När föreligger det särskilda skäl för en längre ramavtalstid än 4 år?

Hej,

En fråga angående avtalslängd.

Vi ska snart annonsera ut en upphandling för samhällsbetalda resor (skolskjuts), det är en upphandling som kräver stora investeringar i form av digitala verktyg samt resurser, både för oss samt leverantör. Vi kommer nämligen digitalisera hela flödet samt införa en resegaranti där resenären själv kontaktar leverantören direkt vid exempelvis förseningar etc.

Vi har fört dialogmöten med leverantörerna som alla är med på idén. Så därför är min fråga om det är befogat för en avtalslängd på minst sex (6) år i och med att stora investeringar krävs!

Hej Rune,

Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall. Vi kan därför inte svara på om det är befogat med en avtalstid på minst sex år i ditt fall. Däremot kan vi ge generell information om vad som gäller när en upphandlande organisation vill ha en längre avtalstid än fyra år.

Det är oklart om det i ditt exempel rör sig om ett kontrakt eller ett ramavtal. I svaret nedan antar vi att det rör sig om ett ramavtal. För att få svar på vad som gäller vid ett kontrakt, se inlägget Hur långt får avtalets löptid vara för kontrakt respektive ramavtal? i vår Frågeportal.

När föreligger särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år?
Vid ramavtal är huvudregeln att de inte får löpa under längre tid än fyra år. Endast då det finns särskilda skäl får ramavtalet löpa längre än fyra år. Löper ramavtalet under en längre tid är det den upphandlande organisationen som ska kunna göra det sannolikt att det finns särskilda skäl. Vid denna bedömning är det särskilt viktigt att proportionalitetsprincipen beaktas.

Exempelvis kan det vara motiverat att överstiga fyra år när leverantörer måste investera i utrustning där avskrivningstiden är längre än fyra år och som måste vara tillgänglig när som helst under ramavtalets hela löptid. Det saknas dock beloppsangivelser kring vad som kan anses vara en investeringsnivå som motiverar avsteg från fyraårsregeln gällande ramavtals löptid. Det finns inte heller någon uttrycklig begränsning för hur lång tid ett sådant ramavtal maximalt får löpa. Förutom vid stora investeringar kan även avgränsade projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutas, tala för att särskilda skäl föreligger. Båda dessa skäl får bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Att samtliga leverantörer vill att ramavtalstiden överstiger fyra år har ingen betydelse vid bedömningen om särskilda skäl föreligger.

Exempel på bedömningar om särskilda skäl föreligger
Ett rättsfall där det ansågs föreligga särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år, hade en lång implementeringstid i kombination med säkerhetsaspekten en viss betydelse vid bedömningen. Det var då Kammarrätten i Sundsvall som skulle avgöra om en upphandling där avtalstiden för ramavtalet var åtta år och tio år för service, utgjorde särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år. Upphandlingen avsåg marina evakueringssystem till färjor, där systemen skulle installeras i ett stort antal färjor enligt en plan som byggde på ett flerårigt dockningsschema.

Kammarrätten ansåg att det i fallet fanns särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år, eftersom systemen byggde på ett flerårigt dockningsschema och även enhetligheten i systemen bedömdes ha betydelse för säkerheten på färjorna.

Ett annat rättsfall där istället fokus främst låg på de stora investeringar som behövdes göras, var ett från Kammarrätten i Stockholm. Upphandlingen avsåg en tvätt- och textilservice med en ramavtalstid på fem år med möjlighet till två års förlängning. Avtalstiden motiverades här av att det ställdes krav på mycket stora investeringar, men även att upphandlingsföremålet rörde en processindustri med mycket få leverantörer samt att en kortare avtalstid skulle medföra inträdeshinder för nya aktörer. Kammarrätten fann att den upphandlande organisationen hade tillräckliga skäl för att använda en längre avtalstid än fyra år och att dessa skäl var hänförliga till upphandlingsföremålet.

