Vilka möjligheter finns det om vinnande anbud, men inte övriga inlämnande anbud, överstiger budget?

Hej,

Om det vinnande anbudet i en upphandling är så dyrt att det överstiger budgeterad kostnad för tjänsten, vilka alternativ finns då?

I en upphandling genomförd med förenklat förfarande, med 7 inkomna anbud, har efter utvärderingen, bäst förhållande mellan pris och kvalité, det vinnande anbudet ett för högt pris. Priset är så högt att det överstiger budgeten för den upphandlade tjänsten. De övriga 6 anbuden är kvalificerade och inom budgeterad kostnadsram. Budgeterad kostnad är inte presenterad i UD, så det är ingen kvalificerings eller utvärderingsparameter. Vilka alternativ till lösningar finns då att tillgå? Vad jag förstår kan man avbryta och göra om upphandlingen. Men finns det några andra alternativ till lösningar?

Mvh

Hej Micke,

Förhandling med en eller flera anbudsgivare
Vid ett förenklat förfarande får upphandlande myndighet förhandla med en eller flera anbudsgivare. Det är därför möjligt att genomföra en förhandling med endast den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån den aktuella utvärderingsgrunden men där anbudspriset överstiger myndighetens budget.

Läs mer om förhandling vid förenklat förfarande i inläggen När får man förhandla vid förenklat förfarande? och Vad får man förhandla om enligt LOU? i vår Frågeportal.
 
Förkasta det anbud som är oacceptabelt och fortsätta upphandlingsförfarandet
Ett anbud är oacceptabelt om anbudets pris överskrider den budget som beslutats och dokumenterats av den upphandlande myndigheten innan upphandlingsförfarandet inleddes. För att ett anbud ska anses vara oacceptabelt så krävs det med andra ord inte att den beslutade budgeten ska framgå av upphandlingsdokumenten utan endast att detta finns dokumenterat någonstans hos myndigheten. Om ett anbud i en upphandling är oacceptabelt kan den upphandlande myndigheten förkasta det och fortsätta upphandlingen med övriga anbudsgivare som har lämnat acceptabla anbud. En bedömning om anbudet är oacceptabelt och om det därigenom finns skäl att förkasta anbudet måste göras i varje enskilt fall.

En upphandlande myndighet ska tilldela kontrakt till den leverantör som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Så vitt vi känner till har det aldrig blivit prövat om det är möjligt att förkasta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, på grund av att det anbudet överstiger budget och därmed är oacceptabelt och istället tilldela det näst mest fördelaktiga anbudet. Rättsläget får därför betraktas som oklart.

Avbryta upphandlingen på grund av att vinnande anbud är oacceptabelt
En upphandlande myndighet kan avbryta en upphandling om det finns sakligt godtagbara skäl. Vad som anses vara sakligt godtagbara skäl framgår inte av lagen utan har utvecklats av rättsavgöranden från domstolarna. Exempelvis har bristande konkurrens, oförutsedda händelser, felaktigt utformad utvärderingsmodell samt alltför högt pris ansetts vara sakligt godtagbara skäl för avbrytande.

Om det efter utvärderingen visar sig att det vinnande anbudet är oacceptabelt, och därför förkastas, så kan det finnas sakligt godtagbara skäl att avbryta upphandlingen då inneburit att det inte har varit möjligt att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, och därmed är utvärderingsmodellen felaktigt utformad. Såvitt vi känner till har detta dock endast blivit rättsligt prövat i samband med utvärderingsgrunden pris. Frågan om samma resonemang skulle kunna vara applicerbart även vid utvärderingsgrunden bästa förhållandet mellan pris och kvalitet får därför betraktas som oklart.

Observera att svaret gäller för upphandlingar som är påbörjade före 1 februari 2022. Förenklat förfarande finns inte längre som en uttrycklig upphandlingsförfarande i LOU. Tanken är att den upphandlande organisationen är fri att välja upphandlingsförfarande i upphandlingar som tillämpar 19 kap. LOU, förutsatt att de grundläggande upphandlingsprinciperna följs.

