Hur bedömer vi om ett köp av medlemskap i förening omfattas av lagen om e-faktura?

Hejsan!

Var i kontakt med myndigheten DIGG och de hänvisade vidare till er då det är en fråga om man kan se medlemskapet som en upphandling eller inte.

På myndigheten har vi flertal anställda som är medlemmar i en förening som rör försäkringsområdet. Man är medlem där för man behöver kontinuerligt uppdatera sin kunskap inom området, vilket ses som relevant för arbetsuppgifterna och således står myndigheten för medlemsavgiften.

Då vi har den nya lagen om e-faktura från 1 april så uppstod en diskussion, vi tycker att föreningen ska skicka e-faktura då det kan ses som en direktupphandling medan föreningen inte ser det som en direktupphandling/lagen inte berör dom - och det är här frågan ligger;

Om en anställd får till en förening, i syfte av kompetensutveckling/information som är relevant till jobbet, går det under några av de lagar som e-faktura lagen syftar på eller kan föreningen säga nej till e-faktura och skicka pappersfakturor?

Mvh

Hej Fredrik,

För att avgöra om lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura vid upphandling) är tillämplig behöver en bedömning göras i det enskilda fallet. Upphandlingsmyndigheten gör inte bedömningar i enskilda fall, vi bistår däremot gärna med generell vägledning.

Precis som du skriver så gäller lagen om e-faktura vid upphandling för fakturor som utfärdats till följd av en offentlig upphandling enligt någon av upphandlingslagarna. För att en leverantör ska vara skyldig att skicka en e-faktura enligt lagen om e-faktura vid upphandling ska det alltså vara frågan om en offentlig upphandling enligt någon av upphandlingslagarnas definition samt inte vara undantagen från upphandlingslagarnas tillämpningsområde.

Av förarbetena framgår att lagen om e-faktura vid upphandling ska tillämpas på alla upphandlingsförfaranden, vilket innebär att även fakturor som utfärdas till följd av en direktupphandling omfattas av lagen. Notera dock att om den upphandlande myndigheten väljer att betala sitt köp direkt i butik med användning av ett betalkort eller kontanter så finns det normalt sett inget behov att utfärda någon faktura, vilket innebär att lagen om e-faktura vid upphandling inte heller blir tillämplig i dessa fall.

Definition av offentlig upphandling
Med offentlig upphandling avses de åtgärder som genomförs av en upphandlande myndighet i syfte att anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader genom tilldelning av kontrakt. Begreppet ”anskaffa” bör förstås i vid mening.

Av din fråga framgår inte vem som genomför köpet av medlemskapet. Är den anställda betalningsansvarig för medlemskapet kan det ifrågasättas om det är offentlig upphandling. En annan sak är att den anställda i ett senare skede kan begära ersättning för sitt utlägg av sin arbetsgivare. För att anses vara ett utlägg enligt Skatteverket måste följande villkor vara uppfyllda:

• den anställde ska själv ha betalningsansvar till leverantören,
• den upphandlande myndigheten får inte göra något vinstpålägg, vilket innebär att den anställde ska betala samma belopp till myndigheten som myndigheten sedan betalar till leverantören, och
• beloppet ska behandlas som ett utlägg i myndighetens bokföring

Vad som avses med termen ”tilldelning av kontrakt” definieras varken i upphandlingslagarna eller i upphandlingsdirektiven. I förarbetena till lagen om offentlig upphandling (LOU) anges dock att termen avser myndighetens beslut i fråga om val av leverantör. Det krävs alltså ett inslag av selektivitet, det vill säga att en eller flera leverantörer väljs ut. Vidare sägs det att det är frågan om upphandling oavsett om det som anskaffas är avsett för ett offentligt ändamål eller inte, skälet till anskaffning är således inte avgörande för om det anses vara en upphandling.

Undantag från upphandlingslagarnas bestämmelser
I respektive lag finns det angivet lagens tillämpningsområde samt undantag från lagens tillämpningsområde. I vissa situationer faller ett köp som är undantaget i en lag inom någon av de andra upphandlingslagarnas tillämpningsområde och det är därför viktigt att först kontrollera vilken lag köpet omfattas av och därefter om köpet är undantaget från den lagens tillämpningsområde.

Vad händer om leverantören inte fakturerar elektroniskt trots att köpet omfattas av upphandlingslagarna?
Det är Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som är tillsynsmyndighet för att lagen om e-faktura vid upphandling tillämpas korrekt. DIGG har möjlighet att besluta att förelägga en leverantör att se till att de fakturor som utfärdas och som omfattas av lagens bestämmelser överensstämmer med lagens krav. Ett beslut om föreläggande får förenas med vite. Enligt DIGG:s webbplats förordas dock i första hand att köparen och säljaren för en dialog om inte faktureringen har skett utifrån bestämmelserna i lagen.

För mer information om hur DIGG ser på sitt uppdrag och hur lagen ska tillämpas hänvisar vi till Frågor och svar på DIGG:s webbplats.

Läs mer
Du kan läsa mer om lagen om e-faktura vid upphandling i vår Frågeportal, se inlägget Vad innebär lagen om e-faktura som började gälla den 1 april 2019? samt Omfattar lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling även undantag?.
 
Källhänvisningar

• 1 § lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (lagen om e-faktura vid upphandling) – krav på elektroniska fakturor som utfärdats till följd av offentlig upphandling som genomförts enligt bestämmelserna i någon av upphandlingslagarna
• prop. 2017/18:153 s. 16 – lagen om e-faktura vid upphandling omfattar alla fakturor oavsett upphandlingsförfarande 
• 1 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – definition av offentlig upphandling
• Skatteverkets webbplats – avseende skillnaden mellan utlägg och vidarefakturering
• prop. 2015/16:195 s. 317 – definitionen av upphandling ska vara enhetlig
• 3 kap. LOU – undantag från LOU:s tillämpningsområde
• 3 kap. lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – undantag från LUF:s tillämpningsområde
• 3 kap. lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) – undantag från LUK:s tillämpningsområde
• 1 kap. 7–10 §§ lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS) – undantag från LUFS:s tillämpningsområde
• prop. 2015/16:195 s. 932–934 – definition av upphandling och tilldelning av kontrakt
• 7 § lag om elektroniska fakturor – bestämmelse om föreläggande och vite.

Med vänlig hälsning,