Vilka handlingar i en upphandling bör undertecknas?

Hej
Finns det någon vägledning gällande vilka handlingar som bör finnas undertecknade i fysisk form? Exempelvis förr skulle man signera öppningsprotokoll (två i förening) men gäller det nuförtiden, när man får in handlingarna via ett system som anbudsgivaren har full kontroll över? Vilka handlingar bör finnas diarieförda i ett diarie, jmf med handlingar som räcker att dom finns spårbara i upphandlingssystemet?

Hej Katarina,

Vi känner inte till någon vägledning gällande vilka handlingar som bör finnas undertecknade i fysisk form.

I upphandlingslagstiftningen finns inget uttryckligt krav om att någon handling ska undertecknas i en upphandling. Det är alltså upp till den upphandlande myndigheten att avgöra om något ska undertecknas. Detta val ska regleras i upphandlingsdokumenten.

I praktiken är det vanligt förekommande att myndigheter kräver att leverantörens sanningsförsäkran, avseende att den inte ska uteslutas på grund av brott, ska vara försett med en underskrift eller en avancerad elektronisk underskrift. Det är även vanligt att motsvarande krav ställs när det gäller leverantörens anbud.

Öppningsprotokoll ska bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. Det betyder inte nödvändigtvis att ett sådant protokoll behöver undertecknas i fysisk form. Det är upp till den upphandlande myndigheten att säkerställa att kravet uppfylls.

Upphandlingslagstiftningen innehåller inte särskilda bestämmelser gällande diarieföring. Diarie- och arkivfrågor hänvisar vi till respektive myndighets registrator eller Riksarkivet.

Läs mer
Läs mer om sanningsförsäkran i vår vägledning ESPD-systemet s. 31.

Källhänvisningar
12 kap. 10 § andra stycket lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - öppningsprotokoll ska bestyrkas av dem som deltar i förrättningen.

Med vänliga hälsningar