Läs mer
Läs mer om innebörden av de skäl som har ansetts varit sakliga nog för att avbryta en upphandling på vår webbplats. Läs även mer om de nya upphandlingsreglerna på vår webbplats.

Källhänvisningar

• 19 kap 5 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) (upphör gälla 1 februari) – definition av förenklat förfarande
• prop. 2021/22:5 s. 99 - 103 - finns inga uttryckliga bestämmelser om upphandlingsförfaranden för icke-direktivstyrda upphandlingar
• prop. 2015/16:195 s. 575 och artikel 26.4 b i LOU-direktivet – avseende vad som anses vara ett oacceptabelt anbud
• 16 kap. 1 § LOU – upphandlande myndighet ska tilldela den leverantör ett kontrakt vars anbud är det ekonomiskt mest fördelaktiga för myndigheten
• EG-domstolens dom i mål C-244/02 Kauppatalo Hansel punkt 36 – sakliga skäl för avbrytande föreligger om upphandlingens utformning inte ger möjlighet att tilldela det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kontrakt när tilldelningsgrunden är lägsta pris.

Vänliga hälsningar,

Att avbryta förutsätter väl att övriga anbud är oacceptabla?

Om dom uppfyller alla ställda krav ska/obligatoriska och i övrigt kan leverera enligt ställda krav så får man gå vidare med dom och förkasta anbudet som är för dyrt.

Det betyder väl att något av dom är det ekonomiskt mest fördelaktiga.

Hej PO,

Inledningsvis bör nämnas att det är den upphandlande myndigheten som beslutar om ett anbud är oacceptabelt och ska förkastas. Någon skyldighet att förkasta ett anbud på grund av att anbudet är högre än vad den upphandlande myndighetens budget medger finns inte.

Vidare bör noteras att en upphandling kan avbrytas om det finns sakligt godtagbara skäl. Det finns relativt många rättsfall med exempel på godtagbara skäl. Ett av de kanske vanligaste skälen till att avbryta en upphandling är att det finns brister i upphandlingsdokumenten, exempelvis i utvärderingsmodellen.

Vid prövningen av anbuden ska den upphandlande myndigheten tilldela kontrakt till det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktig utifrån vald tilldelningsgrund. Om ett anbud som utifrån tilldelningsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet förkastas på grund av att anbudet överstiger budget och myndigheten då väljer att tilldela kontraktet till det näst bästa anbudet så väcks frågan om myndigheten verkligen har tilldelat kontrakt till det anbud som i själva verket är det ekonomiskt mest fördelaktiga.

I det beskrivna fallet skulle man kunna argumentera för att utvärderingsmodellens utformning är bristfällig vilket har lett till att myndigheten har varit förhindrad att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Att en utvärderingsmodell är bristfällig kan anses utgöra ett sakligt godtagbart skäl för att avbryta en upphandling.

Precis som vi noterar i svaret ovan är rättsläget oklart om en utvärderingsmodell som förhindrar myndigheten att teckna kontrakt med det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån angivna tilldelningsgrunder kan anses innehålla sådana brister att ett avbrytandebeslut anses vara sakligt godtagbart. Vad som gäller får därför ytterst avgöras i rättstillämpningen.

Källhänvisningar
16 kap. 1 § andra stycket LOU - grunderna som upphandlande myndighet kan välja mellan för att utvärdera vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga.

Vänliga hälsningar,

Hej, gäller samma sak för direktivstyrda upphandlingar?

Hej,

I princip gäller samma sak för direktivstyrda upphandlingar. Notera dock att möjligheten att förhandla vid direktivstyrd upphandling endast är tillåten vid specifika upphandlingsförfaranden. Om upphandlingen exempelvis har genomförts som ett öppet förfarande så är det inte tillåtet att förhandla.

Vänliga hälsningar,