Går det att tillhandahålla en del av upphandlingsdokumenten i fysiskt format?

Hej,
Hur fungerar det om några filer inte stöds på grund av filformatet och därför inte går att ladda upp i upphandlingsverktyg? Då ges inte anbudsgivare fullständig tillgång till upphandlingsdokumenten med upphandlingsverktyg.

Går det att be anbudsgivare hämta del av förfrågningsunderlag på USB-minne och skulle detta förlänga anbudstiden med exempelvis 5 dagar?

Hej Lotta,

Kommunikation under upphandling ska som huvudregel ske elektroniskt
Det är möjligt att göra så under vissa förutsättningar. Men huvudregeln är att den upphandlande myndigheten och en leverantör som utgångspunkt ska använda elektroniska medel som är allmänt tillgängliga vid kommunikation under en upphandling. Undantag får endast göras i vissa angivna situationer.

Om det inte är möjligt att använda allmänt tillgängliga elektroniska medel vid upphandlingen får den upphandlande myndigheten ge instruktioner till leverantörerna att använda ett annat elektroniskt medel för kommunikation. Den upphandlande myndigheten ska i så fall erbjuda kostnadsfri tillgång till det elektroniska medel som man väljer att använda.

Om det på grund av upphandlingens beskaffenhet inte är möjligt att använda något elektroniskt medel får den upphandlande myndigheten använda eller anvisa andra medel för kommunikation. Detta kan även omfatta en del av upphandlingen. Undantaget omfattar situationer där elektroniska medel kräver en användning programvara eller utrustning som inte är allmänt tillgängligt eller omständigheter som gör att elektroniska medel inte är möjliga att tillämpa. Det är till exempel om filformat inte stöds av allmänt tillgängliga applikationer eller om det krävs specialiserad kontorsutrustning som inte är allmänt tillgänglig för den upphandlande myndigheten.

Den upphandlande myndigheten ska med hjälp av elektroniska medel ge fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten. Detta ska vara möjligt från den dag då upphandlingen annonseras. Om den upphandlande myndigheten inte kan ge tillgång till något upphandlingsdokument ska myndigheten i annonsen beskriva hur leverantörerna kan få tillgång till dokumenten. Det ska alltså inte vara möjligt att ge direkt tillgång till upphandlingsdokumenten via elektroniska medel för att det ska vara möjligt att ta del av upphandlingsdokumenten på annat sätt.

Enbart omständigheten att den upphandlande myndighetens upphandlingsverktyg inte stödjer ett visst filformat omfattas alltså inte av undantaget från att kommunikationen ska ske via elektroniska medel, enligt min uppfattning. För att det ska vara möjligt att använda andra medel för kommunikation ska det på grund av upphandlingens beskaffenhet inte vara möjligt att använda elektroniska medel (se ovan). Att den upphandlande myndighetens upphandlingsverktyg inte stödjer en viss typ av filformat kan inte i sig anses ha med upphandlingens beskaffenhet att göra. Det kan till exempel finnas andra möjligheter att via elektroniska medel ge tillgång till alla delar av upphandlingsdokumenten, till exempel via molntjänster som man länkar till i upphandlingsdokumenten.

Tidsfrist för anbud påverkas om det inte ges direkt och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten
När tidsfrister för att komma in med anbud bestäms, ska särskild hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid leverantörerna kan antas behöva för att utarbeta anbuden. I ett öppet förfarande ska tidsfristen uppgå till minst 35 dagar räknat från den dag då annonsen skickades för publicering.

Om den upphandlande myndigheten tillåter att anbuden skickas in elektroniskt, får tidsfristen bestämmas till minst 30 dagar. Tidsfristen ska även förlängas med ytterligare fem dagar om den upphandlande myndigheten inte ger fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten.
 
Källhänvisningar

• 12 kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – kommunikation med allmänt tillgängliga elektroniska medel
• 12 kap. 2 § LOU – kommunikation med elektroniska medel som inte är allmänt tillgängliga
• 10 kap. 7 § LOU – elektronisk tillgång till upphandlingsdokumenten
• 12 kap. 3 § LOU – kommunikation med andra medel
• prop 2015/16:195 s. 1068–1069 – Undantaget från skyldigheten att kommunicera med allmänt tillgängliga elektroniska medel
• artikel 22 i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – regler för kommunikation
• 11 kap. 1 § LOU – förhållanden som ska beaktas när tidsfristerna bestäms
• 11 kap. 2 § LOU – tidsfrist vid öppet förfarande
• 11 kap. 6 § LOU – förkortade tidsfrister vid elektroniska anbud
• 11 kap. 9 § LOU – förlängning av tidsfrist för anbud.

Med vänlig hälsning,