Kan man direktupphandla i väntan på ett nytt avtal?

Hej,
vi är idag avtalslösa inom ett upphandlingsområde då det tidigare avtalet löpt ut för någon/några månader sedan. Frågan lyder enligt följande:

Hur kan vi gå tillväga för att avropa tjänsten under tiden som den nya upphandlingen startar? Det nya avtalet startar först i maj.

Finns det några direkta riktlinjer för vilken entreprenör vi kan ringa och avropa en tjänst ifrån?

Hej William,

Inledningsvis bör noteras att Upphandlingsmyndigheten inte gör bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning.

Det finns tyvärr inga riktlinjer eller allmänna rekommendationer avseende hur en upphandlande organisation ska agera när denne är avtalslös och väntar på att ett nytt avtal ska träda i kraft. Det vill säga vilket upphandlingsförfarande som kan användas eller vilka leverantörer den upphandlande organisationen ska eller bör vända sig till i en sådan situation.

Ett inköp ska dock som utgångspunkt alltid ske inom ramen för upphandlingslagstiftningen, detta gäller även för de inköp som sker när organisationen står mellan två avtal. Under vissa förutsättningar kan organisationen i dessa fall genomföra en eller flera direktupphandlingar för att täcka sina behov. Detta är exempelvis om värdet på det som ska köpas in inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller om det finns synnerliga skäl.

För att beräkna om värdet överstiger direktupphandlingsgränsen ska den upphandlande organisationen räkna samman det totala belopp som ska betalas för det aktuella inköpet, inklusive eventuella options- och förlängningsklausuler. Om kontraktet avser en tjänst som regelbundet återkommer eller som ska förnyas ska värdet uppskattas med ledning av värdet av liknande kontrakt som upphandlats under den föregående tolvmånadersperioden eller det uppskattade totala värdet av en följd av kontrakt som kommer att upphandlas under kommande tolvmånadersperiod efter den första leveransen.

Läs mer i inlägget Hur ska värdet av en direktupphandling beräknas? i vår Frågeportal. .

Om den upphandlande organisationen överskrider direktupphandlingsgränsen och inte heller något undantag är tillämpligt är det frågan om en så kallad otillåten direktupphandling. Genomför den upphandlande organisationen en otillåten direktupphandling kan avtalet ogiltigförklaras och riskerar att Konkurrensverket beslutar om att ålägga organisationen en upphandlingsskadeavgift. Dessutom har en leverantör som anser sig ha lidit eller riskerat att lida skada på grund av att den upphandlande organisationen inte har följt upphandlingsreglerna möjlighet att ansöka om skadestånd.

Läs mer om upphandlingsskadeavgift och skadestånd på vår webbplats.

För att ta reda på om en direktupphandling är möjlig måste en bedömning ske i varje enskilt fall. För individuell rådgivning rekommenderar vi att ni kontaktar en jurist i den egna organisationen eller på den privata marknaden.

Det kan även vara en idé att kontrollera om den tjänst som ni avser köpa in finns på avtal hos någon inköpscentral som ni är avropsberättigad på och då göra en avropsanmälan där för att lösa det tillfälliga behovet innan ert nya avtal är på plats.

Läs mer
Läs gärna mer i tidigare inlägg här på Frågeportalen om vad som gäller avseende möjligheten att Direktupphandla vid synnerliga skäl. Du kan även läsa mer om överprövning av avtalets giltighet vid otillåtna direktupphandlingar på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 19 a kap. 1 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) -  värdet av en direktupphandling ska beräknas på samma sätt som direktivstyrda upphandlingar
• 19 a kap. 5 § LOU – direktupphandling vid synnerliga skäl
• 5 kap. 3 § LOU – värdet av en upphandling
• 5 kap. 11 § LOU – hur värdet av ett återkommande kontrakt ska beräknas
• 21 kap. 7 § LOU - Konkurrensverket får besluta att en upphandlande organisation ska betala en upphandlingsskadeavgift om den har genomfört en otillåten direktupphandling.

Vänliga hälsningar,