Får man ta bort ett obligatoriskt krav på golvpris under anbudstiden?
Publicerad 13 mars 2019
Hej
I en upphandling har den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget angett att det lägsta timpriset för arbete (byggnadsarbete) som kommer att accepteras är 450:- kr/tim. Förfrågningsunderlaget har skickats ut och upphandlingen har även i övrigt hanterats via Visma TendSign.
Den upphandlande myndigheten har vid ett senare tillfälle, i e-postmeddelanden till de företag som anmält sitt intresse för att lämna anbud, angett att lägre timpriser än 450:- kr/tim får anges i anbuden, och kan komma att accepteras, men att den upphandlande myndigheten vid sådana lägre timpriser kommer att begära en förklaring enligt 19 kap 27 § i LOU. E-postmeddelandena om detta har emellertid bara skickats ut till enskilda medarbetare i de aktuella företagen.
Kan den upphandlande myndigheten göra på detta sätt? Gäller den aktuella ändringen av kravet vad gäller timpriser? Kan en anbudsgivare göra något vad gäller detta om man missat det aktuella e-postmeddelandet och trott att man inte får ange lägre timpriser än 450:- kr/tim?
I en upphandling har den upphandlande myndigheten i förfrågningsunderlaget angett att det lägsta timpriset för arbete (byggnadsarbete) som kommer att accepteras är 450:- kr/tim. Förfrågningsunderlaget har skickats ut och upphandlingen har även i övrigt hanterats via Visma TendSign.
Den upphandlande myndigheten har vid ett senare tillfälle, i e-postmeddelanden till de företag som anmält sitt intresse för att lämna anbud, angett att lägre timpriser än 450:- kr/tim får anges i anbuden, och kan komma att accepteras, men att den upphandlande myndigheten vid sådana lägre timpriser kommer att begära en förklaring enligt 19 kap 27 § i LOU. E-postmeddelandena om detta har emellertid bara skickats ut till enskilda medarbetare i de aktuella företagen.
Kan den upphandlande myndigheten göra på detta sätt? Gäller den aktuella ändringen av kravet vad gäller timpriser? Kan en anbudsgivare göra något vad gäller detta om man missat det aktuella e-postmeddelandet och trott att man inte får ange lägre timpriser än 450:- kr/tim?
Martin Peterson
Publicerad 13 mars 2019
Hej Martin,
Vi tolkar din fråga som att upphandlingen genomförs med en förhandsannons eller som ett tvåstegsförfarande och att den upphandlande myndigheten angett ett obligatoriskt krav i första steget och sedan tagit bort det i det andra steget. Om vi missuppfattat din fråga får du gärna återkomma med ett förtydligande.
Vilken information ska ingå i förhandsannonsen?
Se inlägget Ska tilldelningskriterier vara med i steg 1 i ett förhandlat förfarande med föregående annonsering? i vår Frågeportal för att läsa mer om vilken information som ska göras tillgänglig vid första steget, respektive andra steget, vid ett tvåstegsförfarande.
Ändringar av upphandlingsdokumenten
Det är möjligt att göra vissa ändringar i en annonserad upphandling när tidsfristen för att lämna in anbud inte har löpt ut. Om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud.
Det är dock inte tillåtet att göra vilka ändringar som helst. Det är exempelvis inte tillåtet att göra ändringar som är så väsentliga att de skulle medföra att andra anbudssökande ges tillträde till upphandlingen än de som ursprungligen valdes, eller att ytterligare deltagare anmäler sig till upphandlingsförfarandet. Detta skulle särskilt kunna vara fallet om ändringarna innebär att kontraktet eller ramavtalet till sin art skiljer sig väsentligt från det kontrakt som ursprungligen fastställdes i upphandlingsdokumenten.
Lagstiftningen ger ingen närmare vägledning om var gränsen går för att ändringen ska vara så väsentlig att den inte är tillåten. En sådan bedömning måste göras i varje enskilt fall, och vi kan därför inte avgöra om ändringen du anger är tillåten eller inte. Det bör ligga i den upphandlande myndighetens intresse att så många potentiella leverantörer som möjligt får möjlighet att ansöka om att lämna anbud, eller lämna anbud, enligt de nya förutsättningarna. På så sätt ökar den upphandlande myndighetens möjligheter till en god affär.
Hur ska ändringen av upphandlingsdokumenten kommuniceras?
