om inget annat särskilt anges (jämför tidsfristen för utvärdering av ansökningar om att få delta i ett dynamiskt inköpssystem där arbetsdagar särskilt anges). Vad gäller tidsfristen för sista anbudsdag, avtalsspärr, treveckorsfristen samt tiodagarsfristen vid förlängd avtalsspärr så blir den så kallade söndagsregeln tillämplig. Någon motsvarande bestämmelse finns inte avseende andra tidsfrister som anges i lagen såsom exempelvis tidsfristen för att lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar innan sista anbudsdag.

Ska sista anbudsdagen räknas in i tidsfristen för att lämna kompletterande upplysningar?
Frågan om anbudsdagen ska räknas in eller inte har tidigare besvaras i inlägget Hur räknas tidsfristen för när en upphandlande myndighet senast måste svara på frågor? i vår Frågeportal varför vi i första hand hänvisar dig dit.

Läs mer
Läs mer om hur den så kallade söndagsregeln påverkar vissa tidsfrister i inläggen Att tänka på gällande tidsfrister vid helgdagar och Är avtalsspärren 10 dagar inklusive helgdagar? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• prop. 2015/16:195 s. 1074 – exempel på hur tiden för sista dag att ställa frågor kan anges för att underlätta den upphandlande myndighetens planering att kunna lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före anbudstidens utgång.
• prop. 2015/16:195 s. 669 – för att underlätta bedömningen av om en begäran har framställts i god tid, bör en inbjudan att lämna anbud innehålla uppgifter om tidsfristen för att begära kompletterande upplysningar
• 12 kap. 11 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tidsfrister för en upphandlande myndighet att lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten under förutsättning att begäran om upplysningarna har gjorts i god tid
• 11 kap. 8 § lag första punkten LOU – tidsfristen för att komma in med anbud ska förlängas om kompletterande upplysningar inte lämnas inom de tidsfrister som anges i 12 kap. 11 §
• 11 kap. 8 § andra punkten LOU – tidsfristen att komma in med anbud ska förlängas om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten
• 8 kap. 7 § andra stycket LOU – vid utvärdering av anbudsansökningar till ett dynamiskt inköpssystem anges specifikt att tidsfristen avser arbetsdagar
• prop. 2015/16:195 s. 1059 – rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 som reglerar vad som gäller när tidsfristens utgång är på en helgdag, lördag, söndag eller till exempel julafton (söndagsregeln), är tillämplig på alla förekommande tidsfrister avseende anbudsansökningar och anbud
• 20 kap. 18 § LOU – vid beräkning av avtalsspärr, treveckorsfrister, tiodagarsfristen vid förlängd avtalsspärr samt tidsfrister för ansökan om överprövning ska 2 § i lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid tillämpas (söndagsregeln).

Vänliga hälsningar,

Har man rätt att be om kompletterande uppgifter/ ställa frågor även om tidsfristen till sista dag för andbudsinlämning är mindre än 6 dagar?

Hej Tobias,

Det är alltid möjligt att be om kompletterande uppgifter och ställa frågor även om tidsfristen för frågor och svar har löpt ut och tiden före sista dag för anbudsinlämning är mindre än sex dagar. Däremot finns det som huvudregel ingen skyldighet för den upphandlande organisationen att besvara dessa frågor eller lämna kompletterande upplysningar efter det att sista dagen för frågor och svar har passerat.

Läs mer om detta i inlägget Måste vi besvara en fråga som kommer in efter det att sista dagen för frågor och svar har passerat? i vår Frågeportal.

Vänliga hälsningar,