Ett liknande fall, som också avsåg stora investeringar, är ett från Kammarrätten i Göteborg. I detta fall hade de upphandlande organisationerna upphandlat ett avtal om avfallshämtning med en avtalstid på fem år med möjlighet till förlängning i två år. Investeringskostnaden för fordonen som behövdes för att fullgöra uppdraget var höga och de hade en avskrivningstid som översteg fyra år. Även om omplacering eller avyttring av fordonen till bokfört värde i vissa fall kunde vara möjlig efter fyra år ansåg kammarrätten att de upphandlande myndigheterna gjort sannolikt att en avtalstid om endast fyra år skulle skapa en ekonomisk osäkerhet för mindre leverantörer som fick antas vara konkurrenshämmande. Det förelåg därför särskilda skäl att tillämpa en längre avtalstid än fyra år.

Källhänvisning

• 7 kap. 2 § lagen om offentlig upphandling (LOU) – ramavtalets löptid
• Beaktandesats 62 andra stycket i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – när det finns undantag från en ramavtalstid som överstiger fyra år
• prop. 2006/07:128 s. 333 – projekt och stora investeringar kan utgöra särskilda skäl som kan motivera en längre ramavtalstid än fyra år.
• Kammarrätten i Sundsvalls dom av den 26 februari 2019 i mål nr 2573–18.  – en lång implementeringstid i kombination med säkerhetsaspekten hade en viss betydelse vid bedömningen av att ett ramavtal på åtta år och tio år för service, utgjorde särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 1583–13 – en ramavtalstid på fem år med möjlighet till två års förlängning ansågs motiverad eftersom det ställdes krav på mycket stora investeringar
• Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 3124-3127–13 – en hög investeringskostnad för fordonen som behövdes för att fullgöra uppdraget i ramavtalet och en avskrivningstid som översteg fyra år, ansågs utgöra särskilda skäl för en avtalstid på fem år med möjlighet till förlängning i två år.

Med vänlig hälsning,

Har ni sett några domar eller sett resonemang kring att det är motiverat med en ramavtalstid på längre än 4 år när det är långa implementeringstider samt att beställaren, alltså den upphandlande myndigheten, har stora implementeringskostnader.
Vi ska upphandla en ny digital plattform där vi ser att det kommer ta långt tid att jobba in plattformen i organisationen. Likaså ligger det ett stort och gediget jobb till grund för upphandlingen. Kan denna två parametrar vara en grund för att ha en längre avtalstid?

Tack för hjälpen

Hej Johanna,

Vi känner inte till någon praxis som rör de omständigheter du beskriver i din fråga. Generellt kan sägas att stora investeringskostnader ska ha en koppling till själva upphandlingsföremålet och inte, som var fallet i ett mål från Kammarrätten i Göteborg, leverantörens kapacitet. Om samma resonemang är applicerbart för myndighetens implementeringskostnader är oklart.

Det krävs att omständigheterna i det enskilda fallet är sådana att inget annat än en längre löptid än fyra år vore ekonomiskt försvarbart för leverantören, eller att detta krävs för att inte hämma konkurrensen på marknaden, för att stora investeringskostnader med lång avskrivningstid ska utgöra särskilda skäl. Om de implementeringskostnader du beskriver är att likställa med sådana investeringskostnader för leverantören som berörs i rättsfallen kan vi inte ta ställning till.

Det nämns däremot i förarbetena att projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år men som naturligt upphör när det avslutas kan anses utgöra särskilda skäl för en längre löptid än fyra år. I den juridiska litteraturen har det framhållits att det kan anses föreligga särskilda skäl om ett ramavtal avser en produkt som inte är färdigutvecklad, eller om det ställs särskilda krav på kontinuitet i tjänsternas tillhandahållande. Eventuellt kan dessa skäl vara aktuella att undersöka närmare i ert fall.

