Hur säkerställer vi att en upphandling verkligen når marknaden?

Hej!

Vi har just genomfört en upphandling utan att få in ett enda anbud. Upphandlingsdokumenten har dock laddats hem av ett antal leverantörer men inte av de leverantörer som vi trodde skulle vara intresserade av upphandlingen.

Spontant känns det som om de leverantörer som vi trodde skulle vara intresserade inte har uppmärksammat att upphandlingen har legat ute och frågan är därför hur vi i framtiden kan arbeta för att säkerställa att upphandlingen når marknaden och därmed öka konkurrensen i upphandlingen?

Vänliga hälsningar

Hej Sara,

Vad tråkigt att höra att er upphandling inte resulterade i några lämnade anbud. Det är svårt att svara vad orsaken till detta beror på men av erfarenhet vet vi att det finns vissa omständigheter som kan påverka antalet anbud som lämnas vid en offentlig upphandling. Några exempel på omständigheter som kan påverka är om kraven som ställdes i upphandlingen varit för höga eller att de CPV-koder som användes inte var tillräckligt relevanta. Ett annat exempel på vad det kan bero på är att upphandlingen annonserades vid fel tidpunkt på året exempelvis vid högsäsong då ett flertal andra upphandlande organisationer annonserade samma typ av upphandling. Det finns då en risk att det finns fler arbeten än vad leverantörerna har kapacitet för. Leverantörerna måste i dessa fall göra en affärsmässig jämförelse mellan de upphandlingar som ligger ute på annons.

I ert fall verkar det dock vara så att de leverantörer som finns på marknaden inte har uppmärksammat att upphandlingen har legat ute på annons och därför inte ens har laddat hem upphandlingsdokumenten. För att minimera risken för att det sker finns det ett antal åtgärder som en upphandlande organisation kan vidta i samband med en offentlig upphandling.

Dialog och förhandsannonsering
Ett tips för att, i ett tidigt stadium, förbereda marknaden för den kommande upphandlingen och även säkerställa att kraven som ställs är proportionerliga är att överväga möjligheten att genomföra tidig dialog. Tidig dialog kan ske på flera sätt och du hittar råd och vägledning om hur och när tidig dialog kan genomföras på vår webbplats.

En annan möjlighet för att informera marknaden om en kommande upphandling är att använda sig av möjligheten till förhandsannonsering. Läs mer om möjligheterna och fördelarna med förhandsannonsering på vår webbplats.

Informera marknaden om att en upphandling är annonserad
När annonsering väl har skett enligt bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen kan den upphandlande organisationen även sprida information om att upphandlingen är annonserad via andra medier. Läs mer om detta i inlägget Är det tillåtet att, vid sidan av annonseringsdatabasen, informera att en upphandling är annonserad i vår Frågeportal.

Använd relevanta CPV-koder
Slutligen är det viktigt att se över om de CPV-koder som användes för att klassificera upphandlingen är relevanta för den aktuella upphandlingen. CPV-kodernas funktion är att benämna varor, tjänster och byggentreprenader i syfte att skapa en enhetlighet och bättre öppenhet för leverantörerna. Koderna fungerar alltså som ett hjälpmedel för leverantörerna att identifiera vilka varor, tjänster och byggentreprenader som avses för att på så sätt lättare kunna hitta relevanta upphandlingar.

Koderna är uppdelade i olika nivåer (huvudgrupp, grupp, undergrupp och kategori) och den upphandlande organisationen ska sträva efter att välja den kod som bäst stämmer överens med föremålet för upphandlingen. Har den upphandlande organisationen i tidigare upphandling valt endast en kod som dessutom är i kategorinivån kan detta innebära en alltför snäv klassificering med resultat att endast ett fåtal leverantörer hittar upphandlingen. För att undvika detta kan den upphandlande organisationen fundera på möjligheten att utvidga CPV-koderna, antingen genom att använda en annan nivå eller lägga till fler kategori-koder.

Notera att om upphandlingen ska annonseras i Tenders electronic daily (TED) så är det viktigt att den upphandlande organisationen anger den huvudsakliga CPV-koden först då det är denna kod som kommer att användas som rubrik i meddelandet om upphandling.

Vänliga hälsningar,