Måste möjligheten att ha en längre avtalstid än fyra år framgå av upphandlingsdokumentet?

Om ett ramavtal ska kunna överstiga 4 år, måste detta anges redan i upphandlingsdokumenten eller kan detta överstigande av huvudregeln om 4-årsgränsen göras under avtalstiden?

Hej,

Avtalstiden för ett avtal som ingås genom en offentlig upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ska alltid framgå av upphandlingsdokumentet, eftersom upphandlingsdokumenten ska innehålla samtliga krav, kriterier och villkor som är relevanta för upphandlingen. Om inte upphandlingsdokumenten innehåller samtliga krav, kriterier och villkor som är relevanta för upphandlingen kan det strida mot den grundläggande upphandlingsprincipen om öppenhet.

För att ett upphandlat avtal ska kunna löpa längre än vad som framgår av det ursprungliga upphandlingsdokumenten, och det ursprungliga avtalet, måste avtalet ändras. Det är möjligt att ändra ett avtal under vissa förutsättningar. Vilka ändringar som är möjliga att göra framgår av LOU. Det är bland annat möjligt att göra ändringar av mindre värde eller ändringar som inte är väsentliga. För att förlängningen ska vara möjlig måste förlängningen innebära en ändring som har stöd i någon av ändringsbestämmelserna.

Läs mer om vilka ändringar som är möjliga att genomföra och vilka förutsättningar som måste vara uppfyllda för att de ska vara tillåtna i vår uppdragsrapport Ändringar av kontrakt och ramavtal - möjligheterna i den nya upphandlingslagstiftningen. Mer information om ändringar av avtal finns även på vår webbplats.

En annan sak är att det är möjligt att göra ett avrop från ramavtalet (tilldelning av kontrakt som grundas på ramavtalet) som löper längre en ramavtalets giltighetstid. Det finns inga hinder i LOU mot att ett kontrakt som grundar sig på ett ramavtal fortsätter att löpa även efter det att ramavtalet det avropats från har löpt ut. För att läsa mer om vad som gäller vid sent avrop från ramavtal, se inlägget Får kontraktets löptid gå utöver ramavtalets löptid? i vår Frågeportal.

Läs mer
Vi har tidigare besvarat frågan om vilka ändringar som är möjliga att göra i ett avtal i inlägget Får man vid förlängning av ett avtal ändra vissa delar utan att göra en ny upphandling? i vår Frågeportal.

Vi har även besvarat frågan om när det är möjligt att ha en längre ramavtalsperiod än fyra år i inlägget När föreligger det särskilda skäl för en längre ramavtalsperiod än fyra år? i vår Frågeportal.

Källhänvisning

• 7 kap. 2 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – ramavtalets löptid
• 17 kap. 9–14 §§ LOU – hur ett upphandlat avtal får ändras.

Med vänlig hälsning,

Hej,

Jag ser inte detta som ett tydligt svar på min fråga.

Om ett ramavtal ska kunna överstiga 4 år, måste detta anges redan i upphandlingsdokumenten eller kan detta överstigande av huvudregeln om 4-årsgränsen göras under avtalstiden?


Är det möjligt att gå utöver de 4 åren utifrån 17 kap. 9-14 §§ LOU?
Innebär detta att man kan ange avtalstiden som 4 år i upphandlingsdokumenten, och därefter under avtalstiden resonera kring "särskilda skäl" utifrån LOU 7:2 och göra en förlängning?
Måste dessa särskilda skäl resoneras kring senast vid publicering av upphandlingsdokumenten eller kan det göras under avtalstiden?

"Ramavtalets löptid
2 § Ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år endast om det finns särskilda skäl."

Hej,

Jag ber om ursäkt för att du inte fick ett tydligt svar på din fråga.

Den upphandlande organisationen ska som utgångspunkt bestämma vilken avtalstid som ska gälla för ett ramavtal innan upphandlingen annonsera och avtalstiden ska framgå av upphandlingsdokumentet. Om organisationen bedömer att avtalstiden för ramavtalet ska överstiga fyra år på grund av särskilda skäl så ska den tiden anges redan i upphandlingsdokumentet.

Ingen av ändringsbestämmelserna i 17 kap. 9–14 §§ LOU avser möjligheten att förlänga ramavtalstiden utifrån särskilda skäl. Däremot så kan det som jag beskrivit i tidigare svar, utifrån ändringsbestämmelserna ändå finnas möjlighet att förlänga avtalets giltighet.

Källhänvisning
12 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentationsplikt vid genomförandet av en upphandling för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

Med vänlig hälsning,

Hej!

Vad anses som särskilda skäl?
Måste man ange vad som är det särskilda skälet i upphandlingsdokumenten?

Hej Emma,

Det framgår inte av lagen om offentlig upphandling (LOU) vad som skulle kunna anses vara särskilda skäl.

I LOU-direktivet anges däremot exempel på vad som skulle kunna vara särskilda skäl - exempelvis när leverantörer måste investera i utrustning där avskrivningstiden är längre än fyra år och som måste vara tillgänglig när som helst under ramavtalets hela löptid.

Därtill finns det en del exempel på rättsfall där det bedömts finnas särskilda skäl för att ha en längre ramavtalstid. För att läsa mer om rättsfallen och de bedömningar som domstolen har, se inlägget När föreligger det särskilda skäl för en längre ramavtalsperiod än fyra år? i vår Frågeportal.

Upphandlingsdokumentet ska innehålla samtliga krav, kriterier och villkor som är relevanta för upphandlingen. Om det även innefattar de särskilda skäl som ligger till grund för en längre ramavtalstid är oklart. För att vara tydlig och transparent kan det vara bra att ange de särskilda skälen i upphandlingsdokumenten. Det kan även öka potentiella anbudsgivares förståelse för vad uppdraget kan komma att innebära, exempelvis om den upphandlande organisationen ser att det kommer krävas stora investeringar av leverantören.

Om skälen inte anges i upphandlingsdokument är man skyldig att dokumentera det på annat vis, exempelvis i den individuella rapporten om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet. Det är den upphandlande organisationen som har bevisbördan för att det funnits särskilda skäl för en längre ramavtalstid än fyra år.

Källhänvisningar

• Beaktandesats 62 andra stycket i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet) – när det finns undantag för att ha en ramavtalstid som överstiger fyra år
• 12 kap. 14 § lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) – dokumentationsplikt vid genomförandet av en upphandling för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden.

Med vänlig hälsning,