Hur kan ett samarbete med leverantörer upphandlas?

Hej!

Vi har funderingar hur vi ska ställa oss till om en leverantör vill utveckla/vidareutveckla en produkt ( digital) med hjälp av kommunens anställda och/eller brukare. Utvecklingen är av något som inte finns på marknaden. Produkten testas av kommunen och brukare sedan får kommunen utan kostnad ( eller låg kostnad) använda produkten.

Det kan ju finnas flera leverantörer som är intresserade att utveckla/vidareutveckla produkten.

Hur kan vi samarbeta med leverantörer i dessa frågor? Ska man annonsera så att alla intresserade leverantörer får en chans att visa sitt intresse och vi har kriterier hur vi väljer ut leverantör vi ska jobba med.

Hej Christina,

Vad omfattas av upphandlingsplikt?
Med upphandling avses de åtgärder som vidtas i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt.

Enligt förarbetena är det fråga om upphandling i de fall en leverantör, i utbyte mot ersättning, tillhandahåller varor, tjänster eller byggentreprenader som är av direkt ekonomiskt intresse för den upphandlande myndigheten.

Ersättningen kan vara i form av pengar, en fördel eller något annat av värde för den som tar emot ersättningen. Storleken på ersättningen har ingen betydelse.

Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer, och avser leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad.

Begreppet ekonomiska villkor ska förstås så att alla förvärv med någon form av motprestation som har ett ekonomiskt värde omfattas. Det innebär att utvecklingssamarbetet som beskrivs i frågan kan omfattas av upphandlingsplikt.

Hur kan ett samarbete upphandlas? 
Det finns olika sätt att utforma en upphandling som avser gemensam utveckling med en leverantör. Precis som du skriver kan det finnas flera leverantörer som är intresserade av ett utvecklingssamarbete tillsammans med den upphandlande myndigheten, varför det kan vara lämpligt att konkurrensutsätta upphandlingen även om det skulle vara möjligt att genomföra den som en direktupphandling på grund av att värdet understiger direktupphandlingsgränsen. Förstår vi din frågeställning korrekt är värdet av den aktuella upphandlingen lågt.

Om samarbetet konkurrensutsätts är det viktigt att utforma avtalet på ett ändamålsenligt sätt så att alla delar av den gemensamma utvecklingen omfattas. Eventuellt kan det vara lämpligt att använda funktionskrav för att beskriva upphandlingsföremålet (i det här fallet själva samarbetet) och på så sätt involvera leverantörerna i en högre utsträckning och låta dem komma med förslag på det bästa sättet att utforma samarbetet på utifrån den upphandlande myndighetens önskemål.

Läs mer om funktionskrav i upphandling och upphandling av nya lösningar på vår webbplats.
 
Bestämmelser i kommunallagen
Det kan även vara bra att veta att om utvecklingssamarbetet skulle anses falla utanför definition av ett upphandlingspliktigt kontrakt finns det särskilda regler i kommunallagen som innebär en kommun som huvudregel är förhindrad att lämna individuellt inriktat stöd till enskilda näringsidkare.

För ytterligare stöd i kommunalrättsliga frågor hänvisar vi kommuner och regioner till Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

Läs mer

• Läs mer om när direktupphandling kan användas på vår webbplats
• Se inlägget Under vilka förutsättningar omfattas en kostnadsfri tjänst av upphandlingsplikt? i vår Frågeportal.
• Se Högsta förvaltningsdomstolen dom i mål nr 3165–19 där ett av parterna benämnt idéburet offentligt partnerskap (IOP) bedömdes vara ett upphandlingspliktigt tjänstekontrakt. Vad överenskommelsen kallas spelar ingen roll, utan det är hur överenskommelsen är utformad som påverkar om det rör sig som ett upphandlingspliktigt kontrakt eller inte. 

Källhänvisningar

• 1 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definitionen av offentlig upphandling
• 1 kap. 15 § LOU – definitionen av kontrakt
• prop. 2015/16:195 s. 933 samt EU-domstolens dom C-451/08, Helmut Müller, p. 49 - det är fråga om upphandling i de fall en leverantör, i utbyte mot ersättning, tillhandahåller varor, tjänster eller byggentreprenader som är av direkt ekonomiskt intresse för den upphandlande myndigheten
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 797–06 - begreppet ekonomiska villkor ska förstås så att alla förvärv med någon form av motprestation som har ett ekonomiskt värde omfattas
• 2 kap. 8 § kommunallag (2017:725) - individuellt inriktat stöd till enskilda näringsidkare får lämnas endast om det finns synnerliga skäl för det.

Med vänliga hälsningar,