Vad bör man tänka på när man begär vite?

Hej!

Vad bör man tänka på när man kräver ut ett vite? Det vill säga hur ska man hantera det på ett korrekt sätt:

• Beställaren skickar faktura på vitesbeloppet
• Leverantören gör avdrag på vitesbeloppet på fakturan
• Eller ska det ske på annat sätt?

Hej,

Vad en upphandlande myndighet bör tänka på när den kräver vite beror ytterst på omständigheterna i det enskilda fallet. Inledningsvis bör myndigheten säkerställa att den har rätt att begära vite enligt avtalet. Vidare finns det finns inget rätt och fel ur ett upphandlingsrättsligt perspektiv så länge avtalet inte säger specifikt hur det ska hanteras. Det vill säga att det är upp till parterna att komma överens om hur det ska hanteras i praktiken.

Det kan vara bra att stämma av med ekonomifunktionen hur den föredrar att viten ska hanteras.

Det förekommer att leverantören utfärdar en kreditfaktura på vitesbeloppet till myndigheten. Ett annat exempel är det du beskriver. Ytterligare en variant är att leverantören drar av vitesbeloppet på nästa faktura. Det är lämpligt att välja en metod som underlättar för båda parterna att följa upp att viten har betalats och hur det har gått till. Om de beskrivna sätten är förenliga med god redovisningssed kan vi inte svara på, utan vi hänvisar till Bokföringsnämnden alternativt respektive upphandlande myndighets ekonomifunktion.

Läs även gärna vår vägledning Avtalsförvaltning.

Med vänlig hälsning,

Hej, jag skulle ge rådet att en kreditnota utfärdas från leverantören för att betala sitt vite (och servicekrediter), INTE avdrag på nästkommande servicefaktura. Kreditnotan för vite är mer effektiv för att nå sitt syfte eftersom den är obekväm att hantera inom sin organisationen och tydliggör (se blottar) att man har på något sätt misslyckats (se internt KPI för vite) jämfört om man gör avdrag på nästkommande faktura (dolt). Detta ger i sin tur mer engagemang från leveransavdelningen att lyckas med sina åtaganden för att inte koncernchefen eller dylikt ska höra av sig vad som pågår (de har ofta koll på viten och kan ses som ett värde på kvaliteten). Vite är ett av de få påtryckningsmedel som finns för kunden att få den kvalitet som man handlade upp, inte "tjäna" pengar. Dessutom är det lag på att hantera vite OM det finns vitesklausuler avtalet...det vill säga inte obekvämt att kräva, du gör enbart din plikt.

Hej Nisse,

Stort tack för att du bidrar med tips i vår Frågeportal!

Vill även passa på att förtydliga att det är viktigt att den upphandlande myndigheten i upphandlingsdokumentens särskilda kontraktsvillkor tydligt klargör hur eventuella viten ska utgå.

Med vänlig hälsning,