Kan en upphandlande myndighet lämna ut dokument som kräver speciella dataprogram för att läsa?

Hej.
Kan en kommunal upphandlar i sitt förfrågningsunderlag lämna ut dokument som kräver speciella dataprogram? I detta fall ett kartprogram.

Hej Björn,

Rättsläget är oklart i vilken utsträckning en upphandlande myndighet kan publicera upphandlingsdokument som kräver speciella dataprogram för att ta del av. Såvitt vi känner till finns det inga uttryckliga hinder mot att agera på det sättet åtminstone i vissa situationer däremot kan lämpligheten i detta diskuteras då det finns risk för att konkurrensen begränsas. Följande kan noteras i sammanhanget.

Tillgång till upphandlingsdokument
Den upphandlande myndigheten ska med hjälp av elektroniska medel ge fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten. Detta ska vara möjligt från den dag då upphandlingen annonseras. Om den upphandlande inte kan ge tillgång till något upphandlingsdokument ska myndigheten i annonsen beskriva hur leverantörerna kan få tillgång till dokumenten.

Att en upphandlande myndighet ger kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten är inte nödvändigtvis samma sak som att myndigheten ska stå för leverantörens kostnader för att ta del av upphandlingsdokumenten samt upprätta och lämna in sitt anbud. Vi tänker bland annat på att leverantören normalt sett är i behov av bland annat en dator, ett ordbehandlingsprogram och internetanslutning för att kunna lämna sitt anbud. Detta skulle eventuellt kunna tala för att det går att hela eller delar av upphandlingsdokumenten kräver speciell mjukvara, exempelvis ett kartprogram, utan att strida mot denna skyldighet. Om vissa leverantörer däremot inte kan få tag på mjukvaran exempelvis på grund av ensamrätt kan det ifrågasättas om den upphandlande myndigheten kan anses ha gett tillgång till upphandlingsdokumenten på det sätt som föreskrivs.

Kommunikation under upphandling
Huvudregeln är att den upphandlande myndigheten och en leverantör ska använda elektroniska medel som är allmänt tillgängliga och icke-diskriminerande vid kommunikation under en upphandling. Notera särskilt att denna regel inte innebär att de aktuella elektroniska medlen ska vara kostnadsfria för leverantören.

Vid behov får den upphandlande myndigheten hänvisa leverantörerna till att använda ett annat elektroniskt medel som inte är allmänt tillgängligt för kommunikation. Den upphandlande myndigheten ska i så fall erbjuda kostnadsfri tillgång till det elektroniska medel som man väljer att använda.

Om det inte är möjligt att använda något elektroniskt medel som är allmänt tillgängligt, får en upphandlande myndighet använda eller anvisa andra medel för kommunikation. En upphandlande myndighet får även använda eller anvisa andra medel för kommunikation än sådana elektroniska medel som är allmänt tillgängliga i den utsträckning det är nödvändigt på grund av

• säkerhetsbrister i allmänt tillgängliga tjänster för elektronisk kommunikation,
• brister i informationssäkerheten hos myndigheten, eller
• den särskilt känsliga karaktären hos de uppgifter som ska lämnas.

För att veta om ett elektroniskt medel är allmänt tillgänglig eller om det går att använda något av undantagen ovan måste en bedömning göras i det enskilda fallet.

Läs mer
Läs även inläggen Är det tillåtet att kräva betalning för att få tillgång till upphandlingsdokument? och Del av upphandlingsdokument i fysiskt format i vår Frågeportal.

Källhänvisningar

• 10 kap. 7 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – tillgång till upphandlingsdokument
• 12 kap. LOU – kommunikation under upphandling.

Med vänlig hälsning,