Går det att lägga till nya leverantörer i ett befintligt ramavtal?

Hej!

Vi har för avsikt att teckna ramavtal med leverantörer för att möta ett återkommande behov. Vi har idag ca 10 ramavtalsleverantörer men det är periodvis för få. Vi har nu gjort en ny upphandling men det har däremot inte inkommit tillräckligt många svar för att vi skall fylla upp till det verkliga behovet.

Vi vet helt enkelt på förhand att entreprenörerna inte kommer hinna utföra alla uppdrag. Vi kan inte låta bli att genomföra projekt för att leverantörerna är för få.
 
Vad gör vi nu? Kan vi annonsera att vi vill "fylla på" ramavtalet eller behöver vi göra direktupphandlingar med "synnerlig brådska" varje gång trotts att vi vet på förhand att det kommer uppstå?

Vi vet att det finns fler leverantörer på marknaden som kan utföra tjänsten men av olika skäl inte har lämnat anbud, så fler leverantörer finns.

Det är många små eller Micro företag som vi såklart gärna vill ha in i våra ramavtal men som inte kunnat lämna in anbud denna gång eftersom även dom har haft mycket jobb.

Så frågan är vad gör vi nu?

Vi vet att alltså att vi inte har tillräckligt med leverantörer för att möta vårt verkliga behov men kan inte göra en separat upphandling för varje projekt som uppstår, ofta på belopp om ett par hundra tusen varje gång, för då får vi anställa en till upphandlare.

Kan vi fylla på ramavtalet och i så fall hur, eller kan vi skapa en reservlista eftersom den är utannonserad en gång redan?

Det är nischade tjänster upphandlingen gäller och varje avrop kommer röra sig mellan 80 000 och 300 000 kronor uppskattningsvis, avropen kommer ske ganska ofta periodvis.

Hej Sofia,

Går det att lägga till nya leverantörer i ett befintligt ramavtal?
Kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får endast ingås mellan en upphandlande myndighet som har identifierats för detta syfte antingen i anbudsinfordran som avser ramavtalet eller i inbjudan att bekräfta intresse och en leverantör som är part i ramavtalet. Ett ramavtal är med andra ord ett slutet system där det inte är tillåtet att i efterhand ”lägga till” nya leverantörer.

Detta kan jämföras med dynamiska inköpssystem som inte är begränsade till de ursprungliga avtalsparterna, utan där nya leverantörer kan ansluta efterhand under det dynamiska inköpssystemets löptid. Du kan läsa mer om dynamiska inköpssystem på vår webbplats.

Kan vi direktupphandla på grund av synnerlig brådska?
Förutsättningarna för att kunna göra en direktupphandling på grund av synnerlig brådska är att:

• det ska vara absolut nödvändigt att genomföra upphandlingen 
• en synnerlig brådska gör att normala tidsfrister inte kan hållas
• brådskan ska vara förorsakad av omständigheter som inte har kunnat förutses av den upphandlande myndigheten
• brådskan får inte ha orsakats av myndigheten själv

Alla fyra punkterna måste vara uppfyllda. Det handlar om sådan brådska som orsakats av omständigheter som den upphandlande myndigheten inte kunnat förutse och som inte beror på den egna myndighetens handlande. Bristande planering från den upphandlande myndighetens sida ger inte rätt att direktupphandla. Undantaget är med andra ord inte tillämpligt om den upphandlande myndigheten har varit medveten om problemet men låtit bli att upphandla i rimlig tid.

Vad kan vi göra om vårt behov inte kan tillgodoses genom befintligt ramavtal?
Att den upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses av ramavtalsleverantörerna innebär inte att den upphandlande myndigheten ges en generell rätt att direktupphandla för att tillgodose det upphov som uppstått. Det redogörs utförligt kring den här problematiken i inlägget Vad gör vi om vi inte får in några avropssvar vid avrop på ramavtal?.

I det exempel du beskriver kan också frågan om parallella eller överlappande ramavtal bli aktuell (beroende på hur den upphandlande myndigheten väljer att agera om det uppkomna behovet i ett första skede inte kan tillgodoses av ramavtalsleverantörerna). Denna fråga diskuteras bland annat i denna juridiska krönika. Frågan har även behandlats i inlägget Finns möjlighet att komplettera med fler leverantörer i ett rangordnat ramavtal? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar
7 kap. 3 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får ingås endast mellan en upphandlande myndighet som har identifierats för detta syfte och leverantör som är part i ramavtalet.

Med vänlig hälsning