Kan en upphandlande organisation avtala om sekretess vid kontakt med leverantör?

Hej !

Vi har haft en upphandling ute, men inte fått några anbud.

Upphandlingen är nu avslutad. Nu tänker vi helt enkelt fråga de leverantörer som hämtade ut upphandlingen, varför de inte lämnat något anbud.

Jag vill gärna ha så många svar som möjligt, dvs. från alla som hämtade ut upphandlingen.

Jag undrar då om sekretess : det kan mycket väl hända att leverantörerna tvekar om att svara, om jag inte kan garantera dem att deras uppgifter sekretessbeläggs. Visserligen kan jag erbjuda leverantörerna att träffa oss fysiskt och tillfoga att ingenting från det mötet kommer att dokumenteras, men är inte det en besvärlig omväg ?

Och hur hanterar man i staten rent allmänt möten med leverantörer, när de vill att ett NDA skrivs på ?

Hej Håkan,

Allmänna handlingar och offentlighetsprincipen 
Alla statliga myndigheter omfattas av offentlighetsprincipen. Principen innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens, regionernas och kommunernas verksamhet. Rättigheten går ut på att medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Denna rätt framgår av tryckfrihetsförordningen (TF) och är inte möjlig för en myndighet att avtala bort, exempelvis genom ett sekretessavtal (eng. non disclosure agreement, NDA).

Vad som är en allmän handling framgår av TF. I begreppet handling ingår alla typer av information hos en myndighet som fixerats på något slags medium, oavsett form.

Två kriterier ska vara uppfyllda för att en handling ska vara allmän. Handlingen ska dels förvaras hos myndigheten, och dels ha kommit in till myndigheten eller vara upprättad hos myndigheten.

En allmän handling är som utgångspunkt offentlig. Begränsningar i allmänna handlingars offentlighet kan göras genom någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Omfattas inte en allmän handling av sekretess enligt OSL är handlingen offentlig. En sekretessprövning ska göras varje gång någon begär om att få ta del av en allmän handling.

Dialog inför en upphandling
En upphandlande myndighet eller enhet kan föra en dialog med potentiella leverantörer och andra för att få en bättre bild av marknadens förutsättningar och få ett djupare leverantörsperspektiv. Notera att dialogen inte behöver ske via ett fysiskt möte utan kan ske exempelvis över telefon eller videosamtal.

Vid dialogen är det viktigt att vara tydlig med varför dialogen förs och vad för resultat som förväntas. Den upphandlande organisationen bör ha en tydlig agenda, tydligt uttalade syften och även fundera på hur dokumentationen och eventuell spridning av information ska fungera. Det som kommer fram i dialogerna bör också dokumenteras.

För att säkerställa att leverantören har samma bild av vad som diskuterats under dialogen kan den upphandlande organisationen dela med sig av anteckningarna från mötet. Dialogen har till syfte att få relevant information till kommande upphandling, inte att den upphandlande myndigheten ska få information som kan anses vara av känslig karaktär för leverantörens verksamhet. Leverantören bör därför endast bidra med information som är av relevans för upphandlingen. Den upphandlande organisationen bör inte heller anteckna information som är irrelevant för upphandlingen.

Dialogen får aldrig leda till att en leverantör ges en otillbörlig konkurrensfördel. En sådan kan exempelvis bestå av att en leverantör har fått mer information än de övriga och därför har bättre chanser att vinna upphandlingen.

Om en leverantör har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska övriga leverantörer informeras om vilka upplysningar av relevans för upphandlingen som den upphandlande organisationen har delat med sig av. Den upphandlande organisationen bör även dela med sig av leverantörens identitet för att leva upp till de grundläggande upphandlingsprinciperna om transparens och likabehandling.

Om en leverantör genom dialogen har fått en otillbörlig konkurrensfördel kan denne uteslutas i en upphandling. Det kan göras om det inte räcker att avhjälpa den snedvridning av konkurrensen som har uppstått med andra, mindre ingripande åtgärder.

Läs mer 
Du kan läsa mer om offentlighet och sekretess på vår webbplats. Där finner du också information om dialog.

Källhänvisningar

• 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) (TF) – allmänna handlingars offentlighet
• 2 kap. 6 § TF – handling som förvaras hos myndighet
• 2 kap. 9 § TF – inkommen handling
• 2 kap. 10 § TF – upprättad handling
• 2 kap. 2 § TF – begränsningar till rätten att få ta del av allmän handling
• 1 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) – OSL ska tillämpas vid till exempel utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar
• 4 kap. 8 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – om en anbudssökande eller anbudsgivare har deltagit i förberedelserna inför en upphandling
• 13 kap. 3 § punkten 7 LOU – leverantör får uteslutas om det inte går att undvika snedvridning av konkurrensen eller det inte är möjligt att garantera en likabehandling.

Med vänlig hälsning,