Utan att känna till några närmare detaljer om det upplägg ni tänkt er så vill vi påminna om att kontrakt som grundar sig på ett ramavtal kan löpa längre än själva ramavtalet. Läs mer om det i inlägget Får kontraktets löptid gå utöver ramavtalets löptid? i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• Kammarrätten i Göteborg, mål nr 4656–14 – investeringskostnaderna var inte sådana som avses i förarbeten och praxis eftersom de inte var kopplade till upphandlingsföremålet utan till leverantörernas kapacitet
• Kammarrätten i Jönköping, mål nr 1054–16 - för att göra undantag och tillåta att ett ramavtal löper under längre tid än fyra år, på grund av stora investeringar med lång avskrivningstid, måste det krävas att omständigheterna i det enskilda fallet är sådana att inget annat vore ekonomiskt försvarbart eller att detta krävs för att inte hämma konkurrensen på marknaden
• prop. 2006/07:128 s. 334 – ett avgränsat projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutas kan motivera en längre ramavtalstid än fyra år
• Kristian Pedersen, Upphandlingens grunder: en introduktion till offentlig upphandling och upphandling i försörjningssektorerna, fjärde upplagan, 2017 s. 96 - Det kan också anses föreligga särskilda skäl om ett ramavtal avser en produkt som inte är färdigutvecklad eller om det ställs särskilda krav på kontinuitet i tjänsternas tillhandahållande.

Med vänlig hälsning,

Hej igen.
Skulle man kunna använda sig av beaktandesats 62 i LOU direktivet. Där står i första stycket sista meningen att löptiden på kontrakt, som är avropat från ett ramavtal, ska beaktas med hänsyn till bland annat "när det behövs omfattande utbildning för personal för att fullgöra kontraktet." Har ni någon uppfattning om detta avser både UMs personal och leverantörens personal. Skulle man kunna använda hänvisningen till denna beaktandesats för att göra ett längre avtal.

Tack snälla för hjälp

Hej Johanna,

För att avgöra om beaktandesats 62 första stycket sista meningen i LOU-direktivet kan användas som stöd för att kontraktstiden ska löpa längre än fyra år behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vilket innebär att vi inte kan svara på din fråga. Vi har inte tagit ställning i frågan om formuleringen ”utbildning för personal” avser leverantörens, myndighetens eller bådas personal.

De exempel som nämns i direktivet för när det kan finnas skäl för en längre löptid ska inte betraktas som uttömmande, utan det är alltid upp till den upphandlande organisationen att visa att skäl för en längre löptid föreligger. Det innebär att det är upp till er att avgöra om det finns skäl för en längre löptid i ert fall eller inte.

Vad som är viktigt att ha i åtanke är att ramavtal inte får användas på ett otillbörligt sätt som förhindrar eller begränsar konkurrensen och det är den upphandlande organisationen som ska visa att det funnits skäl att frångå huvudregel om en maximal löptid om fyra år. Det innebär att utrymmet för en längre löptid för både kontrakt som grundas på ramavtal och ramavtal alltid måste avgöras utifrån samtliga omständigheter i varje enskilt fall. När det gäller kontrakt som grundas på ett ramavtal kan det tänkas att ett sent avrop från ett ramavtal, där kontraktstiden bestäms till längre än vad som varit brukligt under tidigare avrop, skulle kunna indikera att ramavtalet tillämpas på ett otillbörligt sätt som begränsar konkurrensen.

Källhänvisningar

• Beaktandesats 61 i LOU-direktivet – Ramavtal bör inte användas på otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids
• Arrowsmith, Sue, The law of public and utilities procurement: regulation in the EU and UK Volume 1, 3:e uppl., Sweet & Maxwell, London, 2014 s. 1175–1177 – Utrymmet för en längre löptid måste alltid avgöras utifrån samtliga omständigheter i varje enskilt fall. Ett sent avrop från ett ramavtal där kontraktstiden bestäms löpa längre än vad som tidigare varit brukligt, i syfte att förlänga ramavtalets tillämplighet över fyra år, skulle utan tvekan anses strida mot fyraårsgränsen samt eventuellt även förbudet mot konkurrensbegränsande agerande.

Med vänlig hälsning,