Går det att använda den egna organisationen som referens?

Det finns inte något hinder mot att en upphandlande myndighet eller enhet använder sig själv som referens i en upphandling, så länge referenstagningen sker på ett objektivt sätt.

En sådan referenstagning måste dock framgå av upphandlingsdokumenten och ske på ett objektivt sätt så att de grundläggande upphandlingsprinciperna inte överträds. Exempelvis är det möjligt för en upphandlande organisation att ange att leverantören ska lämna referenser, men att myndigheten kommer att inhämta en egen referens i enlighet med villkoren för referenser om leverantören har utfört uppdrag åt myndigheten.

Notera att användning av egna referenser inte får ske på ett sätt som innebär att bestämmelserna om uteslutning i lagen om offentlig upphandling (LOU) kringgås. Det bör dock vara möjligt att förkasta en leverantörs anbud om det vid lämnande av referenser för kvalificering visar sig att leverantören saknar efterfrågad kompetens vad avser teknisk och yrkesmässig kapacitet, även om bristerna inte är sådana som är hänförliga till vad som anges i en viss uteslutningsgrund.

Om ett referensuppdrag uppfyller den upphandlande myndighetens krav på referenser får avgöras utifrån hur kravet är utformat i upphandlingsdokumenten.

Läs mer
För rättsfall som hanterar egna referenser, se bland annat Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 788–09, Kammarrätten i Göteborgs dom i mål nr 2504-10 och Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 862-11 och mål nr 9–18.

Källhänvisningar

• 14 kap. 5 lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – kvalificeringskrav avseende teknisk och yrkesmässig kapacitet
• Kammarrätten i Stockholms dom i mål nr 9–18 och underrättsdomen – angående att uteslutningsgrunderna inte får kringgås.

Jag har en fråga angående referenser i upphandling till en myndighet.
Om vi varit leverantör till denna myndighet tidigare upphandlingsperiod.
Kan man vid ny upphandling ange myndigheten som referens i den nya upphandlingen?

Hej Göran,

Det finns inget hinder i lagen om offentlig upphandling (LOU) mot att ange den upphandlande organisationen som referens. Däremot kan den upphandlande organisationen ha begränsat en sådan möjlighet utifrån hur kravet i den pågående upphandlingen är formulerat. Finns det ingen sådan begränsning är det alltså enligt upphandlingsreglerna tillåtet att använda den upphandlande organisationen som referens i en pågående upphandling.

Är ni osäkra på vad som gäller i en specifik upphandling rekommenderar vi att ni vänder er till den upphandlande organisationen som genomför upphandlingen och ställer frågan till dem, förslagsvis genom frågor- och svarsfunktionen i upphandlingen.

Med vänlig hälsning,

Angående inhämta intern referens. Det framgår inte här om ni menar att den interna referensen ska vara en ersättande referens eller en kompletterande.

Om det är det senare, kan inte det anses bryta mot likabehandlingsprincipen då den specifika anbudsgivaren därmed får/tvingas använda två referenser och alla andra en (eller det antal som föreskrivits i FFU)?

Om det är det förra, vore det inte enklare (i meningen att minska arbetsbördan för anbudsgivare som i sådana fall slipper lägga tid på att söka reda på, och kontakta, en referens som ändå inte kommer användas) om anbudsgivare, där UM varit kund under de förutsättningar som ställts på en referens, föreskrivs att använda UM som referens?

Eller är tanken att UM bättre själv kan säkerställa att den interna referenser är oberoende då anbudsgivaren inte kan veta hur och av vem upphandlingen hanteras internt?

Hej Kjell,

Som vi nämner inledningsvis i inlägget är det möjligt för en upphandlande organisation att ange att leverantören ska lämna referenser, men att organisationen kommer att inhämta en egen referens i enlighet med villkoren för referenser om leverantören har utfört uppdrag åt organisationen.

Oavsett hur kraven på referenser och referenstagningen utformas i den enskilda upphandlingen, bör det säkerställas att tidigare eller befintliga leverantörer inte bedöms utifrån fler referensuppgifter än andra leverantörer. Om en leverantör som tidigare utfört uppdrag för organisationen granskas utifrån både sina egna referenser och en extra referens kan det innebära en mer omfattande bedömning än för övriga leverantörer. Detta skulle sannolikt strida mot likabehandlingsprincipen, eftersom konkurrerande leverantörer då inte utsätts för samma referenskrav.

Att istället ersätta en av leverantörens angivna referenser med den upphandlande organisationens egen referens är mer förenligt med likabehandlingsprincipen. Det kan dock kvarstå oklarheter kring vilken referens som ska ersättas, för det fall fler referenser ska anges i anbudet. Det bör klargöras hur en sådan situation hanteras vid anbudsprövning, för att undvika oklarheter i vilka referensuppgifter som ingår i anbudsprövningen.

Att kräva att leverantören ska ange den upphandlande organisationen som referens om de utför eller tidigare har utfört uppdrag åt organisationen innebär att samtliga leverantörer redovisar samma antal referenser i sitt anbud, kan undvika eventuella likabehandlingsproblem. Detta skulle också minska den administrativa bördan för leverantörer som utför eller tidigare har utfört uppdrag åt den upphandlande organisationen. Även om det innebär en inskränkning av deras möjlighet att själva välja de referenser de anser vara mest relevanta eller fördelaktiga för deras anbud, har domstolen uttalat att en upphandlande organisation får använda sig av egna referenser i offentliga upphandlingar och att det inte är i konflikt med likabehandlingsprincipen med krav på att leverantörer som tidigare utfört uppdrag för den upphandlande organisationen ska ange det som en referens. Detta konstaterades av kammarrätten i Göteborg i mål nr 2504-10, en dom vi hänvisar till i det initiala inlägget.

Med vänlig hälsning,