Vilka regler gäller för ett uppstartsmöte med vinnande leverantör?

Hej,
Finns det något innehåll på det möte som ska hålla efter att leverantörer undertecknat avtalet? Kallas det för driftstartsmöte, eller är det skilda saker? Finns det något bildspel för att förbereda ett sådant möte?

Hej Alexander,

Ett uppstartsmöte eller driftstartsmöte, det vill säga det möte som parterna i ett avtal ofta har i samband med eller inför avtalsstart, är inte uttryckligen reglerad i lagstiftningen. Eftersom denna typ av möten inte är reglerat är det av mindre betydelse vad mötet kallas.

Även om det inte finns reglerad i lagstiftningen så är ett uppstartsmöte ett bra och viktigt verktyg för att säkerställa att båda parter förstår och är insatta i de rättigheter och förpliktelser som följer av avtalet och för att lägga grunden för parternas affärsrelation inför avtalsperioden. Vad som är viktigt att lyfta fram i ett uppstartsmöte beror till stor del på vad som framgår av avtalet och de behov som finns hos den upphandlande myndigheten och leverantören. Förberedelserna inför ett sådant möte ser därför olika ut i varje enskilt fall. Vi känner dessvärre inte till om det finns något bildspel eller liknande för hur man förbereder ett uppstartsmöte.

Några exempel på punkter som kan vara bra att fundera över i samband med planeringen av uppstartsmötet är:

• Avtalsstart och avtalsperiod (inklusive eventuella möjligheter till förlängning)
• Hur ska övergång från nuvarande avtalspart genomföras
• Viktiga roller inom ramen för uppdraget
• Genomgång av uppdraget
• Ansvarsfördelning och övriga åtaganden
• Eventuellt sanktioner vid avtalsbrott
• Uppföljningsplan

Notera att ovanstående lista endast är exempel på några punkter som kan vara bra att diskutera i samband med ett uppstartsmöte. För att avgöra vilka punkter som är viktiga att lyfta fram i ett specifikt uppstartsmöte behöver en bedömning göras i varje enskilt fall utifrån omständigheterna i det enskilda uppdraget.

Läs gärna mer om vikten av kontraktsuppföljning på vår webbplats.

Vänliga hälsningar,