Oavsett om ändringen är väsentlig eller inte, samt tillåten eller otillåten, ska den upphandlande myndigheten beakta likabehandlingsprincipen under hela upphandlingsprocessen. Principen innebär att alla leverantörer ska få samma information samtidigt så att alla har lika förutsättningar att utarbeta konkurrenskraftiga anbud.
Den upphandlande myndigheten ska även iaktta öppenhetsprincipen, som innebär att upphandlingsdokumenten ska vara tydliga och formulerade på ett sådant sätt att det klart och tydligt framgår vilka krav, villkor och kriterier som gäller i upphandlingen.
Oavsett med vilka medel ändringen kommuniceras ska ändringen göras i upphandlingsdokumenten på ett sätt som medför att alla potentiella leverantörer ges möjlighet att lämna anbud enligt de nya förutsättningarna. För att bedöma om ett mail till enskilda personer i ett företag uppfyller kravet på att ändringen gjorts i upphandlingsdokumenten måste en bedömning göras i det enskilda fallet. Exempelvis utgör inkomna frågor och lämnade svar genom frågor och svarsfunktionen i en upphandling en del av upphandlingsdokumenten. Läs gärna mer om detta i det länkade inlägget nedan. Om information lämnad via mail innebär att en ändring gjorts i upphandlingsdokumenten beror bland annat på vad som angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten gällande hur kompletterande information om upphandlingen ska lämnas.
Om inte alla leverantörer ges samma förutsättningar
Om den upphandlande myndigheten inte ger alla leverantörer samma förutsättningar att lämna konkurrenskraftiga anbud skulle det kunna strida mot likabehandlingsprincipen. Att inte heller tydligt ange vilka krav som gäller i upphandlingen skulle kunna strida mot principen om öppenhet.
En leverantör som anser att den upphandlande myndigheten har gjort fel under upphandlingen kan ansöka hos en förvaltningsdomstol att domstolen ska överpröva upphandlingen. Läs mer om överprövning av en upphandling i inlägget Vad gör man om det finns fel i upphandlingsdokumenten i en pågående upphandling? samt på länkade sidor nedan.
Läs mer
Se inläggen Förlängning av anbudstiden vid väsentlig ändring, Glömde ange en sak i upphandlingsdokumenten, går det att komplettera under anbudstiden? och Får en myndighet ställa nya krav i Frågor och svarsfunktionen? i vår Frågeportal för mer information om ändringar av upphandlingsdokumenten och potentiella konsekvenser av det.
Läs mer om golvpriser i inläggen Går det att använda golvpriser respektive takpriser? och Går det att använda golvpris i utvärderingen? för allmän information om golvpris i upphandlingar.
Du kan läsa mer om möjligheter till Överprövning på vår webbplats. På Domstolsverkets webbplats finns även en beskrivning av hur en upphandling överprövas och vad en ansökan om överprövning ska innehålla.
Källhänvisningar
Vi tolkar din fråga som att upphandlingen genomförs med en förhandsannons eller som ett tvåstegsförfarande och att den upphandlande myndigheten angett ett obligatoriskt krav i första steget och sedan tagit bort det i det andra steget. Om vi missuppfattat din fråga får du gärna återkomma med ett förtydligande.
Vilken information ska ingå i förhandsannonsen?
Se inlägget Ska tilldelningskriterier vara med i steg 1 i ett förhandlat förfarande med föregående annonsering? i vår Frågeportal för att läsa mer om vilken information som ska göras tillgänglig vid första steget, respektive andra steget, vid ett tvåstegsförfarande.
Ändringar av upphandlingsdokumenten
Det är möjligt att göra vissa ändringar i en annonserad upphandling när tidsfristen för att lämna in anbud inte har löpt ut. Om väsentliga ändringar görs i upphandlingsdokumenten ska tidsfristen för att komma in med anbud förlängas så att alla leverantörer ska kunna få kännedom om all den information som behövs för att utarbeta ett anbud.
Det är dock inte tillåtet att göra vilka ändringar som helst. Det är exempelvis inte tillåtet att göra ändringar som är så väsentliga att de skulle medföra att andra anbudssökande ges tillträde till upphandlingen än de som ursprungligen valdes, eller att ytterligare deltagare anmäler sig till upphandlingsförfarandet. Detta skulle särskilt kunna vara fallet om ändringarna innebär att kontraktet eller ramavtalet till sin art skiljer sig väsentligt från det kontrakt som ursprungligen fastställdes i upphandlingsdokumenten.
