Dialog med befintlig leverantör inför en kommande upphandling

Hej. Har fått fråga från en leverantör kring att de vill ha ett möte för uppföljning kring två produktområden som vi har på avtal med leverantören. De vill följa upp vad vi tycker om produkterna och om det är sakar som vi tycker ska förändras på produkterna i framtiden. Vi ska snart påbörja ny upphandling kring dessa produktområden. Hur nära en tänkt upphandling kan ett sådant här möte vara en ny upphandlingsprocess? Finns det en brytpunkt i upphandlingsprocessen när sådana här kontakter inte ska tas?

Samma leverantör är en tänkbar anbudsgivare i en annan pågående upphandling, där det snart är annonsering på gång. Hur påverkar detta?

Hej Camilla,

Det finns inget direkt hinder mot att en upphandlande myndighet genomför avtalsuppföljning, till exempel avstämningsmöten, för ett befintligt avtal i samband med att en ny upphandlingsprocess inom samma eller liknande produktområden. Uppföljningen ska då, precis som vanligt, fokusera på det nuvarande avtalet mellan den upphandlande myndigheten och leverantören och inte fokusera på den kommande upphandlingen. Det finns inte någon brytpunkt för hur nära en tänkt upphandling ett uppföljningsmöte får hållas.

Om mötet med den nuvarande leverantören istället ska syfta till att vara en del av förberedelserna inför en kommande upphandling kan mötet med stor sannolikhet inte anses vara en del av avtalsuppföljningen. Det är då istället en del av den tidiga dialogen inför en upphandling. För att läsa mer om tidig dialog och hur den tidiga dialogen kan genomföras, se vår webbplats.

Det är naturligtvis viktigt att den upphandlande myndigheten beaktar de grundläggande upphandlingsprinciperna, under hela inköpsprocessen. Särskilt principen om likabehandling kan vara viktig i detta sammanhang.

Att en befintlig leverantör är intresserad av att lämna anbud i en kommande upphandling är inget ovanligt. Om den upphandlande myndigheten har en tidig dialog med leverantören är det viktigt att samma information om den kommande upphandlingen även ges till andra leverantörer. Eftersom den information som framkommer under den tidiga dialogen ska spridas till övriga leverantörer kan inte dialogen genomföras efter det att upphandlingen har annonserats.

I din sista fråga nämner du att samma leverantör är en tänkbar anbudsgivare i en annan pågående upphandling, där det snart är annonsering på gång. Vi tolkar det som att den andra upphandlingen inte har med det tidigare upphandlade avtalet att göra. Normalt sett finns inga hinder för en leverantör att lämna anbud i flera olika upphandlingar en och samma upphandlande myndighet annonserar.

Läs mer 
Läs gärna vår vägledning om avtalsförvaltning för ytterligare information.

Med vänlig hälsning