Hur beräknar man värdet av en upphandling vid återkommande behov?

Hej
Vi har ett behov av att köpa in en vara regelbundet genom enskilda köp, d.v.s inget ramavtal. Hur ska vi tänka när vi beräknar värdet. Måste vi räkna samman alla enskilda köpen och måste vi i så fall räkna bakåt i 4 år med tanke på att det är så lång avtalstid som det skulle ha varit om vi hade upphandlat ett ramavtal istället för enskilda kontrakt?

Ser fram emot ert svar
Med vänlig hälsning

OBS: Detta inlägg beskriver rättsläget före 1 februari 2022

Hej Barbro,

Värdet av en upphandling vid återkommande behov ska beräknas i ett eller två steg beroende på om upphandlingen överstiger tröskelvärdet eller inte. Nedan berör vi de två stegen och, för din frågeställning, relevanta skillnaderna i respektive del. Notera att värdet av upphandlingen som utgångspunkt först ska uppskattas till det totala belopp som ska betalas enligt de varukontrakt, tjänstekontrakt eller byggentreprenadkontrakt som ingår i upphandlingen inklusive eventuella options- och förlängningsklausuler.

Steg 1 – Beräkning av om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet
I samband med en upphandling av varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas inom en viss tid, det vill säga vid återkommande behov, ska den upphandlande myndigheten i första hand kontrollera om de direktivstyrda bestämmelserna i upphandlingslagstiftningen ska tillämpas eller inte. Detta sker genom att den upphandlande myndigheten beräknar värdet av upphandlingen. Förenklat ska värdet vid upphandling av varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas uppskattas utifrån liknande köp de senaste tolv månaderna, eller det uppskattade värdet de kommande tolv månaderna.

Den metod som väljs för beräkning av upphandlingens värde får inte väljas i avsikt att undvika att bestämmelserna över tröskelvärdet blir tillämpliga. En upphandling får som huvudregel inte heller delas upp så att de direktivstyrda bestämmelserna inte blir tillämpliga.

Läs mer om vad beräkningsregeln i 5 kap. 11 § LOU innebär i vår Frågeportal.  

Steg 2 – Beräkning av upphandlingens värde vid val av förfarande under tröskelvärdet
Om det efter kontrollen enligt ovan visar sig att upphandlingens värde inte uppskattas överstiga tröskelvärdet, och därmed inte omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna, ska en ny beräkning genomföras i syfte att besluta vilket icke-direktivstyrt förfarande som kan tillämpas för upphandlingen. För att beräkna om den aktuella upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen ska även andra direktupphandlingar av samma slag som har genomförts under räkenskapsåret räknas in i värdeberäkningen. Som ett exempel kan nämnas att om myndighetens räkenskapsår löper från den 1 januari till den 31 december så ska en direktupphandling av en viss vara eller tjänst som ska genomföras exempelvis den sista april läggas samman med de direktupphandlingar av samma slag som har genomförts under perioden 1 januari till 30 april.

Om den upphandlande organisationen till exempel avser att direktupphandla samma slags produkt för 200 000 kronor fyra gånger under ett räkenskapsår så överskrids direktupphandlingsgränsen i den sista direktupphandlingen. Det innebär att den sista upphandlingen för 200 000 kronor inte kan genomföras som en direktupphandling, under förutsättningen att det inte föreligger något annat undantag från annonsering.

Notera dock att en upphandling inte får delas upp i avsikt att kringgå bestämmelserna i LOU. En av dessa bestämmelser är annonseringsskyldighet som, till skillnad från övriga förfaranden i upphandlingslagstiftningen, inte gäller för direktupphandlingar. Om den upphandlande myndigheten ingår ett avtal utan att följa bestämmelserna om annonsering kan det innebära att myndigheten genomfört en otillåten direktupphandling.

Läs mer i inlägget Hur beräknas värdet om upphandlingen understiger direktupphandlingsgränsen per år men löper längre? i vår Frågeportal. Se även vad som kan anses utgöra en otillåten direktupphandling på Konkurrensverkets webbplats.

Avslutningsvis
Vad som gäller i ert fall beror på om upphandlingen omfattas av de direktivstyrda bestämmelserna eller inte. Om så inte är fallet måste antalet direktupphandlingar av samma slag som genomförts under räkenskapsåret fastställas så ni kan avgöra om upphandlingens värde beräknas överskrida direktupphandlingsgränsen eller inte.

Oavsett om beräkningen av upphandlingens värde genomförs för att kontrollera om upphandlingen omfattas av de direktivstyrda reglerna eller om det är för att bestämma vilket förfarande som blir tillämplig enligt 19 kap. LOU, det vill säga upphandlingar under tröskelvärdet, så finns det ingen skyldighet att uppskatta värdet genom att räkna fyra år bakåt i tiden.
 
Läs mer
Läs gärna det fördjupande inlägget Varu- eller tjänstekontrakt som regelbundet återkommer eller som ska förnyas (återkommande behov) i vår Frågeportal.

Läs även mer om hur värdet av en direktupphandling beräknas i Upphandlingsmyndighetens vägledning Är inköpen av samma slag? - Hjälpregler för beräkning av kontraktsvärdet vid direktupphandlingar av samma slag.

Källhänvisningar

• 5 kap. lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – beräkning av om värdet av en upphandling överstiger tröskelvärdet
• 19 kap. 8 § LOU – beräkning av värdet av en upphandling för upphandlingar under tröskelvärdet och tjänster av sådant slag som anges i bilaga 2 eller bilaga 2 a i LOU
• prop. 2009/10:180 s. 293 – innebörden ”räkenskapsår” vid direktupphandlingar.

Vänliga hälsningar,