Lagstiftningen ger ingen närmare vägledning om var gränsen går för att ändringen ska vara så väsentlig att den inte är tillåten. En sådan bedömning måste göras i varje enskilt fall, och vi kan därför inte avgöra om ändringen du anger är tillåten eller inte. Det bör ligga i den upphandlande myndighetens intresse att så många potentiella leverantörer som möjligt får möjlighet att ansöka om att lämna anbud, eller lämna anbud, enligt de nya förutsättningarna. På så sätt ökar den upphandlande myndighetens möjligheter till en god affär.
Hur ska ändringen av upphandlingsdokumenten kommuniceras?
Oavsett om ändringen är väsentlig eller inte, samt tillåten eller otillåten, ska den upphandlande myndigheten beakta likabehandlingsprincipen under hela upphandlingsprocessen. Principen innebär att alla leverantörer ska få samma information samtidigt så att alla har lika förutsättningar att utarbeta konkurrenskraftiga anbud.
Den upphandlande myndigheten ska även iaktta öppenhetsprincipen, som innebär att upphandlingsdokumenten ska vara tydliga och formulerade på ett sådant sätt att det klart och tydligt framgår vilka krav, villkor och kriterier som gäller i upphandlingen.
Oavsett med vilka medel ändringen kommuniceras ska ändringen göras i upphandlingsdokumenten på ett sätt som medför att alla potentiella leverantörer ges möjlighet att lämna anbud enligt de nya förutsättningarna. För att bedöma om ett mail till enskilda personer i ett företag uppfyller kravet på att ändringen gjorts i upphandlingsdokumenten måste en bedömning göras i det enskilda fallet. Exempelvis utgör inkomna frågor och lämnade svar genom frågor och svarsfunktionen i en upphandling en del av upphandlingsdokumenten. Läs gärna mer om detta i det länkade inlägget nedan. Om information lämnad via mail innebär att en ändring gjorts i upphandlingsdokumenten beror bland annat på vad som angetts i de ursprungliga upphandlingsdokumenten gällande hur kompletterande information om upphandlingen ska lämnas.
Om inte alla leverantörer ges samma förutsättningar
Om den upphandlande myndigheten inte ger alla leverantörer samma förutsättningar att lämna konkurrenskraftiga anbud skulle det kunna strida mot likabehandlingsprincipen. Att inte heller tydligt ange vilka krav som gäller i upphandlingen skulle kunna strida mot principen om öppenhet.
En leverantör som anser att den upphandlande myndigheten har gjort fel under upphandlingen kan ansöka hos en förvaltningsdomstol att domstolen ska överpröva upphandlingen. Läs mer om överprövning av en upphandling i inlägget Vad gör man om det finns fel i upphandlingsdokumenten i en pågående upphandling? samt på länkade sidor nedan.
Läs mer
Se inläggen Förlängning av anbudstiden vid väsentlig ändring, Glömde ange en sak i upphandlingsdokumenten, går det att komplettera under anbudstiden? och Får en myndighet ställa nya krav i Frågor och svarsfunktionen? i vår Frågeportal för mer information om ändringar av upphandlingsdokumenten och potentiella konsekvenser av det.
Läs mer om golvpriser i inläggen Går det att använda golvpriser respektive takpriser? och Går det att använda golvpris i utvärderingen? för allmän information om golvpris i upphandlingar.
Du kan läsa mer om möjligheter till Överprövning på vår webbplats. På Domstolsverkets webbplats finns även en beskrivning av hur en upphandling överprövas och vad en ansökan om överprövning ska innehålla.
Källhänvisningar
- 11 kap. 8 § punkten 2 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) - tidsfristen för att komma in med anbud ska förlängas vid väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten
- beaktandesats 81 i LOU-direktivet (2014/24/EU) – väsentliga ändringar som innebär att upphandlingens art ändras är inte tillåtna
- 4 kap. 1 § LOU – de grundläggande upphandlingsprinciperna, bland annat likabehandlingsprincipen
Erika
Jurist
15 mars 2019 (Uppdaterat 16 augusti 2021)
Fråga oss!
Våra öppettider gäller endast på helgfria dagar.