När får man förhandla vid annonserad upphandling under tröskelvärdet?

Hej,

Vi har efter att tilldelningsbeslutet skickats ut upptäckt att vi inte har budget för att teckna avtal med den vinnande leverantören i 4 år. Vi skulle därför behöva förhandla om priset eller avtalslängden så att priset på så sätt sänks. Är detta möjligt efter att tilldelningsbeslut har skickats ut? (Vi har inte tecknat avtal ännu.)

Mvh,

Hej Lisa,

Inledningsvis kan nämnas att det alltid är möjligt att förhandla med en eller flera anbudsgivare när man genomför en upphandling enligt en icke-direktivstyrd upphandling.

Finns det bestämmelser som reglerar när och hur man får förhandla?
Vid upphandlingar på det icke-direktivstyrda området har den upphandlande organisationen möjlighet att förhandla om alla aspekter angående anbudet samt av upphandlingsdokumenten, förutom minimikrav och tilldelningskriterier. Detta innebär inte nödvändigtvis att det är fritt fram att förhandla när som helst eller om vad som helst. En förhandling ska alltid vara förenlig med de grundläggande upphandlingsprinciperna. Det innebär att det som utgångspunkt måste framgå av upphandlingsdokumenten att förhandling kommer ske. Förhandlingar får inte heller sträcka sig så långt att de ändrar de grundläggande förutsättningarna för upphandlingen.

Det finns ingenting som hindrar den upphandlande organisationen från att förhandla om priset med anbudsgivaren. Förhandlingar kan alltså avse alla avtalsvillkor inklusive pris och mindre ändringar och anpassningar av upphandlingsdokumenten.

Får förhandlingar äga rum efter tilldelningsbeslutet?
Vid upphandlingsförfaranden på det direktivstyrda området där förhandling får förekomma ska den upphandlande organisationen förhandla med anbudsgivarna om förbättringar i deras anbud, förutsatt att förhandlingarna inte avser minimikraven eller tilldelningskriterierna.

Om ändringar sker i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna måste den upphandlande organisationen skriftligen informera alla kvarvarande anbudsgivare om detta och ge dem skälig tid att ändra sina anbud. Även när den upphandlande organisationen har för avsikt att avsluta förhandlingarna ska organisationen informera de anbudsgivare som fortfarande deltar i förhandlingarna om detta och ange gemensam tidsfrist för dem att lämna slutgiltiga anbud som inte får vara föremål för förhandling.

Detta betyder att förhandlingar (i upphandlingsrättslig mening) inte får äga rum efter tilldelningsbeslutet vid en upphandling på det direktivstyrda området även om det inte uttryckligen står i bestämmelserna om förhandlingar i lagen om offentlig upphandling (LOU).

Vid upphandlingar på det icke-direktivstyrda området regleras inte utformningen av förhandlingarna uttryckligen i LOU. Det är som utgångspunkt de grundläggande upphandlingsprinciperna som styr hur förhandlingarna ska gå till.

Med tanke på vad som gäller vid förhandling över tröskelvärdet gäller sannolikt motsvarande vid annonserade upphandlingar under tröskelvärdena, eftersom det skulle strida mot likabehandlingsprincipen att förhandla med en leverantör om innehållet i dennes anbud efter tilldelningsbeslutet.

Ändringar av kontrakt och ramavtal – ett möjligt alternativ
Det finns som utgångspunkt ingen upphandlingsrättslig skyldighet för den upphandlande myndigheten att genomföra ett inköp om behovet ändrats eller om det inte finns budget för inköpet.

Ett alternativ är därför att se över möjligheten att förhandla med den vinnande leverantören efter det att avtalet har undertecknats. Ett kontrakt och ramavtal får exempelvis ändras om ändringen är av mindre värde, vilket för varor och tjänster innebär att värdet av ändringen inte får överstiga 10 procent av kontraktets eller ramavtalets värde och inte heller överstiga tröskelvärdet.

En förutsättning för att genomföra en ändring är dock att båda parter är överens om att ändringen ska ske.

Källhänvisningar

• 19 kap. 16 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – möjlighet till förhandling vid upphandling på det icke-direktivstyrda området
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 3362–15 – förhandlingar får inte sträcka sig så långt att de ändrar de grundläggande förutsättningarna för upphandlingen
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 926–09 – förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris och mindre ändringar och anpassningar av upphandlingsdokumenten
• 6 kap. 8–9 och 11 §§ LOU – vad förhandlingar får avse vid upphandling på det direktivstyrda området
• 17 kap. 9 § LOU – ändringar av mindre värde.

Med vänlig hälsning,