Får upphandlingsdokument lämnas ut efter anbudstidens utgång men innan tilldelningsbeslut?

Hej,
Vi är en stiftelse och lyder som jag förstår det inte under offentlighetsprincipen. Vi har skickat ut tilldelningsbevis. Två leverantörer har nu krävt att få se utvärderingsprotokoll och anbudsdokument från sina konkurrenter. Varje leverantör har när de skickat in anbuden krävt sekretess på grund av att de anser att siffrorna är företagshemligheter. Kan vi lämna ut dokumentationen? Måste vi lämna dokumentationen?

Hej Victoria,

Om offentlighetsprincipen och stiftelser
Offentlighetsprincipen innebär att var och en har rätt att ta del av allmänna handlingar och uppgifter om de inte är sekretessbelagda. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är upprättad hos en myndighet eller kommit in till myndigheten. Stiftelser där kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande ska jämställas med myndigheter och då omfattas stiftelsen av offentlighetsprincipen. Det är därför av stor betydelse hur stiftelsen bedrivs vid bedömningen om den omfattas av offentlighetsprincipen.

Det faktum att en stiftelse anser att den faller inom lagen om offentlig upphandlings (LOU:s) tillämpning talar för att stiftelsen kan omfattas av offentlighetsprincipen eftersom stiftelsen anser sig vara ett offentligt styrt organ.

Omfattas en stiftelse av offentlighetsprincipen gäller följande.

Uppgifter som rör anbud kan behöva lämnas ut när den absoluta sekretessen upphör
Uppgift som rör anbud eller ansökan inom en upphandlande myndighet eller enhet får inte i något fall lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet eller erbjudandet förrän alla anbud eller ansökan offentliggörs eller beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet dessförinnan har slutförts. För sådana uppgifter gäller absolut sekretess, vilket innebär att en upphandlande myndighet som lyder under offentlighets- och sekretesslagen (OSL) aldrig ska lämna ut sådana uppgifter innan tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Uppgifter om vem som har hämtat upphandlingsdokument omfattas av denna sekretess.

Efter att tilldelningsbeslut skickats ut upphör den absoluta sekretessen. Då ska uppgifter som rör anbud som inte omfattas av sekretess enligt någon annan bestämmelse i OSL lämnas ut på begäran. Ni kan därför bli tvungna att lämna ut dokumentationen. Vid sekretessbedömningen spelar det inte nödvändigtvis någon roll att de som har skickat in uppgifterna begär att uppgifterna ska omfattas av sekretess. Det ska alltid göras en objektiv bedömning i varje enskilt fall om en uppgift omfattas av sekretess.

Får upphandlingsdokument lämnas ut efter anbudstidens utgång men innan tilldelningsbeslut?
Upphandlingsdokument innehåller i regel inte några uppgifter om anbud eller andra uppgifter som omfattas av absolut sekretess och kan således i regel lämnas ut efter att det har blivit en allmän handling. En bedömning får göras av den myndighet som ska lämna ut den efterfrågade handlingen.

Upphandlingsdokument blir en allmän handling när upphandlingen annonseras. Före denna tidpunkt är upphandlingsdokumenten ett internt arbetsmaterial och inte en allmän handling. Det gäller även om dokumenten skulle vara färdiga. Vid flerstegsförfaranden, exempelvis selektivt förfarande, blir inte samtliga upphandlingsdokument allmänna förrän det skickats ut till den eller de anbudssökande som kvalificerat sig för att få lämna anbud.

För att avgöra om upphandlingsdokumenten utgör allmänna handlingar och om de kan lämnas ut eller om omfattas av sekretess behöver en bedömning göras i det enskilda fallet.

Källhänvisningar

• 2 kap. 1 och 3 § Tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) - allmän handling
• 2 kap. 3 § första stycket Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) - Stiftelser där kommuner eller landsting utövar ett rättsligt bestämmande inflytande ska jämställas med myndigheter och då omfattas stiftelsen av offentlighetsprincipen
• 1 kap. 18 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - offentligt styrt organ
• 19 kap. 3 § andra stycket OSL  – absolut sekretess i upphandling.

Med vänlig hälsning,